Praxistipps für den Erfolg

Vier Erfolgsfaktoren für Business Intelligence

Georg Aholt leitet bei der itelligence AG den Fachbereich Business Analytics und ist für die Gestaltung des Lösungs- und Produktportfolios verantwortlich. Der studierte Betriebswirt und Wirtschaftsinformatiker weist mehr als 15 Jahre Berufserfahrung in den einschlägigen Analytics-Themenfeldern auf.
Die richtige Strategie und die passenden Werkzeuge - Praxistipps für den Erfolg von Business-Intelligence-Lösungen

Business Intelligence (BI) braucht eine klare Strategie, muss an den Geschäftszielen ausgerichtet sein, IT- und Fachkompetenzen bündeln und schrittweise umgesetzt werden. BI-Tools bilden die technische Grundlage für den Aufbau einer zentralen und leistungsstarken Plattform mit konso­lidierten, einheitlichen Kennzahlen für ein standardisiertes und automatisiertes Reporting sowie flexible und anwenderfreundliche BI-Prozesse.

Erfolgsfaktoren für BI-Lösungen
Erfolgsfaktoren für BI-Lösungen
Foto: itelligence

BI und das Problem mit den Kinderschuhen

Geschäftsbereich A arbeitet schon seit Jahren mit standardisierten Kennzahlen und setzt für Auswertungen moderne Business-Intelligence-Werkzeuge ein, die das interne Berichtswesen voranbringen. Die Geschäftsbereiche B und C dagegen sind noch lange nicht so weit: Key-Performance-Indikatoren (KPIs) wertet man dort mit einer Tabellenkalkulation oder einer selbst gebauten Datenbanklösung aus. Aufeinander abgestimmte, einheitliche Definitionen zu Datenmodellen, Prozessen und Inhalten sucht man vergebens. Auch die Kommunikation zwischen der IT-Organisation und den Fachbereichen gestaltet sich schwierig, da BI in der Regel als reines IT-Projekt gesehen wird. Dieses fiktive Beispiel zeigt: Fehlt eine unternehmensweite BI-Strategie, bleibt die Standardisierung des Reportings und der BI-Landschaft in den Kinderschuhen stecken.

Den BI-Reifegrad ermitteln

Erfolgreiche BI-Initiativen zeichnen sich aus durch eine strikte Orientierung an den betriebswirtschaftlichen Unternehmenszielen, den Geschäftsprozessen und an den fachlichen Anforderungen der Anwender. Eine Ist-Analyse im Vorfeld ermittelt den BI-Reifegrad, der als Standortbestimmung dient und das weitere Vorgehen bestimmt: die Planung und Definition der langfristigen strategischen Ziele sowie der Messgrößen und der Sollvorgaben, etwa der erhoffte geschäftliche Nutzen. Außerdem werden die notwendigen BI-Tools ausgewählt und eine Roadmap mit den Teilprojekten erstellt. Die Umsetzung erfolgt schrittweise. Strategische Ziele wie die Standardisierung der BI-Landschaft oder die Optimierung von Antwortzeiten werden in Teilprojekten nach ihrer Priorität umgesetzt. Dabei ist es wichtig, dass die Geschäftsführung das BI-Vorhaben unterstützt und Fachbereiche und IT-Organisation eng zusammenarbeiten. Deshalb empfiehlt es sich, die Kompetenzen in einem bereichsübergreifenden Team zu bündeln, das das Projekt leitet und koordiniert sowie in Abstimmung mit der Unternehmensleitung strategische Ziele umsetzt und ihre Einhaltung überwacht.

Anwender von Beginn an einbinden

Dieses Projektteam kümmert sich außerdem um den effizienten Einsatz der neu­en BI-Technologien und übernimmt die Gestaltung und die Implementierung des zentralen Data Warehouse. Sollte das notwendige Know-how intern nicht verfügbar sein, kann ein erfahrener und kompetenter IT-Dienstleister wie die itelligence AG herangezogen werden, der auch den notwendigen Wissenstransfer gewährleistet. Die zukünftigen Anwender sollten von Beginn an in das Projekt eingebunden werden und sich anhand eines Prototyps frühzeitig mit der BI-Lösung vertraut machen können. Dies und ein zusätzliches internes Marketing tragen maßgeblich dazu bei, die Akzeptanz für das BI-Vorhaben zu steigern.

Integrierte BI-Plattform sorgt für 360-Grad-Sicht

Die technische Grundlage für eine konsistente Datenbasis, standardisierte Kennzahlen und Analyseprozesse sowie automatisierte Analysen bildet eine zentrale, integrierte Reportingplattform. Auf dieser Basis lässt sich ein cross-funktionaler 360-Grad-Blick herstellen. Zum Beispiel werden bei einer Rundumsicht auf einen einzelnen Kunden neben den Umsatzzahlen beispielsweise auch KPIs zu Bestellverhalten, Kundenwert, Zahlungsverhalten und Retouren angezeigt wie auch das Cross- und Up-Selling-Potenzial dargestellt. Somit erhalten die Fach- und Füh­rungskräfte alle wichtigen Informationen, um fundierte und vorausschauende Entscheidungen zu treffen und Marktchancen besser zu nutzen. Bei der Auswahl der BI- und Analyse-Applikationen ist darauf zu achten, dass sie sich am BI-Reifegrad orientieren und nahtlos in die vorhandene IT-Lösungsarchitektur einfügen. Für Unternehmen, die SAP ERP und das SAP Business Warehouse einsetzen, eignen sich insbesondere die SAP-BusinessObjects-Lösungen für Business Intelligence. Sie stellen moderne und intuitive Werkzeuge für das effiziente Reporting großer Datenmengen und die übersichtliche Visualisierung bereit. Mit den SAP BusinessObjects Data Services lässt sich auch der Wissensschatz heben, der in unstrukturierten Daten aus internen Quellen wie E-Mails, Videos wie auch in Äußerungen auf Social-Media-Netz­werken schlummert.

Anwender nehmen Abfragen selbst in die Hand

Immer mehr Anwender wollen ihre Abfragen selbstständig durchführen, aufbereiten, visualisieren und interpretieren - und zwar sowohl am Desktop als auch mit dem Mobilgerät. Diesem Trend zum BI-Self- Service wird mit Tools wie SAP Business­Objects Web Intelligence oder auch SAP Lumira (früher SAP Visual Intelligence) Rechnung getragen. Regelrecht revolutioniert wird die Datenanalyse aber erst durch den Einsatz einer In-Memory-Anwendung wie SAP HANA. Mit dieser Software können die Nutzer beliebige Ad-hoc-Abfragen bis hinunter auf die ERP-Datensatzebene durchführen - selbstständig und in Echtzeit.

Schneller BI-Einstieg mit Best Practices

Nicht selten scheuen Unternehmen, ob Mittelständler oder Großkonzern, vor der Anschaffung einer umfassenden BI-Suite zurück, sei es wegen restriktiver IT-Budgets oder fehlender interner Ressourcen. Um dennoch spezifische Reportinganforderungen erfüllen zu können, suchen diese Firmen einen schnellen und preiswerten Einstieg in die BI-Welt. Diesen Zugang aus der "Bottom-up-Perspektive" bieten beispielsweise die SAP-basierten, vorkonfigurierten Best-Practice­Festpreispakete der BI.Booster-Suite von itelligence. Sie stellen standardisierte Berichte für Kennzahlen aus Vertrieb und Einkauf, Personalwirtschaft oder aus dem Finanzbereich bereit und können binnen einer Woche implementiert und produktiv genutzt werden. Da sie sich darüber hinaus flexibel um zusätzliche Funktionen erweitern lassen, bilden sie den idealen Startpunkt für ein BI-Gesamtprojekt.

Praxistipps für den BI-Erfolg:

  • BI-Initiativen an den Unternehmenszielen ausrichten

  • Analytics-Strategie als Teil einer IT-Strategie ausarbeiten

  • BI sequenziell einführen und Big Bangs vermeiden

  • Klare Projektziele definieren und verfolgen

  • Prioritäten, Stufen und Meilensteine bilden

  • 80:20-Regel (Pareto-Prinzip) zielstrebig anwenden

  • Zukünftige Anwender frühzeitig einbeziehen

  • BI-Best-Practices konsequent nutzen

  • Nutzbringende Ergebnisse zeitnah realisieren

  • End-User-Schulungen und Dokumentation durchführen