Stellvertreter, Rechtevergabe, Postfächer

Urlaubsregelung - in Outlook mit Postfachberechtigungen arbeiten

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Urlaubszeit ist Reisezeit, da sollte man im Zweifel anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Postfach beziehungsweise auf Ordner gewähren oder Stellvertreter definieren: Microsoft Outlook 2010 und Exchange 2010 bieten im Zusammenspiel vielfältige Optionen in Sachen Berechtigungen. Wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten müssen, erläutert folgender Beitrag.

Berechtigungen für Postfächer können von den Anwendern selbst in Outlook 2010 konfiguriert werden. Dazu rufen Benutzer in Outlook das Kontextmenü ihres Postfachs auf. Durch Auswahl der Option Ordnerberechtigungen auf der Registerkarte Berechtigungen lassen sich zusätzliche Berechtigungen erteilen.

Freigabe: Hier konfigurieren Sie die Benutzerberechtigungen in Outlook 2010.
Freigabe: Hier konfigurieren Sie die Benutzerberechtigungen in Outlook 2010.

Damit Anwender über die Registerkarte Datei auf den Posteingang oder andere Ordner zugreifen können, reicht es auch aus, wenn Sie in den Eigenschaften für den Posteingang auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen. Die Rechte, die Sie über die Ordnerberechtigungen festlegen, ermöglichen es anderen Anwendern, Ihr Postfach dauerhaft in Outlook einzubinden, ohne bei jedem Zugriff über die Registerkarte Datei gehen zu müssen.

Wollen Sie anderen Anwendern Zugriff auf manuell nachträglich erstellte Ordner geben, müssen Sie zunächst die Rechte für das Postfach setzen und danach für die einzelnen Ordner, ebenfalls wieder über das Kontextmenü. Der Zielanwender kann dann Ihr Postfach anbinden und auf die freigegebenen Ordner zugreifen.

Benutzerberechtigungen in Outlook konfigurieren

Sämtliche Rechte, die Sie dem Benutzer Standard zuweisen, gelten für alle Anwender, die sich in der Exchange-Infrastruktur anmelden. Ändern Sie Rechte für den Benutzer Anonym, gelten diese für alle User im Netzwerk, auch für die User, die sich nicht authentifizieren.

Erlaubnis: Hier können Sie in Outlook Berechtigungen für andere Benutzer erteilen.
Erlaubnis: Hier können Sie in Outlook Berechtigungen für andere Benutzer erteilen.

Im ersten Schritt klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch den Benutzer aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach oder für einen Ordner erteilen möchten. Wollen Sie Berechtigungen erteilen, können Sie zunächst über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges.

Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Die Rechte haben dabei folgende Bedeutung:

Keine - Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwenden Sie diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn Sie für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen wollen. Sie können einzelne Benutzer oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese die Berechtigung auf den Ordner haben.

Besitzer - Diese Berechtigungsstufe ist die höchste Stufe, die Sie erteilen können. Benutzer mit diesem Recht haben vollständigen Zugriff auf das Postfach und dürfen auch Daten löschen.

Veröffentlichender Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Außerdem dürfen diese Benutzer auch Unterordner im Postfach erstellen und diese verwalten.

Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Diese User dürfen keine Unterordner im Postfach erstellen. Grundsätzlich handelt es sich um die gleichen Rechte wie Veröffentlichender Bearbeiter, allerdings ohne das Recht, Unterordner zu erstellen.

Veröffentlichender Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder vom Besitzer erstellt wurden. Die Nutzer dürfen Elemente im Postfach erstellen und Unterordner erstellen.

Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Benutzern oder vom Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner erstellen.

Nicht bearbeitender Autor - User mit diesem Recht dürfen alle Elemente im Postfach lesen und eigene Elemente löschen, aber keine anderen Elemente. Außerdem dürfen die Anwender selbst Elemente erstellen, aber keinerlei Änderungen mehr vornehmen.

Prüfer - Nutzer mit diesem Recht dürfen keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Postfachs zugreifen und diesen lesen.