DMS-Trends

Verwalter setzen auf Prozessoptimierung

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Klassische Themen und Archivierung bleiben Dauerbrenner. Doch vermehrt wollen Firmen darüber hinaus ihre Prozesse verbessern. Unter anderem Microsoft, IBM, SAP und Readsoft wollen sich mit Lösungen empfehlen.

Software für Dokumenten-Management ist und bleibt gefragt: Noch immer gibt es zahlreiche Firmen, die in Basisausstattung für die Dokumentenverwaltung und elektronische Archivierung investieren. Unternehmen sehen beispielsweise dann Handlungsbedarf, wenn sich Anwender in der Fülle an Dateien auf Festplatten und Netzlaufwerken niemand mehr auskennt. Wer welches Dokument bearbeitet hat, wo die letzte Version zu finden ist und in welchem Status sich der entsprechende Vorgang befindet, lässt sich nur noch schwer nachvollziehen.

Zum Teil handeln Firmen, die DMS-Lösungen anschaffen, nicht aus eigener Überzeugung. "Manchen Unternehmen schreibt der Wirtschaftsprüfer vor, sich möglichst rasch von der chaotischen Dateiablage zu verabschieden", so Bernhard Zöller, Chef der auf Dokumenten-Management spezialisierten Unternehmensberatung Zöller & Partner aus Sulzbach im Taunus. Bei weitem nicht nur kleine Firmen seien davon betroffen, sondern auch größere Unternehmen. "Nicht zuletzt der Preisverfall für Speicher verleitet die Nutzer dazu, die Server-Festplatten zuzumüllen", meint der DMS-Experte. DMS-Software erlaubt eine strukturierte Ablage. Suchfunktionen, die immer besser werden, verkürzen die Zeit, Inhalte zu finden. Ungebrochen ist ferner der Bedarf an Tools für die Archivierung von Dokumenten beziehungsweise E-Mails. Viele Dokumenten-Management-Anbieter decken diese Funktionen mittlerweile über ihre Produkte ab. Einmal im Jahr trifft sich die Branche auf der Fachmesse "DMS Expo" in Köln.

DMS-Bedarf im Mittelstand

Vermehrt finden Dokumenten-Management-Programme Anklang bei mittelständischen Unternehmen. Nach Zöllers Überzeugung beschert dies den zahlreichen DMS-Spezialisten wie beispielsweise Windream und Elo, die seit Jahr und Tag mittelstandstaugliche Software feilbieten, gute Geschäfte. Anbieter von Systemen für Großfirmen täten sich in diesem Marktsegment mit ihren ressourcenhungrigen Produkten schwer.

Manche Unternehmen nutzen bereits seit Jahren Dokumenten-Management-Software und gehen nun dazu über, auf Grundlage ihrer Systeme Geschäftsprozesse zu verbessern. Denn obwohl es Ablagen für elektronische Dokumente gibt, ist bei vielen Abläufen noch Papier im Spiel.