Für jeden Benutzer die richtige Powerpoint-Variante
Eine Präsentation für den Außendienst, eine für die Presse und eine für die Product-Manager: Viele Anwender meistern diese Aufgabenstellung, indem sie eine bestehende Präsentation duplizieren und danach an die Zuhörerschaft anpassen. Dabei geht es viel einfacher: Stopfen Sie jede erdenkliche Information in eine einzige Präsentation. Das sorgt für eine homogene Gestaltung. Wenn sich Fakten ändern, müssen diese in nur einer Präsentation angepasst werden. Wählen Sie dazu Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentationen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie der Präsentation einen Namen. Greifen Sie nun per Hinzufügen zu den Folien, die Sie der Präsentation zuordnen möchten.
Auf diese Weise sieht jede Zielgruppe nur die Folien, die für ihre Augen bestimmt sind. Eine solche Präsentation wird nicht mit einem Klick auf die kleine Leinwand in der linken unteren Fensterecke gestartet, sondern über den Befehl Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentationen.
Das passende Bildmaterial
Verleihen Sie Ihren Präsentationen mehr Beachtung und mehr Kontinuität, indem Sie das richtige Bildmaterial verwenden – am besten in einem einheitlichen Stil. Wählen Sie dazu Einfügen/Grafik/ClipArt und geben Sie einen Suchbegriff ein. Klicken Sie anschließend auf das Einblendmenü Suchen in: und markieren Sie die "Websammlungen" sowie die Unterkategorie "Microsoft Office Online". Wenn Sie nun OK anklicken, erhalten Sie über das Internet eine Flut von ClipArts und Fotos zu allen möglichen Themen, und das erst noch gratis. Ein Klick auf eine Grafik reicht, um sie in PowerPoint zu übernehmen.
Dank dieser Vielfalt finden Sie fast immer, was Sie wollen. Doch wie sorgen Sie bei den ClipArts für einen durchgehenden Illustrationsstil? Dafür ist die Microsoft-Homepage zuständig. Klicken Sie in der vorhin geöffneten Aufgabenleiste auf den Link ClipArt auf Office Online oder surfen Sie per Browser zu http://office.microsoft.com/de-de/clipart. Suchen Sie eine Illustration, die Ihnen gefällt, und klicken Sie diese an. Die Vorschau wird vergrößert. Zudem sehen Sie eine Nummer, die den Stil kennzeichnet. Ein Klick auf diese findet alle Illustrationen im selben Stil. Jetzt müssen Sie bei einer Illustration nur noch auf das Symbol Kopieren drücken, um sie in die Zwischenablage zu übernehmen. Dazu benötigen Sie aber den Internet Explorer sowie ein ActiveXSteuerelement, das beim ersten Aufruf heruntergeladen wird.