Gastbeitrag zu IP-Migration und Unified Communications

Versteckte Fallen bei der VoIP-Migration vermeiden

Vorstand Ferrari electronic AG
Die Tage der klassischen TK-Anlage sind gezählt. Läuft der Vertrag aus, dann soll meist auf VoIP migriert werden. Johann Deutinger, Vorstand Ferrari electronic, zeigt die potenziellen Problemfelder und gibt dazu Tipps.

Fast jedes mittelständische Unternehmen, dessen Wartungsvertrag für die bestehende Telefonanlage ausläuft, prüft, ob ein Wechsel auf IP-Telefonie Vorteile bei Kosten, Funktionalität und Qualität bringt. Wenn diese Evaluierung gründlich geschieht, fällt sie meist gemischt aus. Einige Vorteile liegen auf der Hand: Zum Beispiel fallen bei Gesprächen zwischen Niederlassungen keine Telefonkosten an.

Das gleiche gilt für Telefonate zu "föderierten" Unternehmen, die ebenfalls auf IP-Telefonie setzen. Für Computerarbeitsplätze können Unternehmen auf klassische Endgeräte verzichten und die Mitarbeiter über ein relativ preiswertes Headset und ein Softphone am Computer telefonieren lassen. IP bietet bei ausreichender Bandbreite eine bessere Sprachqualität als ISDN. Durch die meist integrierten Lösungen für Unified Messaging, Presence und Videotelefonie entstehen ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und bessere Unternehmensprozesse.

Johann Deutinger, Vorstand Ferrari electronic AG, beleuchtet neuralgische Punkte, die bei einer IP-Migration der klassischen TK-Welt zu beachten sind.
Johann Deutinger, Vorstand Ferrari electronic AG, beleuchtet neuralgische Punkte, die bei einer IP-Migration der klassischen TK-Welt zu beachten sind.
Foto: Ferrari electronic

Andererseits steigen die Kosten für die Bandbreite und die Anforderungen an das interne Netz. Ein Rechner als Endgerät muss über eine höhere Leistung verfügen. Und die Stabilität der IP-Telefonie hängt von einer sauberen Planung und Konfiguration ab. Zum Teil kommt es zu Latenzen, die Übertragung der Sprache dauert also länger als bei herkömmlicher Telefonie.

Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und unterschiedlichste Kommunikationswege zu Unified Communications bündeln wollen, merken im Laufe der Evaluation, dass selbst die größten Anbieter nicht jedes Szenario abdecken können und die Beratung und Unterstützung durch einen spezialisierten Dienstleister notwendig ist. Erschwerend kommt oft die Frage nach bestimmten analogen Nebenstellen hinzu, die zwar im Rahmen des Gesamtprojekts klein erscheinen, aber für das jeweilige Unternehmen dennoch unverzichtbar sind.

Im Endeffekt kämpfen Mittelständler oft mit unerwarteten Schwierigkeiten, obwohl sie doch anfangs "nur" ihre bisherige Telefonanlage durch eine IP-basierte Anlage ersetzen wollten. Die folgenden sieben Abschnitte beschreiben anhand von Microsofts UC-Suite Lync Server 2013 typische Herausforderungen für mittelständische Unternehmen beim Umstieg auf IP-Telefonie und mögliche Lösungsansätze.

1. Pilotinstallation

Wie kann ein kleineres Unternehmen zu maßvollen Kosten evaluieren, ob die IP-Telefonie alle Ansprüche erfüllt? Die beste Möglichkeit ist hier eine Pilotinstallation. Eine vorkonfigurierte Lync-Appliance kann helfen, mit geringen Kosten und wenig Aufwand die Lösung im eigenen Unternehmen zu erproben. Solche Appliances ("Lync-in-a-box") gibt es von verschiedenen Herstellern und sie eignen sich über den Test hinaus auch, um eine begrenzte Zahl an Anwendern, etwa einen Standort oder eine Abteilung dauerhaft auf IP zu migrieren.

2. Migration

Schranken werden nicht selten über die TK-Anlage gesteuert
Schranken werden nicht selten über die TK-Anlage gesteuert
Foto: Fotolia, belleepok

Es gibt Beispiele für generalstabsmäßig geplante Migrationen auf Lync über Nacht, im Regelfall gehen Unternehmen jedoch nach einer Pilotinstallation inkrementell vor. Sie prüfen in der Praxis, ob alle Systeme eine immer weiter erhöhte Zahl an Benutzern bei gleichbleibender Qualität unterstützen. Traditionell schaltet man dabei die IP-Telefonanlage hinter die TK-Anlage.

Der Nachteil: Dafür muss die TK-Anlage einen zusätzlichen ISDN-Port bereitstellen. Das heißt, man müsste noch in die Telefonanlage investieren. Zudem müsste der Administrator einen neuen Rufnummernkreis für die migrierten User definieren. Vermeiden lässt sich dies durch das Verfahren "Drop & Insert". In diesem Szenario führt die Amtsleitung in ein vorgeschaltetes Gateway, welches die Rufe dann je nach Rufnummer in die klassische Telefonanlage oder in die IP-Telefonanlage weiterleitet.

Die Regeln lassen sich auf dem Gateway oder, besser noch, per Abgleich mit dem Active Directory steuern. Bei dieser Art des Parallelbetriebs muss der Administrator die TK-Anlage nicht einmal anfassen. Wenn er den letzten Benutzer erfolgreich migriert hat, kann er die Anlage dann einfach vom Netz nehmen.

3. Weiternutzung von vorhandenen Telefonen

Softphones sind nicht jedermanns Sache und auch die Auswahl an Endgeräten für Lync ist derzeit noch relativ klein. Zudem sind in fast allen Unternehmen DECT-Telefone im Einsatz. Diese sind per Funksignal verbunden und erlauben eine Mobilität in einem Radius von einigen hundert Metern. DECT-Telefone werden in der Regel durch Lync nicht unterstützt.

Hier gibt es jedoch Zusatzlösungen für das Netzwerk, welche die Übersetzungsfunktion übernehmen und aus DECT-Telefonen vollwertige Lync-Apparate machen - also auch Lync-Features wie Präsenzaktualisierung realisieren. Der Anruf klingelt dann sowohl am DECT-Telefon als auch an den anderen angemeldeten Endpunkten.

4. Türöffner

Ist der Türöffner IP-fähig?
Ist der Türöffner IP-fähig?
Foto: Ferrari electronic

Zu den analogen Endgeräten, die durch klassische TK-Anlagen gesteuert werden, gehören nicht selten Tür- oder Schrankenöffner. Es sieht einfach und alltäglich aus, auf einen Knopf zu drücken, um eine Tür zu entriegeln. Aber auch mit diesen Endgeräten kann Lync nicht kommunizieren, genauso wenig wie andere IP-Telefonanlagen.

Hier ist ebenfalls ein Gateway gefragt, das die Übersetzungsleistung zwischen der Sprechstelle und dem IP-Protokoll der Telefonanlage übernimmt. Letztlich bieten UC-Suiten durch die Möglichkeit der Videotelefonie aber gerade im Bereich der Zugangskontrolle vielfältige Möglichkeiten, die selten genutzt werden: Sobald jemand klingelt, sieht beispielsweise der Empfangsmitarbeiter das Videobild des Besuchers und kann den Sprachkanal unabhängig davon starten. Und per Lync-Client gibt er die Tür direkt frei.

5. Fax

Auch in der IP-Welt ist für viele Unternehmen das Fax noch immer unverzichtbar.
Auch in der IP-Welt ist für viele Unternehmen das Fax noch immer unverzichtbar.
Foto: Ferrari electronic

Laut einer Umfrage von Ferrari electronic halten selbst heute 82 Prozent der Unternehmen den Kommunikationsweg Fax für unverzichtbar. Dabei geht es selten um Papierfaxgeräte, sondern meist um Computerfax und Faxserver. Hier gibt es bei einer Migration grundsätzlich die Alternativen, eine eigene Amtsleitung für das Fax beizubehalten oder neben der Telefonie auch das Fax auf IP zu migrieren (Fax-over-IP).

Fax-over-IP galt lange als die weniger verlässliche Methode, ist aber im Zusammenspiel mit modernen MPLS-Netzzugängen heute in der für Unternehmen nötigen Qualität und Stabilität erhältlich. Der Faxversand und -empfang ist dann direkt aus allen Office-Programmen, E-Mail-Clients und der Geschäftssoftware möglich, ohne dass der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen muss.

6. Alarmanlage

Technisch gesehen ist auch die Alarmanlage nur ein weiteres analoges Endgerät, und die Liste dieser Endgeräte ließe sich beispielsweise mit Frankiermaschinen auch noch erweitern. Doch die Alarmanlage ist in vielen Branchen ein besonders heikler Punkt. Es gibt nur wenige für IP zertifizierte Modelle. Generell ist es möglich, sie über Gateways an eine IP-Telefonanlage anzuschließen, doch je nach Bedeutung der Alarmanlage und der von ihr geschützten Güter spricht heute manches dafür, zu diesem Zweck noch eine ISDN-Leitung beizubehalten und sie nicht zu migrieren.