Für eine aussagekräftige Analyse bezüglich des Einsatzes von Projekt-Management-Software ist es notwendig, die Arbeitsschritte aufzunehmen, die im Projekt-Management eine Rolle spielen. Dabei lassen sich folgende Rollen unterscheiden: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Projekt-Controller, Manager und Ressourcenverantwortlicher.

Es gilt zu bewerten, wie viel Aufwand in die Bearbeitung dieser Prozesse einfließt. Dies geschieht typischerweise durch ein Team erfahrener Projektleiter, unterstützt unter anderem durch Mitarbeiter aus dem Projekt-Controlling, dem Projekt-Management-Office sowie Ressourcenverantwortlichen. Um den Gesamtaufwand zu bestimmen, sind alle Projekte in Klassen einzuteilen. Dafür bietet sich eine Unterscheidung nach Projektgröße in Personentagen oder internen/externen Projekten an. Die Aufwände werden in Mitarbeitertagen beziehungsweise -stunden ermittelt.

Gleichzeitig ist das Projektportfolio zu untersuchen: Es zählt alle laufenden Vorhaben und teilt sie in verschiedene Projektklassen ein. Mit diesen Angaben lassen sich die Aufwände detailliert, aber ohne viel Mühe hochrechnen.

Danach gilt es zu bewerten, was sich durch Projekt-Management-Software sparen lässt. Jeder identifizierte Vorgang wird in jeder Projektklasse nach Verbesserungen bewertet: Wie viel Prozent der bisher verwendeten Zeit - die ja bereits bekannt ist - lässt sich dabei einsparen? Grob kann das durch Betrachtung ganzer Prozesse geschehen oder durch die Bewertung der einzelnen Prozessschritte. Bewertet mit den internen Stundensätzen der Mitarbeiter, ergibt sich das jährliche Einsparpotenzial in Euro (siehe Tabelle "Einsparpotenziale").

Welche Kosten fallen beispielsweise an, wenn MS Office Project 2003 als Projekt-Management-Werkzeug unternehmens- oder bereichsweit eingesetzt wird? So sind die Lizenzgebühren für MS Project Server, MS Project Standard oder -Professional und MS Project Web Access zu berücksichtigen, eventuell neue Hardware, Schulung von Projektleitern, individuelles Coaching, vielleicht eine Projekt-Hotline und die Kosten der Einführung. Abziehen ließen sich die bisher regelmäßig anfallenden Schulungskosten sowie der Betrieb diverser Anwendungen, Tools oder Dokumente im Projekt-Management-Umfeld, die sich durch MS Project ersetzen lassen.

Die Zusammenführung der Daten aus der Nutzenanalyse wird verglichen mit den auf ein Jahr normierten Kosten des Einsatzes der Software. Ist der Nutzen schon hier größer als die Kosten, ist der Breakeven schon in weniger als einem Jahr zu erreichen. Ist die Amortisationsdauer der Investition (Breakeven) genau zu ermitteln, teilt man die einmalig entstehenden Kosten (Lizenzen und Projektkosten) durch die Differenz von laufendem Nutzen und laufenden Kosten. Das Ergebnis hält häufig Überraschungen bereit. Abgesehen von der Höhe der geschätzten Aufwände für das Management von Projekten stellen sich auch andere Erkenntnisse ein: Manchmal ergeben sich Konstellationen, die den Einsatz der Software nicht für alle Projektklassen empfehlen, sondern die es sinnvoll machen, bestimmte Projektklassen vom Projekt-Management-(PM-)Tool auszuschließen - etwa wenn viele Kleinprojekte mit minimalem Aufwand und hoher Standardisierung und eine Hand voll Großprojekte bearbeitet werden. Diese Ergebnisse liefern oft Anregungen zu Verbesserungen in den PM-Prozessen.

Um die Entscheidungsvorlage abzuschließen, können noch jene Faktoren betrachtet werden, die sich nicht so leicht in Euro bestimmen lassen: Dazu gehört durch die verbesserte Qualität der Projektarbeit mehr Planungs- und Ergebnissicherheit. Des Weiteren wird eine höhere Transparenz durch automatisiertes Reporting im Intranet erreicht. (hk)