Die Wahl des richtigen WCM-Systems ist allerdings nicht gerade einfach. Der Markt ist heiß umkämpft - über 50 Anbieter buhlen um die Gunst der Kunden. Zur Verwirrung trägt vor allem bei, dass die einzelnen Systeme verschiedenen Traditionen - etwa Dokumenten-Management, Content-Management, Knowledge-Management - und in ihren Funktionen unterschiedlichen Ansätzen folgen. Da die Grenzen fließend sind, ist auch die Definition "Web-Content-Management" nicht eindeutig. So gelten auch Produkte als WCM-Systeme, die ursprünglich der Verwaltung von statischen Inhalten - etwa Archiven - dienten und für den Einsatz im Web, also das Management von dynamischem Content, "aufgebohrt" wurden. Die großen Hersteller tendieren mittlerweile dazu, alle Technologien, die in den Bereich WCM fallen, aus einer Hand anzubieten, entweder durch Kooperationen oder Akquisitionen. Ein Beispiel hierfür ist die Übernahme des Dokumenten-Management-Spezialisten Interleaf durch Broadvision. Zudem integrieren Hersteller von E-Commerce-Software zunehmend WCM-Funktionen in ihre Lösungen - ein weiterer Trend, der nicht gerade zur Angebotstransparenz beiträgt.
Nach den Worten von Lutz Binder, Geschäftsführer des Internet-Systemhauses Kabel E-Solutions, kommt es bei der Wahl des richtigen WCM-Systems im Wesentlichen darauf an, wie häufig Websites geändert werden. Der Anwender muss sich beispielsweise fragen, ob er den Schwerpunkt auf den redaktionellen Workflow legen will oder ob ein komfortabler Wysiwyg-Editor für die Pflege der Inhalte ausreicht. So hat ein Anbieter von Informationen, die über mehrere Tage hinweg konstant bleiben, andere Aktualitätsanforderungen als etwa ein Finanzdienstleister, bei dem der Online-Sekundenhandel mit Wertpapieren möglich ist. Zudem sollte sich der Projektverantwortliche bei der Wahl des WCM-Systems Gedanken darüber machen, mit welchen Ausbaustufen noch zu rechnen ist. Je nachdem, ob später noch zusätzliche Funktionen oder Schnittstellen hinzukommen sollen, ist es ratsam - schon allein im Hinblick auf die Kosten -, sich für ein modular aufgebautes System zu entscheiden.
Lösungen mit produktionsorientierten Funktionen - etwa für das Site-Design und die Erstellung und Auslieferung der Inhalte - eignen sich vor allem für Intranets sowie für Websites, bei denen keine E-Commerce-Funktionalität benötigt wird.
Laut Binder lohnt sich der Einsatz eines solchen Online-Redaktionssystems immer dann, wenn sich Inhalte fast wöchentlich ändern - das heißt Texte editiert oder neue Bilder eingestellt werden müssen.
Ein Beispiel für ein Online-Redaktionssystem ist Pansite. Für Fine Chemicals, einen Geschäftsbereich von Degüssa-Hüls, war bei der Wahl des Systems für den Intranet-Einsatz vor allem dessen Netzwerkfähigkeit entscheidend: Als oberste Prämisse galt, dass die rund 14 Redakteure in den einzelnen Werken und Abteilungen von verschiedenen Standorten auf das Intranet zugreifen können. Aber auch Flexibilität, einfache Bedienbarkeit und geringer Programmieraufwand zählten laut Michael Winter, Leiter Kommunikation bei Fine Chemicals, zu den wichtigen Auswahlkriterien.
Integration mit Web-Shop-SoftwareFür den Internet-Einsatz werden an WCM-Systeme aber auch andere Anforderungen gestellt. Handelt es sich etwa um WebShops, muss die Software über E-Commerce-Funktionen verfügen - zum Beispiel Tools zur Analyse des Kaufverhaltens oder die Unterstützung von Bezahlsystemen. Wichtig ist zudem, dass sich Warenwirtschafts- und Customer-Relationship-Management-Lösungen integrieren lassen. Auch das Thema Personalisierung sowie Lokalisierungsfunktionen - zur Integration internationaler Websites - spielen hier eine entscheidende Rolle.
Ein Beispiel für die Verbindung von Web-Content-Management und E-Commerce ist "Spectra" von Allaire. Das WCM-System basiert auf dem Application-Server Coldfusion sowie einer XML-Datenbank und bietet neben den klassischen WCM-Merkmalen auch Tools zur Personalisierung und Content-Syndication, sprich der Aufbereitung von Medieninhalten im Web. "Wir können noch gar nicht richtig einschätzen, was Spectra alles kann, weil wir noch nicht alles ausprobiert haben", meint dazu Günter Schmidt von Gesundheitsscout.de, der seinen Internet-Auftritt über Spectra steuert. Auch nutze Gesundheitsscout.de, so Schmidt, die Möglichkeiten, den Workflow darzustellen, noch nicht in vollem Umfang. "Das ist aber klar - es gibt schließlich Unternehmen, die ganz andere Schwerpunkte setzen als wir."
Ein Prototyp für die Funktionsvielfalt ist die "V/5 Ebusiness Plattform" von Marktführer Vignette. Der US-Hersteller, der mit produktionsorientierte Produkten angefangen hatte, integrierte mit der Zeit zahlreiche E-Commerce-Features - vor allem im Bereich Personalisierung. Die Analyse-Tools erwarb Vignette mit der Übernahme von Datasage. Allerdings sind solche umfassenden Produkte erheblich teurer als Lösungen, die nur Teilbereiche abdecken. Die Minimalinvestition allein für die Implementierung des Vignette-Systems kostet etwa 120000 Mark, die Kosten für Beratung, Support und zusätzlich benötigte Hardware noch nicht eingerechnet. Ein derart stark integriertes System mag für Großunternehmen interessant sein - für viele Firmen ist das Highend-Produkt jedoch nicht nur zu stark mit Funktionen überfrachtet, die zum Teil nie benötigt werden, sondern auch schlicht zu teuer.
Auch bei den Preisen für WCM-Systeme ist die Unterscheidung nicht einfach. Die Lizenzgebühren werden je nach Anbieter unterschiedlich abgerechnet - je nachdem, ob die Nutzung pro User oder pro Server/CPU - bei der britischen Firma Mediasurface spielt auch die Taktrate eine Rolle - berechnet wird. Hinzu kommen die Kosten für die mit der Implementierung verbundenen Serviceleistungen - etwa die Anpassung des Systems an die individuellen Bedürfnisse des Kunden und die Integration bestehender Datenbanken und Anwendungen. Schmidt vergleicht den Aufwand mit der Implementierung von SAP-Anwendungen: "Für jede Mark, die ich für die R/3-Software ausgebe, muss ich knapp sieben Mark in Tuning, Modifikationen und Beratung stecken". Bei WCM-Systemen verhalte sich das ähnlich, wenn auch die Kosten hier insgesamt niedriger seien.
Allerdings gibt es auch beim Implementierungsaufwand Unterschiede. Während bislang hauptsächlich Systeme Marke Eigenbau im Einsatz waren, kaufen mittlerweile immer mehr Unternehmen eine Lösung "von der Stange", die sich dank der Unterstützung offener Standards wie XML und Java leichter in die bestehende IT-Umgebung eines Unternehmens einbinden lassen.
Anpassungsaufwand nicht unterschätzenNach Angaben von Kommunikationschef Winter konnte das System Pansite, das Fine Chemicals für sein Intranet einsetzt, eins zu eins übernommen werden, "da es hier hauptsächlich darum geht, Grafiken einzubinden, News zu aktualisieren und alles schnell und umfassend ins Netz zu stellen." Vor allem bei Highend-Systemen - etwa von Gauss Interprise und Vignette -, die eine Vielzahl von Funktionen auch für den E-Commerce-Einsatz bieten, darf man den Programmieraufwand jedoch nicht unterschätzen, meint E-Solutions-Geschäftsführer Binder.
Er rechnet für die Umsetzung der Implementierung bei kleinen und mittleren Projekten mit einer Dauer von zwei bis vier Monaten und Kosten zwischen 70000 und 140000 Mark. Dabei entfallen 10000 bis 20000 Mark auf die Softwarelizenzen, etwa die gleiche Summe auf die benötigte Hardware und 50000 bis 100000 Mark auf Dienstleistungen. Bei mittleren bis großen Projekten, die binnen sechs bis zwölf Monaten abgeschlossen werden können, sei von 50000 bis 300000 Mark für die Lizenzen, 20000 bis 50000 Mark für die Hardware sowie 100000 bis zwei Millionen Mark für Dienstleistungen auszugehen.
Bei großen Unternehmen können die Kosten auch geringer sein, da hier die benötigte Hard- und Software teilweise schon vorhanden ist und sich dadurch auch die Ausgaben für den Service reduzieren. Für mittelständische Betriebe sind jedoch die Voraussetzungen in Sachen IT-Infrastruktur die größte finanzielle Hürde. "Selbst wenn ich unsere Lizenzen verschenken würde, hätte ich beim Mittelstand damit keinen Erfolg", meint etwa Pansite-Geschäftsführer Michael Wittbecker. "Der größte Kostenfaktor ist die für ein WCM-System erforderliche IT - neben dem Pansite-Server ein Datenbank- und ein Web-Server, eine Firewall sowie ein Administrator, der das alles betreut." Wittbecker schätzt allein die Anfangsinvestitionen auf 200000 bis 250000 Mark (eine Pansite-Lizenz kostet 62000 Mark pro Server). Hinzu kämen dann noch einmal mindestens 120000 Mark im Jahr für den Betrieb. Das rechne sich für mittelständische Unternehmen nicht. Laut Klaus Weigand, Manager Software bei Pironet, muss man immer das Preis-Leistungs-Verhältnis im Auge behalten: "Nicht jedes mittelständische Unternehmen hat einen so hohen Anspruch an Verfügbarkeit und Skalierbarkeit, wie ihn etwa unser System bietet."
Speziell für den Mittelstand kann das Mieten von WCM-Systemen eine sinnvolle Alternative sein: Die Software sowie eine gespiegelte Version der jeweiligen Website liegen auf dem Server des Application-Service-Providers (ASP). Die Redakteure wählen sich via Browser geschützt in die Website ihrer Firma ein und bearbeiten sie. Die Implementierung, Pflege und Wartung der Systeme wird dagegen komplett dem ASP überlassen - eine ideale Lösung für Unternehmen, denen die zur Installation im eigenen Haus notwendige Infrastruktur fehlt. Die Kehrseite der Medaille: Lösungen, die nicht im eigenen Haus installiert sind, lassen sich weniger gut an individuelle Bedürfnisse anpassen.
Ein Beispiel für ein WCM-System auf Mietbasis ist CM4all, mit dem sich der ASP, die Kölner CM-AG, speziell an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Zur kommenden CeBIT ist eine Version des Systems geplant, auf die mehrere Autoren gleichzeitig zugreifen können. Die Höhe der Miete steht noch nicht fest.
Mieten statt kaufenAuch Pironet setzt auf ASP: Ab dem kommenden Jahr wollen die Kölner die neue Version 4.2 ihres WCM-Systems Pirobase über den Provider Andate vermieten, der am 1. Dezember seinen Betrieb aufgenommen hat. Pansite bietet seine gleichnamige WCM-Lösung mit integriertem Shop-System schon seit geraumer Zeit nicht nur gegen Lizenzgebühr, sondern auch im Rahmen eines ASP-Modells an. Die Miete beträgt 490 Mark im Monat. Kunden sind zum Beispiel die Betreiber des Finanzportals www.investnetwork.com und der Website www.unserhausbau.de.
Unabhängig davon, ob ein Web-Content-Management im Rahmen eines Lizenz- oder ASP-Modells eingesetzt wird, gilt grundsätzlich, dass die Einführung eines WCM-Systems als komplexes Projekt verstanden und organisiert werden muss, meint Branchenkenner Lutz Binder: "Einsparpotenziale sind langfristig zu erzielen, jedoch nicht mit der reinen Zeitersparnis bei Erstellung und Redaktion messbar."
Abb: Asset-Management bildet den Kern des Web-Content-Managements. (Nach einer Vorlage von www.contentmanagement.de)