Commodity Services

Vom Segen der Standardlösung

Torsten Beyer ist Partner bei AXXCON EXECUTIVE PARTNERS, einem führenden Unternehmen für professionelles Interim-, Change und Projekt Management in Fach-, Prozess- und IT-Themen. Beyer verfügt über 25 Jahre Erfahrung im IT & Service Business und unterstützt CIOs aus den Branchen Energie, Public Services, Logistik und Automotive u.a. bei der Gestaltung und Realisierung von Sourcing-Strategien.
Durch den weit verbreiteten Wildwuchs in der Unternehmens-IT entstehen hohe Kosten. Abhilfe schafft die Beschränkung auf einheitliche und marktgängige Lösungen.

Silolösungen bei den ERP-Systemen, übertriebene Vielfalt an den PC-Arbeitsplätzen, teure Benutzerservices und Endgeräte - in vielen Unternehmen fehlt ein einheitliches und konsequent umgesetztes Konzept für die Unternehmens-IT. Der IT-Bereich agiert als Dienstleister, der es allen recht machen soll und permanent Sonderwünsche erfüllt. Für das Unternehmen wird das vor allem eines: teuer. Gegensteuern lässt sich mit einer Beschränkung auf einheitliche und marktgängige Lösungen - so genannte Commodity Services.

Müssen es viele kleine Insellösungen sein oder reicht nicht auch ein großes Standardpaket?
Müssen es viele kleine Insellösungen sein oder reicht nicht auch ein großes Standardpaket?
Foto: Andresr-shutterstock.com

8.000 statt 300 empfohlener Anwendungen

Dabei ist es wichtig, dass die IT-Lösungen ganz konsequent an den geschäftsrelevanten Anforderungen ausgerichtet werden. Der Hebel lässt sich dann an vielen Stellen ansetzen, zum Beispiel bei einer stark reduzierten Zahl von Applikationen, die im zweiten Schritt allerdings auch eingehalten werden muss. Denn häufig bestehen in diesem Punkt Vorgaben, die in der Praxis übergangen werden. Als Beratungsfirma haben wir zum Beispiel in einem Unternehmen mit 12.000 Mitarbeitern insgesamt 8.000 verschiedene Anwendungen gefunden - empfohlen waren 300.

Dabei liegen die Vorteile der Beschränkung auf der Hand: Wenn auf allen PCs dieselben Anwendungen laufen, macht das die Bereitstellung, den Betrieb und den Austausch der Geräte sehr viel günstiger. Und auch bei den weiteren IT-Dienstleistungen kann gespart werden, wenn der Leistungsumfang systematisch überprüft wird: Braucht ein Unternehmen zum Beispiel wirklich eine 24-Stunden-Hotline? Und ist es für den Geschäftserfolg von Bedeutung, dass jeder Mitarbeiter mit seinem Lieblings-Notebook oder Lieblings-Smartphone arbeitet? In der Regel ist es das nicht.

Auch bei den ERP-Systemen hilft nur eine gute Planung und konsequentes Durchgreifen. Wird ein System eingeführt, sollte dieses für das gesamte Unternehmen geeignet sein. Unzureichend abgestimmte Einzellösungen werden besonders teuer. Ebenso wichtig: Steigt man von einem alten System zum Beispiel auf SAP um, reduzieren sich die Kosten nur, wenn man sich auch auf den SAP-Standard einlässt, den es zum Beispiel für verschiedene Branchen gibt. Wer auch hier versucht, das alte System gleichsam nachzubauen, verschleudert hingegen schnell dreistellige Millionenbeträge. Und in den meisten Fällen lässt es sich mit dem Standard sehr gut arbeiten.

Starke IT-Leiter sind gefragt

Das Problem bei der Umsetzung einer solch standardisierten Unternehmens-IT: Am Whiteboard sehen solche Modelle immer überzeugend aus, der Kostenreduktion wird von allen Seiten zugestimmt. Werden dann jedoch die liebgewonnenen Sonderlösungen und Statussymbole tatsächlich gestrichen, regt sich der Widerstand. Wichtig ist es deshalb, dass das Top-Management die neuen IT-Standards unterstützt. Zudem darf sich der IT-Leiter nicht zu weit entfernt vom Zentrum der Macht befinden und muss eine starke Persönlichkeit sein. Denn Sonderwünsche wird es immer wieder geben und dann gilt es hart zu bleiben.

Wichtig für eine solche Vorgehensweise ist zudem eine starke Kostentransparenz. So soll jeder Firmenmitarbeiter, der einen Antrag auf eine Sonderlösung stellt, wissen, was diese das Unternehmen kostet. Genehmigt wird sie nur, wenn sie sich nachweislich für die Firma rechnet. Hierfür muss der Antragsteller einen Business Case erstellen.

Kostentransparenz durch Outsourcing

Für die Herstellung einer weitreichenden Kostentransparenz, die in den Unternehmen oftmals nicht gegeben ist, kann auch ein Outsourcing hilfreich sein. Denn in einem solchen Auslagerungs- und Vergabeprozess werden die Anforderungen an die Computerarbeitsplätze, das Netzwerk, das Rechenzentrum und die Datenbanken auf den Prüfstand gestellt, neu definiert und in der Ausschreibung detailliert festgehalten. Das Unternehmen holt Angebote ein und hat die Kosten für diese Services schwarz auf weiß. Was zu teuer wird, muss gestrichen werden.

Generell ist zu beachten: Bei der IT-Standardisierung ebenso wie beim Outsourcing geht es um die diejenigen Prozesse, die ein einschlägiger Dienstleister liefern kann, wie etwa die Bereitstellung und Wartung der Endgeräte sowie den Betrieb der Netzwerke, des Rechenzentrums und der Datenbanken. Ebenso gilt das für die Software für den Jahresabschluss. Weniger geeignet für Outsourcing hingegen sind Prozesse, mit denen sich ein Unternehmen vom Wettbewerb absetzt, wie zum Beispiel die Logistikprozesse bei einem Onlinehändler oder aber die Steuerung der Produktion bei einem Maschinenbauunternehmen. In diese wetttbewerbsrelevanten IT-Prozesse kann ein Unternehmen nicht zuletzt das Geld investieren, das es durch die Standardisierung spart. (bw)