Zu den meistbeschworenen Chancen durch VoIP zählt die Nutzung einer gemeinsamen Infrastruktur. Für Firmen mit mehren Standorten liegt das Kostensenkungspotenzial durch die Vermeidung doppelter Infrastruktur sowie die vereinfachte Administration auf der Hand. Für Betriebe ohne Niederlassungen muss dies jedoch nicht der Fall sein. Daher sollte die Relevanz dieses Werteversprechens für das eigene Unternehmen genau überprüft werden. So hängen die darüber zu erzielenden Kosteneinsparungen nicht zuletzt davon ab, ob die bestehende Infrastruktur überhaupt nennenswerte Kosten verursacht.
Prozessoptimierung durch Computer-Telefon-Integration
Weit wichtiger als Kostensenkungspotenziale kann für Firmen nach Meinung der Experten aber die Möglichkeit sein, ihre Prozesse - auf Basis von VoIP - durch die Integration der Sprachtelefonie mit anderen Unternehmensanwendungen zu verbessern und zu beschleunigen. Beim Gros der bestehenden betrieblichen Nebenstellenanlagen handelt es sich um proprietäre Insellösungen, die sich nur schwer mit anderen Anwendungen verknüpfen lassen. Die bei VoIP verwendeten offenen Internet-Standards vereinfachen die Abbildung von VoIP-Funktionalität etwa in Groupware oder anderen Applikationen. Direkte, mit der Telefonie-Integration einhergehende Vorteile liegen laut Berlecon in den Bereichen Desktop-Telefonie und Unified Messaging.
Mehr Flexibilität und bessere Erreichbarkeit
Als weiteres wesentliches Kernpotenzial von VoIP für Unternehmen erachten die Berater das Plus an Flexibilität in der Telefonie und die bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Dank der Trennung zwischen logischer und örtlicher Ebene lässt sich einem über eine VoIP-Nebenstellenanlage verwalteten Telefongerät, aber auch WLAN-fähigen mobilen Endgeräten - unabhängig vom Ort - eine beliebige Nummer zuordnen. Von Vorteil ist dies insbesondere für Unternehmen mit vielen Außendienstlern oder häufig wechselnden Teams.