Ist die Unzufriedenheit mit der IT der Grund für den Outsourcing-Wunsch, dann ist von einer Auslagerung dringend abzuraten. Die Fremdvergabe an einen externen Dienstleister löst keine organisatorischen Probleme, sondern legt sie nur offen. Auch einen Innovationsstau kann ein IT-Dienstleister nicht beheben, weil er keinen Durchgriff auf die Unternehmensprozesse hat, die etwa bei der Ablösung eines betagten Warenwirtschaftssystems neu geordnet werden müssten. Neben fehlender Vorbereitung sind die überzogenen Erwartungen an einen Dienstleister, derartige hausgemachte Unzulänglichkeiten zu beheben, ein weiterer Grund für das Scheitern von Outsourcing-Projekten.
Outsourcer lösen keine Probleme
Unzufriedenheit stellt sich zudem ein, wenn die erwarteten Einsparungen ausbleiben. Ein Outsourcer will mit der Übernahme einer IT natürlich Geld verdienen, doch das kann er nur, wenn er sich Skaleneffekte zunutze macht. Das funktioniert in einer gewachsenen, heterogenen und veralteten IT nur, indem der externe Dienstleister unter Einsatz eigener Experten die IT-Landschaft modernisiert. Das Tempo in diesem Erneuerungsprozess gibt jedoch der Outsourcing-Auftraggeber vor, der die veränderten Prozesse intern umsetzen muss. Das kostet Zeit und Geld und drückt das Einsparpotenzial. Daher ist es dringend erforderlich, die Probleme einer nicht zufrieden stellend arbeitenden IT zunächst intern zu lösen, bevor die Outsourcing-Gespräche beginnen.
Doch wie lassen sich die anstehenden Arbeiten effizient erledigen, wenn das Unternehmen wichtiges Know-how durch abwandernde Mitarbeiter verliert und wenn die Aufgabe der IT in einer zukünftigen Unternehmensstrategie unklar ist?
Sechs Tipps zur Vertragsgestaltung
-
Ein Vertrag sollte in der Muttersprache der Parteien ausgehandelt werden. Besteht eine Partei auf einer Fremdsprache, erzeugt sie auf der Gegenseite inhaltliche Unsicherheit sowie finanziellen und zeitlichen Mehraufwand.
-
Auftraggeber sollten einen eigenen Vertragsentwurf in die Verhandlungen einbringen. Der Entwurf sollte als Textdatei zur Verfügung stehen, damit ihn die Gegenseite flexibel und umfassend bearbeiten kann.
-
Outsourcer setzen auf standardisierte Dienstleistungsverträge, um das eigene Vertrags-Management zu vereinfachen. Das sollte ein Auftraggeber nur akzeptieren, wenn er eine genau beschreibbare und standardisierte IT-Dienstleistung auslagert.
-
Vertragsverhandlungen sollten nicht allein unter juristischen Aspekten geführt werden. Wie sich die formulierten Vereinbarungen auf den IT-Betrieb auswirken, können nur erfahrene IT-Experten beurteilen.
-
Projekte mit Referenzkunden, die dem Outsourcer nur einen geringen Deckungsbeitrag bieten, sollten beide Parteien im eigenen Interesse meiden. Outsourcer reagieren nach einiger Zeit mit Einsparungen, die Qualität sinkt.
-
Vertragsverhandlungen brauchen Zeit, die im Projekt eingeplant werden muss. Auch hier gilt: Wenn klar ist, was warum mit welchen Erwartungen ausgelagert werden soll, verkürzt sich die Zeit erheblich, die für die Vertragsverhandlungen erforderlich ist.