E-Mail-Archivierung ist mehr als gesetzliche Pflicht

Unternehmen lassen wertvolles Wissen meist einfach liegen

Thomas Pelkmann ist freier Journalist in Köln.
Die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail-Korrespondenz ist für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Die systematische Ablage der elektronischen Post ist aber auch dem nachhaltigen Geschäftserfolg förderlich.

Kein Dienst des Internet erfreut sich so großer Beliebtheit wie die E-Mail, auch das World Wide Web nicht. Waren es im Jahr 1999 noch lediglich 2,2 Milliarden Nachrichten pro Tag weltweit, wurden 2006 täglich bereits über 22 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Bis 2011 erwartet die International Data Corporation (IDC) einen Anstieg auf täglich 27 Milliarden Nachrichten.

Der durchschnittliche Benutzer, glaubt man einer Erhebung der Radicati Group, empfängt und sendet pro Tag mittlerweile rund 130 geschäftliche E-Mails. Und der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat herausgefunden, dass allein in Deutschland zwischen einem Drittel und drei Viertel aller geschäftskritischen Informationen per E-Mail versandt werden.

Dies bestätigt auch eine aktuelle Umfrage der Management- und Technologieberatung Bearingpoint unter 200 deutschen Firmenvertretern. Rund 87 Prozent der Befragten erhalten heute Kundenanfragen und 82 Prozent geschäftliche Angebote per E-Mail. Auch Bestellungen (60 Prozent), Rechnungen (43 Prozent) und Verträge (43 Prozent) nehmen zum größten oder wenigstens nennenswerten Teil den Weg über das Internet.

Längst haben sich E-Mails also im Geschäftsverkehr einen festen Platz erobert. So fest, dass es längst gesetzliche Rahmenbedingungen gibt, die den Umgang mit E-Mails, ihre Rechtsverbindlichkeit für geschäftliche Vorgänge sowie ihre Aufbewahrungspflichten regeln. Weltweit, so der E-Mail und Websicherheitsspezialist Barracuda Networks, existieren mehr als 10.000 verschiedene Vorschriften für die Art der Speicherung und den Aufbewahrungszeitraum für geschäftliche E-Mails.

In Deutschland kommen Geschäftsleute glücklicherweise mit weniger aus: Sie müssen sich an die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Pru¨fbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), sowie an die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB)halten. International und zum Teil damit auch für Deutschland gültig sind der US-amerikanische Sarbanes-Oxley Act (SOX), die Basel-II-Richtlinien und der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA).