Ausschreibung und Auswahl der Anbieter

Neben den technischen Anforderungen sollte der Auftraggeber grundsätzliche Vertragsgegenstände schon bei der Ausschreibung kommunizieren. Dann fällt die Wahl des Providers leichter und die Verhandlungen ziehen sich nicht in die Länge. Auch die Verteilung der Projektsteuerungsaufgaben erfolgt im Idealfall bereits während der Ausschreibung. Das gleiche gilt für die Projekt-Kommunikation – etwa die Teilnahme an Projektleitersitzungen und die Benennung eines internen Gremiums, das die Aufgaben des Change-Managements koordiniert. Wichtig sind zudem eindeutig definierte Eskalationsstufen inklusive Ansprechpartner sowie die Klärung der Mitbestimmung bei der Auswahl und dem Austausch von Schlüsselpersonen. Um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit beider Parteien zu gewährleisten, müssen zudem alle Verantwortlichen Zugang zu den vertragsrelevanten Informationen haben. Und vor allem bei wettbewerbsrelevanten Themen sollte der Vertrag Richtlinien zur Herausgabe von Unterlagen und Daten sowie den Urheberrechten an den Arbeitsergebnissen enthalten.