Was CIOs akut beschäftigt

Was aus CIO-Sicht für BYOD spricht

03.10.2012
Von Ingo Wolf
CIOs mögen kein "Bring your own Device"? Das weiß doch jeder. Oder stimmt das vielleicht gar nicht?
Ingo Wolf, CIO, Rödl & Partner
Ingo Wolf, CIO, Rödl & Partner
Foto: Wolf

Der Siegeszug des iPad und anderer Tablets hat auch die Welt der Berufsstände erfasst. Immer mehr Privatnutzer von Smartphones und Tablets erwarten deren Komfort auch im geschäftlichen Umfeld. Die Frage ist nur, unter welchen Umständen sich Geräte, die für Facebook, YouTube und Spiele, sprich den privaten Konsumentenmarkt, entworfen wurden, auch beruflich nutzen lassen.

Es gibt enorme Einsatzmöglichkeiten für Tablets - auch in einer Gesellschaft von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern, die sich nach landläufiger Ansicht gern in dunkel getäfelten Räumen hinter Aktenbergen verstecken. Schließlich handelt es sich ja um ein informations- und dokumentengetriebenes Unternehmen. Hier bieten sich insbesondere Schnittstellen zu papierlosem Arbeiten an, aber auch die effizientere Gestaltung von Wissens-Management sowie intuitivere Arbeitsabläufe.

Anfangs stehen klar die Verlagerung auf on- und offline verfügbare Wissensdatenbanken sowie die Abwicklung der Kommunikation (E-Mail, Videotelefonie etc.) im Vordergrund. Aber auch konkrete Szenarien wie Inventarisierung, Prüfung von Lagerbeständen sowie das vollständig digitale Erstellen von Jahresabschlussprüfungen oder betriebswirtschaftlichen Präsentationen beim Mandanten können mit einem Tablet an Attraktivität gewinnen. Zwar werden als nüchtern geltende Themen wie Steuern und Buchführung damit nicht plötzlich sexy, aber zumindest ansehnlicher.

Private Geräte kommen nicht ins Unternehmen - sie sind schon da

Bei Anwendern beliebt: Endgeräte von Apple
Bei Anwendern beliebt: Endgeräte von Apple
Foto: Apple

Beim Gedanken an den Einsatz von Tablets kommt man schnell zu dem Modebegriff Bring your own Device, kurz ByoD. Wieso sollte man Tablets ausgeben oder ihren Einsatz planen, wenn sich die Frage, ob Mitarbeiter eigene Geräte in die Firma mitbringen, de facto gar nicht mehr stellt? Denn die sind längst da, und die Frage ist nur: Wie geht man mit dieser Tatsache um? Mit den technikaffinen Nutzern nämlich, die private Geräte verwenden wollen, aber keine Verantwortung für deren Verwaltung und Sicherheit übernehmen; diese Aufgabe bleibt dem Unternehmen überlassen.

Wie lässt sich verhinden, dass aus dem ByoD ein Dwyw (Do whatever you want) wird? Wie also wird der Nutzungswille richtig kanalisiert? Diese Fragen stellen Unternehmen aller Branchen vor immense
Herausforderungen. "Employee Owned Hardware" war mit einfachen Handys noch verhältnismäßig unkritisch. Doch die Menge an beruflichen Daten auf Smartphones erreicht nun völlig neue Dimensionen.

Nicht nur Sicherheitsrisiken dominieren die Debatte. Eigentlich lassen sich ja fast alle Geräte fernlöschen, in vielen Fällen sogar wiederfinden. Aber auch die Gesetze zum Datenschutz und die steuerliche Betrachtung der Kostenübernahme durch den Arbeitgeber spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle.

So erreicht das Thema eine Vielschichtigkeit, die mit den bisherigen Modellen einer abgegrenzten, definierten und kontrollierten IT nur noch wenig zu tun hat. Selbst wünschenswerte, profitable Anwendungsszenarien müssen gegen rechtliche Unsicherheiten und Haftungspotenziale aufgewogen werden. Mögliche Einsparungen bei der Anschaffung von Endgeräten stehen einem neuen Kostenblock in Administration und Infrastruktur gegenüber. Der Nutzen ist gerade am Anfang einer ByoD-Strategie nur schwer messbar. Mitarbeiterzufriedenheit oder höhere Produktivität lassen sich kaum nachweisen. Kritik wird schnell laut, so lange sich noch nicht mit Apps und Einsatzszenarien ein Business Case ausrechnen lässt.

Heterogene Hardwarelandschaften sind mittelfristig unvermeidlich

Dennoch werden die Generation der "Digital Natives" und der Trend zur Consumerization der IT den Unternehmen kaum eine andere Möglichkeit lassen, als sich auf eine heterogene und stark volatile Hardwarelandschaft einzulassen. Wir bei Rödl & Partner haben ein Pilotprojekt ins Leben gerufen, um Anwendungsmöglichkeiten, Benutzerakzeptanz und Umsetzungsszenarien zu evaluieren. Begleitet wird es von einer steuerlichen und rechtlichen Analyse.

Geräte und Betriebssysteme unterschiedlicher Hersteller haben wir per Mobile-Device-Management (MDM) in die bestehende Infrastruktur eingebunden. Key User aus verschiedenen Unternehmensbereichen nutzen diese Devices mit vordefinierten Apps und berichten regelmäßig über ihre Erfahrungen. Es wird ein Vorschlagswesen für neue Apps initialisiert und der Bedarf an Eigenentwicklung laufend eruiert.

Dank des "Sponsorings" der Geräte durch das Unternehmen und der abgestimmten Nutzungsbedingungen ließ sich den rechtlichen Problemen eines reinen ByoD vorbeugen. Zudem werden die Nutzungsmodelle laufend auf ihre juristischen Gestaltungen überprüft. Mittelfristig erwägen wir eine Erweiterung auf Notebooks oder Desktops - auch im Home Office. (mhr)