Self Service richtig aufbauen

Unternehmen müssen ihre Analytics-Hausaufgaben machen

26.04.2016
Von Sascha Alexander
Werkzeuge für Business Intelligence, idealerweise per "Self Service", sollen Unternehmen helfen, mit Analysen aktueller Geschäftsinformationen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Doch in der Praxis tauchen noch viele Probleme auf, wie eine internationale Anwenderbefragung des Business Application Research Center (BARC) gezeigt hat.

Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, auf Analytics zu verzichten. Immer dynamischere Märkte und zahlreiche Risiken zwingen die Verantwortlichen, ihre Entscheidungen mehr denn je auf der Basis aktueller und qualitativ verlässlicher Geschäftsdaten zu treffen. Tun sie das nicht, drohen Fehlentscheidungen und in der Folge wirtschaftliche Nachteile. Viele Unternehmen haben daher in den vergangenen Jahren in Systeme für Business Intelligence (BI) investiert und entsprechende Teams und Abteilungen aufgebaut. Das Ziel: Geschäftsinformationen besser erfassen und analysieren.

Wichtige Datenquellen bleiben verschlossen

Soweit die Theorie. Zwar sind BI-Tools heute in der Regel leichter zu bedienen, skalieren besser und sind leistungsfähiger als in früheren Versionen. Doch diese Fortschritte auf Anbieterseite können nicht darüber hinwegtäuschen, dass auf Anwenderseite vielerorts noch eine BI-Strategie fehlt, Prozesse unzureichend organisiert sind oder schlichtweg die Firmenpolitik eine breitere Nutzung von Business Intelligence behindert.

Auch der Zugriff auf Daten bleibt meist beschränkt. Die zeigte kürzlich die Anwenderbefragung "Time is Money. Wie schnell erhalten Entscheider kritische Kennzahlen?" des Business Application Research Center (BARC) aus Würzburg. An der vom Anbieter Tableau gesponserten Untersuchung erklärten gerade einmal elf Prozent der 270 befragten Firmenvertreter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, tatsächlich auf alle neuen Datenquellen zugreifen zu können, die sie für ihre Analysen benötigen. Vor allem extern zugelieferte Daten (48 Prozent) gefolgt von Social-Media-Daten (35 Prozent), extern liegenden Daten (34 Prozent) und weitere in den Fachabteilungen erfasste Daten (32 Prozent) sind bei weitem nicht überall verfügbar.

Über die Hälfte der Unternehmensvertreter sieht daher großen Nachholbedarf - vor allem für drei Aspekte:

  • Informationsquellen können zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht schnell und einfach integriert werden (60 Prozent),

  • das Berichtswesen passt sich nicht schnell genug an die Änderungen des Marktes an (57 Prozent) und

  • die Möglichkeit, jederzeit individuelle Analysen vornehmen zu können, bleibt begrenzt (53 Prozent).

Die Ursachen für die vielerorts unbefriedigende Situation, Informationen passgenau bereitstellen zu können, sehen die Befragten in einer unklaren Anforderungsdefinition (47 Prozent), gefolgt von mangelnden Ressourcen im Fachbereich (38 Prozent), sowie einer Überlastung der IT (35 Prozent).

Whitepaper: Der Nutzen des Chief Data Officers

Der Chief Data Officer (CDO) wird immer öfter zu einer zentralen Führungkraft in Unternehmen auf der ganzen Welt. Der Grund ist die zunehmende Relevanz von Daten. Denn Daten sind überall und allgegenwärtig; sie untermauern jede Transaktion, jeden Betrieb und jegliche Interaktion innerhalb und außerhalb von Organisationen. Daten sind aber auf eine Infrastruktur angewiesen, sie müssen gespeichert, archiviert, analysiert und gesichert werden. Dafür braucht es den CDO. In dieser IBM-Studie wird die Rolle des CDO durchleuchtet und gezeigt, welche Vorteile Unternehmen konkret von ihm haben.

Nicht einmal jede zweite Entscheidung werde derzeit auf Basis von validen Daten gefällt (44 Prozent der Befragten), sondern beruht stattdessen auf dem Bauchgefühl der Nutzer (56 Prozent), lautet das ernüchternde Fazit der Studie. Das muss zwar nicht immer verkehrt sein, zeigt aber auch, dass viele Unternehmen heute noch weit entfernt sind von der Idee eines "datengetriebenen Unternehmens". Die oft bemühte Behauptung, man verstehe Information heute als ein "Asset", klingt so mehr wie ein bloßes Lippenbekenntnis.

Self-Service liegt im Trend

In dieser Situation verwundert es nicht, dass vor allem Fachanwender es zunehmend satt haben, darauf zu warten, dass ihnen die IT-Abteilung die gewünschten Reports oder Dashboards zeitnah erstellt beziehungsweise bei der Anbindung und Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Daten hilft. Das Zauberwort heißt daher seit einigen Jahren "Self-Service Business Intelligence" (SSBI) und findet sich mittlerweile in vielen Projektanforderungen von BI-Initiativen wieder. Gemeint ist damit, Nutzern mehr Möglichkeiten und Freiheiten an die Hand zu geben, sich selbständig Geschäftsinformationen beschaffen sowie diese aufbereiten und auswerten zu können.

Langwierige Prozesse, beginnend bei der Anforderungsdefinition, über die Kommunikation mit dem Berichtsersteller bis hin zur Abnahme - und das Ganze möglicherweise sogar mit mehreren Durchläufen - könnten sich dank "Self-Service" weitgehend vermeiden lassen, lautet das Versprechen. Befördert wird dieser Ansatz auch dadurch, dass in vielen Unternehmen das Management heute eine stärkere Verlagerung von Entscheidungen in die lokalen Organisationen und Teams fordert, um schneller auf Änderungen und Ereignisse in den täglichen Abläufen reagieren zu können.

Im Zuge des Self-Service-Trends ist neuerdings auch immer häufiger von "Self Service Data Integration" (SSDI) die Rede. Der Umfrage zufolge wird dieser Lösungsansatz derzeit von Anwendern am häufigsten für eine effektivere Nutzung von BI-Software nachgefragt, insbesondere dann, wenn man sich kürzere Bereitstellungszeiten erhofft (64 Prozent). Allerdings bleiben die Erfahrungen aus der Praxis derzeit noch hinter den Erwartungen zurück. So klagen in der BARC-Studie fast ein Viertel der Befragten darüber, dass die Bereitstellungszeiten trotz aller Bemühungen weiterhin inakzeptabel seien. Dies mag daran liegen, dass die benötigten Daten nicht rechtzeitig vorliegen oder die eigenen Skills nicht ausreichen, um in akzeptabler Zeit die benötigten Reports und Dashboards in der erwarteten Qualität selbst zu erzeugen. Das Thema Datendefinitionen und Datenqualität darf daher nicht vernachlässigt werden. Vor allem die Fachbereiche sind hier gefordert, denn Datenqualität ist kein originäres IT-Problem. Was nützt das schönste Dashboard - elegant im Self-Service-Verfahren erzeugt - wenn es mit den falschen Daten arbeitet?

SSBI muss Teil einer BI-Strategie sein

Außerdem müssen sich Fachbereiche und IT-Abteilungen bei der Einführung von Self-Service-BI darüber im Klaren sein, dass es wenig zielführend ist, einfach einen BI-Selbstbedienungsladen im Unternehmen zu eröffnen. So läuft man Gefahr, die gleichen Datenqualitätsprobleme zu erzeugen, die schon vom unkontrollierten Spreadsheet-Wildwuchs bekannt sind.

Eine BI-Strategie hat aus Sicht der BARC-Analysten verschiedene Facetten: Das reicht von der Technik über die fachlichen Anforderungen bis hin zur richtigen Organisation im Unternehmen.
Eine BI-Strategie hat aus Sicht der BARC-Analysten verschiedene Facetten: Das reicht von der Technik über die fachlichen Anforderungen bis hin zur richtigen Organisation im Unternehmen.
Foto: BARC

Daher lautet die klare Empfehlung der BARC-Analysten, das SSBI-Nutzungskonzept immer im Rahmen einer definierten BI-Strategie anzugehen, basierend auf werthaltigen Use Cases und einer einheitlichen BI-Governance. Dazu gehört auch, Mitarbeiter im Fachbereich für Self Service zu schulen und eine gemeinsame Organisationseinheit für BI schaffen, um so eine nachhaltige Verbesserung und den breiteren Einsatz von BI zu fördern. (ba)