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Akzeptanz bislang noch mäßig

Verzeichnisstruktur ersetzt kein Dokumenten-Management

12.05.2000
Electronic Business hat die ohnehin schon unübersichtliche Dokumentenflut nochmals anschwellen lassen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) werden damit immer mehr zu einem unverzichtbaren Organisationsmittel, das laut Frank Schick* allerdings noch zu wenig im Bewusstsein der Anwender verankert ist.

Niemand zweifelt heute noch ernsthaft am Nutzen von DMS. Nicht nur der klassische Geschäftsbrief lässt sich per Mausklick in Sekundenschnelle erstellen, mit kopierten Text-Files, Tabellen, Präsentationen und vor allem mit E-Mails haben sich zusätzlich IT-spezifische Arten von Dokumenten etabliert. Mit dem Vordringen des derzeit viel diskutierten E-Business wird vor allem die Menge digitaler Dokumente weiter ansteigen, denn vieles, was heute noch als Brief oder Telefax analog eingeht, kommt demnächst als File oder Datensatz an, beispielsweise im Format der Extensible Markup Language (XML). DMS verliert also die Schnittstelle zur Umsetzung von Papier in Dateien (Scannen), die zwar technisch längst bewältigt ist, in der Praxis dennoch einen lästigen Arbeitsschritt darstellt.

Damit werden auch kleine und mittlere Unternehmen, die bisher den Einsatz von DMS gescheut haben, nicht mehr um solche Systeme herumkommen - die technischen Voraussetzungen sind in vielen Firmen ohnehin schon seit langem vorhanden. Mancher sagt sich zwar "Ich brauche kein DMS", tatsächlich hat er aber längst eines, allerdings ein völlig unzureichendes. In der Regel ist man bisher recht und schlecht mit dem Herumschieben der Dokumente in den Ordnern des Betriebssystems zurechtgekommen, spätestens wenn es aber um E-Business oder ERP-Integration geht, führt diese Art von "manuellem DMS" in eine Sackgasse.

Eine leistungsfähige Verwaltung von Dokumenten sollte deshalb ganz anders arbeiten: Sie muss in der Lage sein, Geschäftsprozesse abzubilden und dafür die Dokumente aus allen relevanten Systemen integrieren. Beide Anforderungen sind eng verzahnt, denn die Operationen der diversen Phasen eines Prozesses werden von mehreren Softwarelösungen erledigt. So kommt etwa eine Rechnung oder Mahnung aus dem ERP-System einer AS/400, der eventuell nachfolgende Schriftwechsel wird dagegen mit einer Textverarbeitung am PC erstellt.

Damit wird deutlich, dass der viel zitierte "Lebenszyklus" eines Dokuments einer von unterschiedlichen Software-Anwendungen ist. Das Dokumenten-Management hat immer schon einen solchen Lebenslauf für Dokumente formuliert. Es lassen sich dabei grob drei Stufen unterscheiden:

-Planung, Entwurf, Erstellung und Kontrolle,

-Weitergabe und Verteilung sowie die

-Ablage und Archivierung.

Auf jeder Stufe steht das Dokument in Beziehung zu anderen Unternehmensobjekten; alle Beziehungen zusammen bilden den Geschäftsprozess, wie er sich aus Sicht des Dokuments darstellt, so dass sich als vierte Komponente die Organisation des Gesamtprozesses als separate Aufgabe ergibt.

Im traditionellen Umgang mit Dokumenten wird während dieser einzelnen Phasen mit separaten Werkzeugen gearbeitet, die untereinander nur unzureichende Schnittstellen haben. Übergreifende Methoden, die den Dokumentenprozess als Ganzes erfassen müssen, wurden gar nicht eingesetzt. So ist beispielsweise eine Terminüberwachung über alle drei Phasen meist nicht möglich. Auch die Einhaltung von personellen Zuständigkeiten kann mit separaten Applikationen nicht kontrolliert werden.

Ein echtes DMS ist deshalb nicht einfach die Weiterentwicklung oder Verbesserung bisheriger Textverarbeitungssoftware. Insofern sind DMS-Lösungen, die an der Schnittstelle zu ERP-Systemen ansetzen, viel näher am Problem, da auch diese Systeme einen über die einzelne Funktion hinausgehenden Ansatz verfolgen und einen Gesamtprozess unterstützen. Allerdings verfallen Produkte, die DMS ganz in ERP integrieren, in das andere Extrem: Sie vernachlässigen meist Dokumente, die außerhalb dieser Applikationen erstellt werden, also in Textverarbeitungen, Kalkulations- oder Grafikprogrammen.

Da inzwischen der technische Aspekt von DMS-Herstellern ohne weiteres bewältigt wird, tritt das Akzeptanzproblem dieses Softwaresegments in den letzten Jahren umso deutlicher hervor. Trotz nachweisbarer Erfolge und unbestrittenem Nutzen gibt es für moderne Dokumenten-Management-Software bislang erstaunlich wenig Aufgeschlossenheit unter den Anwendern. Von rühmlichen Ausnahmen abgesehen, ist DMS immer noch eine Domäne größerer Organisationen. In kleineren Betrieben werden dagegen parallel zu modernen ERP-Lösungen die Dokumente oft noch auf Papier verwaltet.

In den meisten Fällen scheuen die kleinen und mittleren Unternehmen den Umstellungsaufwand. Die vertraute Ordnerstruktur, die gewohnte manuelle Verteilung von Dokumenten muss beim Einsatz eines DMS über Bord geworfen werden, und eine komplette Neuinstallation wird sich in der Regel auch nicht über ein Wochenende bewerkstelligen lassen. Richtig ist wohl auch, dass die Anbieter von DMS diese Problematik in der Vergangenheit unterschätzt und zu wenig Migrationspfade und Migrations-Tools zur Verfügung gestellt haben. Wie dem auch sei: Die Phase, in der man von den "Vorteilen von DMS" sprechen konnte, läuft aus - im Internet-Zeitalter wird DMS zur absoluten Notwendigkeit.

* Frank Schick ist Vertriebsvorstand der daa Systemhaus AG in Hügelsheim bei Baden-Baden.

Kein ErsatzIn vielen Firmen werden Dokumente wie zu den Anfangszeiten des PCs mit MS-DOS in die Verzeichnisstruktur des Betriebssystems eingestellt. Die Nachteile des vermeintlich praktischen Verfahrens sind erheblich:

-Unzureichende Sicherheit: Dokumente können von unterschiedlichen Programmen bewegt, kopiert oder gelöscht werden; gehören sie zu verschiedenen thematischen Verzeichnisbereichen, müssen sie mehrfach vorhanden sein; bei Überarbeitungen kommt es dann zu Abweichungen; verschiedene Versionen von Dokumenten stehen nebeneinander und können nicht kontrolliert werden.

-Geringe Flexibilität: Die Verzeichnisstruktur lässt sich nachträglich nur mit erheblichem Aufwand ändern und an neue Anforderungen anpassen.

-Schlechter Zugriff: Das Betriebssystem bietet nur rudimentäre Zugriffsmöglichkeiten, der anwendungsspezifische Ersatz (beispielsweise aus Word heraus) ist proprietär.

-Mangelnde Benutzerfreundlichkeit: Verzeichnis- und Dateinamen geben den Inhalt der Dokumente nur unzureichend wieder; die Unterverzeichnisse werden außerdem oft nicht nach einheitlichen Gesichtspunkten angelegt. Suchoperationen können sehr aufwendig sein.

-Kein Workflow-Konzept: Es besteht keine Möglichkeit, die Dokumente dynamisch als Produkt oder Vorstufe in einem Prozess zu behandeln; die File-Dokumente werden statisch in Hierarchien geführt, ohne dass Vorgänger- und Nachfolgedokumente automatisch verfügbar wären.

-Separate Archivierung: Neben der digitalen Speicherung der Dokumente muss parallel eine physische Ablage erfolgen; externe Dokumente werden vollständig anders verwaltet.