An den Kassenstellen des Einzelhandels werden die verschiedenen Beiträge zum Umsatz verbucht. Mithin Ist dies der richtige Platz, um jene Daten, die für eine umsatzbezogene Waren- und Finanzanalyse benötigt werden, zu erfassen. Allerdings reicht das Aufgabenspektrum der Kassenstelle unter informationstechnischen Aspekten wesentlich weiter als die reine Umsatz- und Datenerfassung.

Als Mittelpunkt eines POS-Point of Sales-Bereiches muß die Kassenstelle wichtige Kontrollfunktionen übernehmen. Hier fließen Informationen über Geldbewegungen, Belege, Waren und Kunden zusammen. Alle Kunden und jeder verkaufte Artikel passieren die Kassenstelle - sie sollten es zumindest tun! Im täglichen Geschäft ist dies mit einer großen Anzahl von einzelnen Geldbewegungen (Einnahmen und Ausgaben) und Belegen, die mit diesen Geldbewegungen zusammenhängen (Gutscheine, Kreditbelege, Rechnungen), verbunden. Bei der Gestaltung des Kassenplatzes und der Planung der organisatorischen Abläufe muß daher der gesamten Palette an Leistungen Rechnung getragen werden.

Kassenstelle nicht länger Instrument zur Geldkontrolle

Daß die Kassenstelle heute nicht länger ausschließlich ein Instrument der Geldkontrolle sein kann, liegt auf der Hand. Sie muß vielmehr zum "Lieferanten" von Informationen: werden, die der Betrieb zur Steuerung des Warenflusses und des Personaleinsatzes dringend benötigt. Damit stellen sich für das Unternehmen drei strategische Fragen:

- Welche Informationen werden gebraucht?

- Wie detailliert müssen sie sein?

- Wann müssen sie wo zur Verfügung stehen?

Mit der Beantwortung dieser Fragen wird die Auswahl des "richtigen"

Kassensystems eindeutig vorbestimmt.

Hierzu einige Beispiele aus den Bereichen:

- Waren-Management

- Personal-Management

- Kunden-Pflege

Beispiel 1:

Ein Einzelhandels-Unternehmen arbeitet mit vier Warengruppen oder Abteilungen. Drei davon sind recht erfolgreich, die vierte schreibt rote Zahlen. Diese Aussage erlaubt uns zwar einen ersten groben Überblick, sie kann jedoch nicht als. Basis für eine Schwachstellen-Analyse herangezogen werden, da sie viel zu allgemein ist.

Verfügt dieses Unternehmen nun aber über ein Instrumentarium, das, es ihm gestattet, die einzelnen Warengruppen oder Abteilungen genauer unter die Lupe zu nehmen, dann wird es feststellen, daß auch in den "guten" Abteilungen einige schwarze Schafe mitgeschleppt werden. Andererseits wird man vermutlich auch im insgesamt negativen Bereich positive Ergebnisträger lokalisieren können. Es wäre daher unter Umständen völlig falsch, Gegenmaßnahmen ausschließlich auf der Basis der Globalergebnisse einzuleiten und den vierten, insgesamt unbefriedigenden Bereich ganz aufzugeben. Ein gezieltes Einwirken auf die Schwachstellen in allen vier Abteilungen oder Warengruppen ist hier die weitaus erfolgversprechendere Strategie.

Theoretisch lassen sich Umsatz-Informationen auf verschiedenen Ebenen s ein und auswerten. Hier kann der klassische 5-Ebenen-Ansatz herangezogen werden:

- Unternehmen

- Abteilung

- Warengruppe

- Artikelgruppe

- Einzel-Artikel

Natürlich muß man in jedem konkreten Einzelfall klären, wie tief die Daten gegliedert sein müssen, damit daraus strategische Maßnahmen abgeleitet werden können. Allgemein gilt jedoch:

Je detaillierter die Angaben sind, desto gezielter können auch die Aktionen sein.

Je schneller alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen, desto kurzfristiger kann steuernd eingegriffen werden.

Beispiel 2:

Ein zweites Beispiel zeigt, daß "Kassendaten" auch als Basisinformationen in ein Mitarbeiter-Informationssystem einfließen können. Dabei läßt sich die Leistung der einzelnen Mitarbeiter über verschiedene Kennziffern bewerten. Denkbar sind zum Beispiel Angaben über:

- die Anzahl der bedienten Kunden,

- die Anzahl der verkauften Artikel,

- den dabei erzielten Umsatz, und zwar für unterschiedliche Zeiteinheiten (zum Beispiel Stunde, Tag, Woche, Verkaufsperiode).

Informationen dieser Art können viel zu einem bedarfsgerechten Mitarbeiter-Einsatz und einer optimalen Personal-Einsatzplanung beitragen. Sie geben des weiteren Aufschluß darüber, welche Mitarbeiter weiter geschult werden müssen, bei wem Förderungsmaßnahmen angebracht sind oder wer in welchem Umfang Prämien erhalten soll.

Beispiel 3:

Als letztes Beispiel für die gezielte Nutzung und Auswertung von Informationen, die an der Kassenstelle erfaßt werden, sei hier der Bereich der Kunden-Pflege angesprochen. Aufgrund der vom POS-System gesammelten Daten kann das Unternehmen für beliebige Verkaufsperioden unter anderem feststellen:

- wie viele Kunden in diesem Geschäft eingekauft haben,

- wie viele Artikel jeder Kunde im Durchschnitt gekauft hat,

- wie hoch der durchschnittliche Umsatz je Kunde ist.

Die Informationen fließen zum einen in eine mittel- bis langfristige Kundenfrequenz-Studie, die neben der Personalleistungs-Analyse eine wichtige Grundlage für die Personal-Einsatzplanung darstellt. Zum anderen geben derart fein strukturierte kundenbezogene Daten natürlich auch Hinweise auf notwendige Verbesserungen und Anpassungen, zum Beispiel bei der Sortimentsauswahl, der Preisgestaltung und bei der Werbung. Schließlich lauten die relevanten Fragen in diesem Bereich: Wie kann ich mehr Artikel wann zu welchem Preis und mit welchen Kosten an mehr Kunden verkaufen?

Fassen wir zusammen: Jede Information, die ein Unternehmen benötigt, beruht auf Daten, die zunächst irgendwann und irgendwo erfaßt werden müssen.

Aus Effizienzgründen gilt der Grundsatz, Daten nur einmal zu erfassen, und zwar dort, wo sie zum ersten Mal anfallen, um sie dann dort zu verarbeiten und zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden.

Daraus folgt: Alle verkaufsbezogenen Daten werden sinnvollerweise an der Kassenstelle erfaßt.

Es liegt allerdings auf der Hand, daß nicht alle Kassen für alle Arten und Methoden der Informationserfassung gleich gut geeignet sind. Die einzelnen Kassentypen und -kategorien unterscheiden sich dabei unabhängig vom Hersteller und Modell durch bestimmte Leistungsmerkmale, die eine Einordnung des Marktangebotes erleichtern und das Einsatzspektrum abgrenzen. Als Hauptkategorien von Kassentypen sind derzeit unter anderem zu nennen:

- ECRs

- Datenkassen

- frei programmierbare Terminals

- Verbundsysteme

- POS-Systeme

Bei den Unterscheidungsmerkmalen sind unter anderem hervorzuheben:

1. Speicherkapazität

2. Systemfähigkeit

3. externe Datenträger, Offline- beziehungsweise Online-Verbund

4. Programmierfähigkeit

5. Peripherie

6. Verbundfähigkeit

7. Technologie

Dazu einige Erläuterungen:

1. Die Speicherkapazität einer Kasse ist deshalb ein wichtiges

Unterscheidungskriterium, weil durch sie in entscheidendem Maße das Volumen und die Detailliertheit der zu erfassenden Daten mitbestimmt wird. Je größer die lokale Speicherkapazität der Kasse ist, desto größer sind die Möglichkeiten zur Erfassung und Auswertung sowohl quantitativer als auch qualitativer Informationen an der Kasse. Schließlich geht es nicht nur um die Erfassung monetärer Werte, sondern auch um Mengengerüste.

2. Systemfähigkeit einer Kasse bedeutet, daß sie mit einem übergeordneten System (zum Beispiel einem PC) verbunden oder zu einem Verbundsystem mit Haupt- und Nebenkasse zusammengeschlossen werden kann. Freistehende Kassen bieten solche Möglichkeiten dagegen nicht.

3 . Verfügt eine Kasse über externe Speichermedien (Datenträger wie Disketten oder Magnetband-Kassetten), auf denen alle oder ausgewählte Daten aufgezeichnet werden können, dann kann sie mittels Datenträgeraustausch offline mit einer EDV-Anlage "kommunizieren", um die gespeicherten Informationen dort auswerten zu lassen. Bei Online-Anschluß ist die Kasse dagegen direkt mit einem DV-System. (PC oder größerer Computer) verbunden.

4. Programmierfähigkeit einer Kasse bedeutet letztlich Anpassungsfähigkeit an unternehmensspezifische Anforderungen. Bestimmte Kassen werden aber - nicht zuletzt aus Kostengründen - vom Hersteller mit einem festen Leistungsspektrum ausgestattet, das vom Anwender nicht oder nur geringfügig modifiziert werden kann. In diesen Fällen ist der Benutzer mit seinen Informationswünschen direkt an die Leistungsmöglichkeiten der Kasse gebunden. Programmgesteuerte Systeme bieten dagegen eine weitaus größere Leistungspalette. Durch die Bereitstellung spezieller Programme können sie dem Informationsbedarf eines Unternehmens optimal angepaßt werden.

5. Die Anschlußmöglichkeit verschiedener Peripheriegeräte ist ein weiteres Kriterium. Denkbar sind unter anderem, Beleg- beziehungsweise Rechnungsdrucker, Lesegeräte, Scanner, Rückgeldgeber, Zusatz-Tastaturen, Ausweis-Leser und vieles mehr. Nicht jede Kasse bietet alle Möglichkeiten. Der konkrete Bedarf muß also die Auswahl bestimmen.

6. Unter Verbundfähigkeit von Kassensystemen versteht man die Möglichkeit, mehrere Einzelkassen zu Master-/Satellitensystemen zusammenzuschließen.

7. Natürlich liefert auch die in den Kassensystemen verwendete Technologie bestimmte Unterscheidungsmerkmale. Grundsätzlich kann man zwischen einer kompakten und einer modularen Bauweise differenzieren. Der Vorteil der Modularität (die einzelnen Komponenten wie Tastatur, Anzeige, Schublade, Drucker sind nur lose miteinander verbunden) besteht darin, daß solche Systeme wesentlich flexibler in die jeweilige Arbeitsumgebung integriert werden können und eine Bedienung nach ergonomischen Gesichtspunkten unterstützen. Diese äußerlich sichtbare "Technik" beeinflußt erfahrungsgemäß das Akzeptanzverhalten des Benutzers stärker als die technologische Auslegung der "Innereien". Diese wiederum spielen eine tragende Rolle, wenn es um das Leistungsspektrum die Zuverlässigkeit, die Reparaturanfälligkeit und den Wartungsaufwand geht.

Eine nähere Betrachtung der einzelnen Kassenarten macht deutlich, welche der genannten Kriterien bei welchem Kassensystem zum Tragen kommen.

ECR. Elektronische Registrierkassen - ECR steht für Electronic Cash Register - sind freistehende Kassen ohne Datenträger und - in der Regel - ohne Direktanschluß an eine DV-Anlage. Alle Registrierungen werden lokal gespeichert, vor Ort verdichtet und auch dort ausgegeben. ECRs haben immer einen Drucker für Bons, die der Kunde erhält, und den Journalstreifen, der als chronologischer Nachweis aller Registrierungen im Unternehmen verbleibt. ECRs haben einen festen Leistungsrahmen, der allerdings je nach Auslegung der Kasse stark variieren kann.

Eine PLU-Funktion (PLU steht für Price-look-up) gestattet es, Preise für einzelne Artikel (insgesamt 50) fest im Kassensystem zu speichern, wodurch gleichzeitig bei Abruf artikelgenaue Umsatzdaten ermittelt werden. Die gespeicherten Daten können zu Berichten verdichtet werden (Finanzbericht, Warengruppen- und PLU-Bericht, Verkäufer-Umsatz, Stunden-Aktivität), die für die Personal-Einsatzplanung, Kundenfrequenzstudien und Werbung herangezogen werden können. ECRs dieser Leistungsklasse eignen sich als:

- Abteilungskasse im Großunternehmen

- Selbstkassierer-Kasse für Verkäufer

- Ausgangskasse in SB-Betrieben

Die Datenkassen. Der wesentliche Unterschied zwischen Datenkassen und ECRs besteht darin, daß bei Datenkassen eine lokale Speicherung der Informationen auf Diskette oder Magnetband-Kassette unterstützt wird. Damit werden natürlich wesentlich detailliertere EDV-Auswertungen möglich. Datenkassen sind in der Regel verbund- und systemfähig und verfügen über größere interne Speicherkapazitäten als ECRs.

Kassenverbundsysteme. In der nächsthöheren Ausbaustufe lassen sich die Kassenverbundsysteme direkt an einen übergeordneten Rechner anschließen. Dies kann sowohl ein PC als auch ein größerer Mehrplatz-Computer sein.

In einem solchen System übernimmt der Rechner zwei wesentliche Aufgaben:

Er stellt ein umfassendes und übersichtliches Berichtswesen zur Verfügung. Ein spezielles Softwareprogramm steuert den Datenfluß zwischen Kassenverbundsystemen und Rechner, also auch die Übertragung vom Rechner an die Masterkassen. Somit kann die PLU-Pflege im Büro vorbereitet und zu einem definierten Zeitpunkt an die Hauptkassen übertragen werden. Solche Arbeiten lassen sich am Bildschirm sicher besser, einfacher und vor allem effizienter als an der Kasse selbst erledigen.

Des weiteren ist der Rechner für die Integration der Daten in das Warenwirtschaftssystem verantwortlich. Entweder erledigt er die eigentliche Verarbeitung zu warenwirtschaftlichen Auswertungen selbst, oder aber er dient als Übertragungsmedium zu einem übergeordneten DV-System, wobei natürlich einzelne Berechnungen und Auswertungen auch schon vor Ort erfolgen können.

Frei programmierbare Terminalsysteme. Eigentlich handelt es sich auch bei diesen Systemen um Datenkassen, deren Spektrum allerdings nicht durch einen vorgegebenen Leistungsrahmen eingeschränkt ist. Die Abläufe werden über ein Programm gesteuert und sind somit sehr einfach zu beeinflussen. Dadurch ist stets ein hohes Maß an Flexibilität im Einsatz der Systeme gewährleistet.

Die Software kann unternehmensspezifisch erstellt werden, sofern der Aufwand für ein solches Vorgehen gerechtfertigt scheint. In vielen Fällen ist es aber sicher wirtschaftlicher, auf bereits verfügbare Standardpakete zurückzugreifen. Hier können die Entwicklungskosten auf viele Anwender verteilt werden. Zudem sind viele Pakete in ihren Leistungsmerkmalen so flexibel ausgelegt, daß zusätzliche kundengerechte Anpassungen vorgenommen werden können.

Die programmierbaren Terminals bieten natürlich auch die Möglichkeit, die Daten lokal auf Diskette oder anderen Datenträgern zu speichern. Zudem lassen sie sich zu größeren Verbundsystemen sowie mit PCs und Minicomputern zusammenschließen. Lesegeräte für verschiedene Strichcodes oder OCR-Schrift sorgen für eine schnelle und fehlerfreie Datenerfassung. Haupteinsatzgebiete sind Fachgeschäfte, Kauf- und Warenhäuser.