Der weitaus größte Teil bedruckten Papiers in einem Unternehmen besteht aus formalisierten Schriftsätzen, vulgo: Formularen. Das können individualisierte Kundenangebote sein oder Rechnungen, Prospekte und Lieferscheine auf dem firmeneigenen Briefpapier und anderes mehr.

Solche gedruckten Kommunikationsmittel belasten den Gesamtumsatz von Unternehmen einer Studie von Ipsos zufolge pro Jahr mit einem Anteil von rund sechs Prozent. Eine von fünf Seiten - immerhin 20 Prozent - sei dabei gänzlich überflüssig mit Tinte oder Toner benetzt worden, so die Meinungsforscher.

Über diesen Missstand hinaus existieren in diesem Bereich reichlich Kostenfaktoren, die es unter dem Aspekt eines funktionierenden Output-Managements in den Griff zu kriegen gebe. Das fängt bei oft äußerst heterogenen Hardware-Umgebungen ("für jeden Brief einen Drucker") an und reicht über den meist dezentralen Einkauf von Papier und Verbrauchsmaterialien bis hin zur fehlenden Gesamtbetrachtung des Bereichs aus strategischer Sicht.

Für jeden einzelnen dieser Bereiche gibt es durch Studien untermauerte Einsparpotenziale. So können konsolidierte und optimierte Hardware-Umgebungen die Ausgaben in Einzelfällen um bis zu 40 Prozent senken, während umfangreiche Output-Management-Lösungen um die 20 Prozent weniger Kosten verursachen, wie die Marktforscher von Gartner ermittelt haben.