Im aktuellen Wirbel um die Übernahmegerüchte des Cloud-Anbieters und SAP-Erzrivalen Salesforce durch Microsoft ging die Nachricht fast unter: Der eigentlich auf Enterprise- und CRM-Lösungen spezialisierte Player steigt mit "Salesforce for HR" in den Markt für Personal-Management-Software ein. Aber auch bereits davor tat sich einiges in dem Bereich HR-Lösungen. Anfang 2015 stieg Workday offiziell in den deutschen Markt ein, wenige Jahre zuvor gab es einen munteren Übernahmereigen unter den HR-IT-Anbietern: SAP schluckte Successfactors, Oracle Taleo und Haufe Umantis. Immer ging es für die Großen um den schnellen Schritt ins Cloud-Zeitalter. Auch vom "SAP Forum für Personalmanagement", dem Treffen der SAP/Successfactors-HR-IT-Community in Deutschland, ging im April 2015 eine klare Botschaft aus: In der HR-IT gehört die Zukunft der Cloud.

Dies war nicht immer so: Seit Jahrzehnten ist HR zumindest mit einem IT-Thema beschäftigt: der Lohnabrechnung. Dann kamen seit den neunziger Jahren eine Fülle von HR-IT Themen hinzu: angefangen vom Recruiting, über das Kompetenzmanagement bis hin zur Nachfolgeplanung. Und auch die Marktverhältnisse haben sich im Laufe der Zeit gewandelt. War SAP früher in Deutschland die unbestrittene Nummer 1, hat sich der Markt mit der Cloud extrem diversifiziert und bietet eine Vielzahl an Alternativen.

Den Vorteil hat dabei der Kunde: Wegen der intensivierten Wettbewerbssituation war es für Unternehmen noch nie so einfach wie heute, eine passende und ganzheitliche Lösung für die IT-Unterstützung von HR-Managementprozessen zu bekommen. Dank der Cloud sind zudem Kosten und Aufwände für den Ein- oder Umstieg deutlich geringer geworden.

Auf Marktveränderungen reagieren

Die aktuellen Marktveränderungen beschleunigen aber auch den Wandel der HR-IT Landschaften. Das ist aber nötig, denn wichtige Transformationsprozesse wie der Umbau zu Industrie 4.0 werden ohne begleitende Veränderungen in der HR-IT erschwert. Die USA sind da schon weiter, aber auch hier steht der Wandel vor der Tür. Unternehmen sollten daher die Gunst der Stunde nutzen und dabei drei Themen in den Blick nehmen:

Zusammenarbeit zwischen HR und IT verbessern

Um die neuen technischen Chancen auf dem Softwaremarkt zu ergreifen, Trends zu integrieren (zum Beispiel im Hinblick auf die veränderten Erwartungen von Software-Benutzern) und eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten zu erzielen, sollten HR und IT stärker als bislang Hand in Hand arbeiten. Eine 2014 in Auftrag gegebene "HR Cloud Software-Studie" zeigt, dass die beiden Abteilungen unterschiedliche Erwartungen an die Cloud haben. So schätzt die Personalabteilung zum Beispiel Implementierungsdauer und -aufwand optimistischer ein als die IT. Wenn diese unterschiedlichen Einschätzungen nicht im Dialog geklärt werden, sind Konflikte programmiert.

In größeren Unternehmen brauchen HR und IT jeweils einen starken Ansprechpartner in Gestalt eines HR-IT-Verantwortlichen. Beide Abteilungen sollten sich langfristig zu einer gezielten Zusammenarbeit verständigen und diese verstetigen - etwa durch ein halbjährliches Strategiegespräch, in dem jeweils neue Trends und unternehmensstrategische Anforderungen integriert werden. Am Anfang der Zusammenarbeit steht die gemeinsame Definition einer HR-IT-Strategie.

HR-IT-Strategie formulieren

Eine solche Strategie bildet einen abgestimmten Rahmen für beide Abteilungen, um den HR-strategischen Anforderungen gerecht zu werden. Das heißt, die HR-IT-Strategie ist aus der HR-Strategie abzuleiten, die sich wiederum an der Unternehmensstrategie orientiert. Die HR-IT-Strategie sollte dabei einen Zeithorizont von zwei bis fünf Jahren umfassen und sowohl aktuelle Anforderungen des Human Resources Managements als auch die IT-Rahmenbedingungen des Unternehmens abbilden.

In der Strategie legen HR und IT gemeinsam Ziele, Regeln, Themen und Budgets fest. Bevor die Strategie formuliert werden kann, müssen beide Abteilungen allerdings ihre Hausaufgaben machen. Dabei ist die IT zum Beispiel für die Marktintelligenz zuständig, liefert Transparenz über angebotene Systeme, deren Kosten, Potenziale sowie Stärken und Schwächen. Angesichts der aktuellen Veränderungen ist diese Aufgabe nicht trivial. Aufgabe der Personalabteilung wiederum ist es, kritisch die eigenen Systeme sowie Prozesse zu prüfen. Anschließend stellt sie sich die Frage, ob die HR-strategischen Ziele in den kommenden Jahren auf dieser Grundlage erreicht werden können und legt Anforderungen fest.

Personalprozesse überprüfen und standardisieren

Diese Arbeit ist maßgeblich für die Wirksamkeit von HR-IT-Landschaften. Erst kommt der Prozess, dann die Software. Die Aktualisierung der HR-IT-Landschaft fängt nicht mit dem Einkauf von ein "bisschen Cloud" an. Der Kauf bildet vielmehr den Schlusspunkt in einer längeren Analyse. Die Anpassung der HR-Prozesse ist eine der größten Herausforderungen, aber auch eine der größten Chancen, um sich an Best Practices-Prozessen zu orientieren und die optimale Balance aus Individualität und Standardisierung zu finden. Unternehmen sollten im Kontext der Cloud ihre Prozesse überprüfen und sie mit dem Blick aufs Ganze optimieren. Erst dann können sie auf dieser Grundlage eine fundierte Auswahl zu einer Softwarelösung treffen.

Unternehmen sollten dabei neue Insellösungen vermeiden und eine ganzheitliche HR-Datensicht schaffen. Besonderes Augenmerk verdient eine konsistente Stammdatendefinition. Denn oft liegt bei den Personalstammdaten einiges im Argen. Das Thema versprüht auf den ersten Blick wenig Charme, besitzt aber eine enorme Hebelkraft. Gegebenenfalls ist zu prüfen, ob es nicht Vorteile bringt, auch die Stammdaten in die Cloud zu bringen. (mb)