Die wahren Kosten von Office 365

Wann sich Office aus der Cloud lohnt

29.08.2012 | von 
Michael Ehlert
Solution Manager bei Computacenter
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Nach dem Berechnungsbeispiel für ein kleines Unternehmen stellt sich die Frage, unter welchen Bedingungen sich der Einsatz von Microsoft Office 365 auch in mittelständischen und großen Unternehmen lohnt.

Es wird ebenfalls eine fiktive Projekt- und Eventmanagementplattform für ein anstehendes Projekt aufgebaut und die für die jeweilige Unternehmensgröße notwendige Hard- und Software angeschafft. Die Berechnungen zeigen: Auch für große Unternehmen kann sich in bestimmten Szenarien ein Cloud-Büro lohnen. Zum Beitrag: Office 365 fürs Small Business

Mittelständische Unternehmen profitieren vom Wolkenbüro

Ausgangspunkt ist ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern. Die Gesamtumgebung ist virtualisiert und besteht aus drei physischen Servern (zwei Standard- und ein Enterprise-Server). Darauf sind sechs virtuelle Server (zwei SharePoint Server, zwei Exchange Server, ein System Center sowie ein Forefront TMG) gelegt.

Foto: Microsoft

Die System Center 2012 Suite (Data Protection Manager) bietet einen umfassenden, integrierten Ansatz zur Verwaltung, Überwachung und Optimierung der Infrastruktur. Damit die E-Mail-Infrastruktur vor Schadsoftware und Ausfallzeiten geschützt ist, setzt das Unternehmen Microsoft Forefront Protection 2010 for Exchange Server ein, das sich durch Schutzmaßnahmen auf mehreren Ebenen, hohe Leistung und Verfügbarkeit sowie durch eine vereinfachte Verwaltung auszeichnet. Um die SharePoint-Umgebung zu sichern, setzt das Unternehmen auf Forefront Protection 2010 for Share Point.

Die Microsoft-Lösung verhindert, dass Benutzer Dokumente zu SharePoint-Bibliotheken herauf- oder von ihnen herunterladen, die Schadsoftware und nicht richtlinienkonforme Inhalte enthalten. Um die Netzwerksicherheit weiter zu verbessern, wird das Forefront Thread Management Gateway (TMG) genutzt. Als integriertes Security-Gateway für das Unternehmensnetz bietet TMG eine sichere Konnektivität, vereinfachte Verwaltung und Schutz vor zahlreichen internetbasierten Bedrohungen.

Um die Infrastruktur für eine Projekt- und Eventmanagement-Plattform in der geforderten Größenordnung aufzubauen, muss das Unternehmen für Soft- und Hardware inklusive des Integrationsaufwandes 208.191 Euro investieren. Um die Soft- und Hardware aktuell zu halten, fallen darüber hinaus jährlich 40.000 Euro Betriebskosten für eine halbe Stelle eines IT-Administrators an. Insgesamt belaufen sich die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb dieser IT-Infrastruktur für drei Jahre auf 328.191 Euro.

Berechnungsbeispiel 2: Mittelständisches Unternehmen

Projekt- und Event-Management-Plattform für ca. 500 Mitarbeiter, stark flukturierende MA-Zahl, Skalierungsfähigkeit muss gegeben sein

Szenario 2: Mittelständisches Unternehmen

Aufwände Hardware/Software "On-Premise" (auf 3 Jahre)

Anschaffungs-kosten

Anzahl Lizenzen

Summe

Software

Windows Server 2008 R2 Ent.

3500,00 Euro

2,00

7000,00 Euro

Windows Server 2008 R2 Std.

1100,00 Euro

1,00

1100,00 Euro

Windows Server 2008 R2 Std. CALs

46,00 Euro

500,00

23.000,00 Euro

SharePoint Server 2010 Standard

7700,00 Euro

2,00

15.400,00 Euro

SharePoint Server 2010 Standard CALs

148,00 Euro

500,00

74.000,00 Euro

Exchange Server 2010 Standard

1100,00 Euro

2,00

2200,00 Euro

Exchange Server 2010 CALs Standard

50,00 Euro

500,00

25.000,00 Euro

System Center 2012 Datacenter Suite (DPM) 2 CPU

3795,00 Euro

1,00

3795,00 Euro

Forefront Protection 2010 for Exchange

35,00 Euro

500,00

17.500,00 Euro

Forefront Protection 2010 for SharePoint

16,00 Euro

500,00

8000,00 Euro

Forefront Thread Mangement Gateway (TMG)

5196,00 Euro

1,00

5196,00 Euro

Lizenzkosten

2509,00

182.191,00 Euro

Hardware

Kosten Server

Anzahl Server (physisch)

Summe

Server Typ (z.B. DL380)

2000,00 Euro

3,00

6000,00 Euro

Integrationsaufwand (Installation, Konfiguration, Anpassung SharePoint "externe Authentifizierung")

Betriebskosten (halbe Stelle, auf 3 Jahre)

20.000,00

Gesamtaufwand (3 Jahre)

400.000,00 Euro

3

120.000,00 Euro

Hardware/Software "On-Premise"

328.191,00 Euro

Aufwand Microsoft Office 365: Exchange, SharePoint, Lync (E2)

Anschaffungs-kosten

Anzahl Lizenzen

Summe

Integration in das bestehende Firmennetzwerk (ADFS)

8000,00 Euro

Lizenkosten pro Monat / User bei 500 Mitarbeitern

Ca, 15,00 Euro (E2)

500,00

7500,00 Euro

Office 365 auf 1 Jahr

98.000,00 Euro

Office 365 auf 2 Jahre

188.000,00 Euro

Office 365 auf 3 Jahre

278.000,00 Euro

Bei der Lösung aus der Wolke empfiehlt sich für ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern das Office 365-Paket E2 (Umfang der einzelnen Pläne von Microsoft). Für die Integration in das bestehende Netzwerk fallen schätzungsweise acht Personentage mit insgesamt 8.000 Euro an. Die Lizenzkosten pro Monat belaufen sich auf 15,00 Euro je Mitarbeiter, damit hat das Unternehmen jährlich einen Aufwand von 90.000,00 Euro zzgl. der einmaligen Kosten von 8.000 Euro.

Betriebsdauer

Microsoft Office

On-Premise

Microsoft Office 365

1 Jahr

248.191,00 Euro

9800,00 Euro

2 Jahre

288.191,00 Euro

188.000,00 Euro

3 Jahre

328.191,00 Euro

278.000,00 Euro