Electronic Banking sowie Software für elektronische Rechnungen ermöglichen die schnelle Verarbeitung von Kontoauszügen. Das spart Zeit und Geld. So weit die Theorie. Doch für Zeitungen ist das Zahlungs-Management generell und damit auch das E-Billing keine leichte Sache. "Bei unserem Geschäft lässt sich nur der Teilbereich Privatkunden gut über Lastschriften verwalten", erklärt Stefan Hartling, Leiter der Geschäftsbuchhaltung der Presse-Druck- und Verlags-GmbH (PDV) in Augsburg. "Bei Geschäftskunden geht das meist nur über Rechnung. Dies betrifft sowohl das Zeitungsabonnement als auch die Anzeigen."
Invoice-Kontrolle mit maschineller Unterstützung
Für Unternehmen wie die PDV ist es demnach wichtig, das Forderungsmanagement möglichst effektiv zu überprüfen. Bei dem Unternehmen gehen jährlich mehrere hunderttausend Rechnungen an die Kunden. Die "Augsburger Allgemeine Zeitung" ist dabei mit Abstand der größte Geschäftszweig. Zusammen mit der "Allgäuer Zeitung" erreicht die PDV mit ihren beiden Produkten jeden Tag rund 910.000 Leser in Bayern. Dass die Invoice-Kontrolle nur mit maschineller Unterstützung funktioniert, leuchtet ein. Bankbelege müssen elektronisch den offenen Posten zugeordnet werden. Die entscheidende Frage ist dabei, wie genau diese Zuordnung von Rechnungsnummern in der Praxis läuft. Es geht um die "Trefferquote" des Systems.
- 2. Geschäftsbedingungen einsetzen
Die <a href="http://de.wikipedia.org/wiki/Allgemeine_Gesch%C3%A4ftsbedingungen">Geschäftsbedingungen</a> sind ein wesentlicher Bestandteil der schriftlichen Kommunikation mit Kunden, denn sie klären über Rechte auf, schränken Haftungen und Verbindlichkeiten ein und schützen das eigene Unternehmen. Daher sollten sie in jedem vertraglich relevanten Schriftstück enthalten sein. - 3. Zahlungsbedingungen festlegen
Um spätere Missverständnisse zu vermeiden, sollten vor Beginn jeder Geschäftsbeziehung die <a href="http://de.wikipedia.org/wiki/Zahlungsbedingung">Zahlungsbedingungen</a> festgelegt und von den jeweiligen Geschäftspartnern bestätigt werden. - 4. Klar kommunizieren
Die Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern wird oft unterschätzt, kann aber die <a href="http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1877279/">Zahlungsmoral</a> durchaus positiv beeinflussen. Von daher ist es ratsam, den Eingang jeder Rechnung mit einem kurzen Anruf zu überprüfen. Außerdem sollte der jeweilige Geschäftspartner direkt über noch ausstehende Zahlungen informiert werden. - 5. Exakt Buch führen
Eine detaillierte Dokumentation der ein- und ausgehenden Rechnungen sowie eine gut strukturierte Ablage tragen maßgeblich dazu bei, den Überblick zu behalten. So können Sie schneller auf ausstehende Forderungen reagieren. - 6. Verzugszins geltend machen
Sollten Forderungen auch nach dem Mahnungsprozess ausbleiben und rechtliche Schritte bevorstehen, sind Unternehmen laut § 288 des BGB berechtigt, den entstandenen Zinsschaden mit einem Verzugszins in Rechnung zu stellen. Der Verzugszins für Unternehmen beträgt acht Prozent plus Basiszinssatz. - 7. Bonität im Auge behalten
Es lohnt sich, die <a href="http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1872572/">Kreditwürdigkeit</a> der bestehenden Kunden zwei Mal jährlich zu prüfen. - 8. Finanzierungsalternativen prüfen
Ein alternatives Finanzierungsmodell ist beispielsweise das <a href="http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1875257/">Factoring</a>. Anbieter wie Bibby Financial Services übernehmen dabei das Forderungs-Management ihrer Kunden, die wiederum im Gegenzug bis zu 85 Prozent des Rechnungswertes innerhalb von 24 Stunden erhalten. Der Restbetrag folgt abzüglich einer Gebühr und Zinsen, sobald der Debitor die Forderung beglichen hat.
Wilken-Modul "E-Banking" erkennt Rechnungsfehler
Die PDV arbeitet in der Finanzbuchhaltung seit mehr als 20 Jahren mit dem Ulmer Softwarehersteller Wilken zusammen. Seit 2001 ist auch das Modul "E-Banking" im Einsatz. Allerdings hatte die Lösung nicht von Beginn an das Gesicht von heute. "Wir haben mit zahlreichen Wünschen und Bedarfsanforderungen auf das Wilken-System großen Einfluss genommen", schildert Hartling die Kooperation in der Softwareentwicklung. Dem Chefbuchhalter zufolge galt es, spezielle Algorithmen zu erarbeiten, die möglichst viele Treffer erzeugen, weil es zahlreiche Fehlerquellen gibt. Solche Fehlerquellen sind zum Beispiel Zahlendreher oder unvollständige Rechnungsnummern.