LAHR (pi) - Der Verband der Ortskrankenkasse (VdO) Südwest (Lahr) war einer der ersten AOK-Verbände, der auf den papierenen Computerausdruck verzichtete und auf COM umstellte. Der verband im Schwarzwald übernimmt für die in Rheinland-Pfalz, Südbaden und Südwürttemberg-Hohenzollern angesiedelten 46 Ortskrankenkassen, bei denen rund vier Millionen Personen (zwei Millionen Mitglieder und zwei Millionen Familienangehörige) versichert sind, übergeordnete Aufgaben.
Zu den Aufgaben des Verbands gehören vor allem Vertragsabschlüsse mit Leistungserbringern wie Ärzten, Zahnärzten, Masseuren und Apotheken, Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern sowie Planung, Koordinierung und Durchführung der gesamten EDV-Organisation.
Die Bearbeitung der in den Mitglieds AOKs angefallen Daten erfolgt in verbandseigenen Rechenzentren in Lahr, Sigmaringen und Eisenberg/Pfalz. Jedes der Rechenzentren betreut mehr als eine halbe Million Mitglieder. Die dezentral in den AOKs über Terminals erfaßten Daten werden auf Datenträgern den Rechenzentren zugeleitet und in den Sachgebieten Mitgliederbestand, Beitragswesen, Finanzwesen, Lohn und Gehalt sowie in verschiedenen Statistiken weiterverarbeitet. Die Verbandsrechenzentren arbeiten bundeseinheitlich mit dem gleichen Softwarekonzept (IDVS/I und IDVS/II).
Das Volumen der in den VdO-Rechenzentren auszudruckenden Daten wächst ständig. "Wir waren uns im klaren, daß nur der Einsatz von Mikrofilmen wirklich eine Entlastung und eine höhere Wirtschaftlichkeit bringen kann. Die langen RZ-Durchlaufzeiten, die Unhandlichkeit der Listen sowie die erheblichen Transportprobleme waren nicht mehr vertretbar", meint EDV-Chef Roland Bertsche vom VdO in Lahr.
Nach sorgfältiger Prüfung entschloß sich der Verband, mit dem COM-System von NCR zu arbeiten. Beeinflußt wurde die Entscheidung von
- der flexiblen Softwaregestaltung, die eine schnelle Umstellung auf Mikrofilmorganisation erlaubte;
- dem Preis-/Leistungsverhältnis sowie
- der räumlichen Nähe von NCR-COM-Zentren und VdO-Rechenzentren.
Entschluß fiel ausnahmslos für COM
Obwohl es ihnen freigestellt war, sich des neuen Organisationsmittels Mikrofilm zu bedienen, hatten sich in ganz kurzer Zeit alle angeschlossenen Ortskrankenkassen entschlossen, mit Mikrofilm zu arbeiten.
Folgende aufbereitete Daten werden in den NCR-COM-Zentren auf Mikrofiche übertragen:
- der alphabetisch sortierte, aktuelle Mitgliederbestand, der einmal monatlich auf den neuesten Stand gebracht wird;
- der arbeitgeberbezogene Mitgliederbestand, der gleichfalls einmal im Monat aktualisiert wird.
Auf Mikrofiche aufgenommen werden außerdem:
- Das Beitragsbuch mit den Konten sämtlicher Beitragszahler. Die Daten jedes Monats, ebenso die in den Vormonaten aufgelaufenen, werden dabei neu verfilmt.
- Das Sachbuch für die Finanzbuchhaltung. Das Sachbuch wird monatlich geführt und abgeschlossen. Sämtliche Daten werden verfilmt. Alle in den Monaten vor dem laufenden Monatsabschluß getätigten Geschäftsvorgänge erscheinen ebenfalls auf dem Mikrofiche.
- Das Vertragspartnerverzeichnis mit Anschriften der Vertragspartner, Angaben des Kontokorrent und anderen Daten. Einmal monatlich werden die Informationen aktualisiert und auf Mikrofiches übertragen. Die Verfilmung der übermittelten Magnetbänder erfolgt innerhalb von 24 Stunden.
Weniger Kosten - wesentlich schneller
"Die Einführung des neuen Organisationsmittels hat beim VdO den erwarteten wirtschaftlichen Effekt mit sich gebracht", stellt Roland Bertsche fest. "Die bisherigen Erfahrungen zeigten, daß die Kosten der Mikroverfilmung im COM-Verfahren etwa 1/5 der Aufwendungen betragen, die beim herkömmlichen Computer-Ausdruck entstanden wären. Mit den traditionellen Listen wären wir bei unseren riesigen Datenmengen aber auch gar nicht in der Lage, unseren Ortskrankenkassen den heutigen Service zu bieten."
Die Umstellung beim VdO hat sich ausgezahlt:
- Die Papierflut wurde eingedämmt;
- die Durchlaufzeiten im Rechenzentrum wesentlich verkürzt (Verhältnis eins zu zehn);
- die übermittelten EDV-aufbereiteten Informationen sind bei schnellem Zugriff ohne größere Schwierigkeiten zu handhaben;
- der Versand erfolgt schneller und einfacher;
- die Fiches sind auf engstem Raum sicher archivierbar.
Datenschutz gesichert
Daten, die in den AOKs und in den Rechenzentren gespeichert werden, unterliegen den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes. Die strikte Einhaltung der Bestimmungen ist aufgrund des zwischen VdO und NCR geschlossenen Rahmenvertrages gewährleistet.
Für den Transport der Mikrofiches zwischen den COM-Zentren und den Rechenzentren werden spezielle, verschließbare Behälter eingesetzt. Das Originalmikrofiche bleibt in Lahr, die Duplikate gehen zur Benutzung an die einzelnen AOKs. Alte, nicht mehr benötigte Mikrofiches werden unter Aufsicht vernichtet.