E-Mail-Management-Systeme

Unternehmen verkennen das Potenzial

Oliver Häußler arbeitet als freier Journalist und Moderator in der IT- und Telekommunikationsbranche. Seine journalistischen, wirtschaftlichen und technischen Erfahrungen sammelte der Kommunikationswissenschaftler während seiner über 20 Jahre langen Tätigkeit als Chefredakteur von renommierten Fachzeitschriften wie der Funkschau, FunkschauHandel, NetworkWorld und als Moderator von Kongressen, Webcasts und zahlreichen Podiumsdiskussionen.
Anzeige  Rund 65 Prozent der Firmen im deutschsprachigen Raum setzen kein E-Mail-Management-System ein. Ein Drittel betreibt zwar ein System, schöpft dessen Potenzial aber nicht aus.
Pentadoc-Vorstand Guido Schmitz: "Die wirklich interessanten Potenziale werden erst dann nutzbar, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt".
Pentadoc-Vorstand Guido Schmitz: "Die wirklich interessanten Potenziale werden erst dann nutzbar, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt".
Foto: Pentadoc AG

Zwei Drittel der Unternehmen arbeiten noch immer ohne E-Mail-Management-System, so das Ergebnis einer Befragung von 300 Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz durch die Unternehmensberatung Pentadoc AG in Kooperation mit dem Forschungs- und Beratungsinstitut BARC GmbH. Nur 35 Prozent der befragten Organisationen setzen ein System für E-Mail-Management ein. Und von diesem Drittel verwendet es die Mehrzahl lediglich zur E-Mail-Archivierung und verschenkt das in den Lösungen steckende Potenzial zur konsequenten Nutzung im Geschäftsprozess.

Mehr als "Informationen wiederfinden"

Von den Nichtnutzern gaben etwa 60 Prozent der Befragten an, dass sie die Einführung eines E-Mail-Management-Systems planen. Ihr vorderster Beweggrund liegt dabei im schnelleren Wiederfinden von Informationen sowie der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Offensichtlich haben nur etwa ein Drittel der Befragten verstanden, dass sich mit diesen Systemen weitere Vorteile verbinden lassen wie beispielsweise die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung.

Beweggründe für die Einführung eines E-Mail-Management-Systems: Das Wiederfinden von Informationen und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen stehen im Vordergrund. (Quelle: Pentadoc)
Beweggründe für die Einführung eines E-Mail-Management-Systems: Das Wiederfinden von Informationen und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen stehen im Vordergrund. (Quelle: Pentadoc)
Foto: Pentadoc AG

"Unternehmen lassen oft außer Acht, dass sich zusätzlich zu den Pflichtaufgaben eines fundierten E-Mail-Managements auch große Chancen ergeben, denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich Prozessverbesserungen vielversprechende Potenziale", sagt Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG. "Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potenziale werden von vielen Unternehmen verkannt", so Schmitz weiter. Die "wirklich interessanten Potenziale" erschließen sich ihm zufolge erst dann, "wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt." Das sei weniger eine technische Angelegenheit, sondern eine organisatorische Hürde, die es im Unternehmen zu überwinden gelte. Weitere Informationen zur Studie finden Sie hier.