Word und Excel

Vertrauliche Dateien mit Kennwort schützen

Der C64 legte in den 80er Jahren wohl den Grundstein für meine spätere Karriere als IT-Redakteur. Wie bei so vielen Anwendern dieser Zeit kamen danach Amiga und schließlich der erste Intel-PC ins Haus. Dabei faszinierte mich immer wieder aufs neue der Fortschritt der Technologie. Spannend zu beobachten war die Entwicklung des Internets, das in meinen Studienzeiten noch aus der Startseite von Yahoo und Netscape bestand. Auch an Internet-Tarife mit Minutenabrechnung kann ich mich noch erinnern. Und bald war klar, dass ich für ein Online-Angebot arbeiten möchte - es wurde die PC-WELT. Neben der Evolution des Internets von einem Nerd-Spielzeug hin zum allgegenwärtigen Medium waren und sind vor allem alle Entwicklungen im Bereich Home Entertainment, Gadgets, Konsolen und mehr zu einem Steckenpferd geworden, über das ich immer wieder gerne schreibe. Es ist faszinierend, wie Themen wie beispielsweise das Musik-Streaming von kleinen Start-up-Buden über die Jahre hinweg zu Multimillionen-Dollar-Unternehmen wurden und mehr und mehr zum Mainstream werden. Ich finde es nach wie vor spannend, wie sich die Welt der IT und der Unterhaltungselektronik entwickelt und freue mich schon auf die kommenden Jahre. Mein aktuelles Aufgabengebiet umfasst die komplette Steuerung des Content Management auf pcwelt.de und macwelt.de. Mein Team und ich kümmern uns um die Optimierung und Ausspielung der Inhalte, die Steuerung der Homepages und Newsletter, die Weiterentwicklung der Web-Seiten, SEO sowie die Content- und Traffic-Analysen.
Word-Texte und Excel-Tabellen enthalten oft vertrauliche Informationen. Sie möchten sichergehen, dass nur bestimmte Personen die Dateien lesen oder ändern können.

Anforderung:

Anfänger

Zeitaufwand:

Gering

Lösung:

Microsoft Office bietet seit Version 2000 die Möglichkeit, Dokumente zu schützen. Es gibt ein Kennwort für das Öffnen der Datei und ein weiteres, um das Bearbeiten zu erlauben. Nur das Kennwort zum Öffnen ist sicher und empfehlenswert. Dabei verschlüsseln Word & Co. die betroffene Datei, so dass sie auch in einem externen Editor unlesbar wird. Gibt der Benutzer das richtige Kennwort ein, decodiert Office die Datei beim Öffnen. Danach lässt sie sich wie gewohnt bearbeiten.

Das Schreibschutz-Kennwort bietet allenfalls Schutz gegen unbeabsichtigte Änderungen. OpenOffice.org ignoriert diesen Schreibschutz und lässt Änderungen zu. Sie finden die beiden Kennwort-Optionen in Office 2000 bis 2003 unter „Datei - Speichern unter - Extras - Allgemeine Optionen“. In Word weicht die Befehlsfolge zum Teil ab. Hier klicken Sie auf „Datei - Speichern unter - Extras - Sicherheitsoptionen“. Bei Office 2007 lautet der Dialog „Datei - Speichern unter - Tools - Allgemeine Optionen“. Für optimalen Schutz klicken Sie vor Eingabe des Kennworts auf „Erweitert“ und wählen einen sicheren Verschlüsselungstyp - etwa „Enhanced RSA“.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt.