Vergleichbare Kostenreports erstellen
Die dritte, und meist auch schwierigste Herausforderung zur Messung der Einsparungen durch UC liegt darin, einen brauchbaren Vergleich mit bestehenden nicht-UC-bezogenen Kostenreports zu generieren. Obwohl die herkömmlichen bestehenden Kostenberichte, zum Beispiel die Reisekosten, in verschiedenen Datenquellen innerhalb der Organisation verfügbar sind, sind diese doch meistens für einen bestimmten Geschäftsbereich (Benutzer oder Fachbereich) hartkodiert. Diese sind dann nur zusammenfassend für einen bestimmten Zeitraum verfügbar etwa pro Quartal oder für das letzte Jahr.
Ein Vergleich dieser Kosten erfordert dann, dass unsere entsprechenden Lync-Kostenberichte auf dem selben Zeitraum zum Beispiel "1 Jahr" und demselben Fachbereich zum Beispiel "Vertrieb" basieren sowie auf einem Lync-Feature, das mit einem Feature in dem bestehenden nicht UC-bezogenen Report vergleichbar ist ("Lync Web Conferencing versus "Flugkosten und Unterbringung").
Die Kosteneinsparungen, die vom Benutzerverhalten abhängen, wie reduzierte Nutzung von E-Mail, sind schwieriger zu beziffern. Hier liefert auch eine Schätzung wiederum wertvolle Erkenntnisse. Viele Unternehmen haben Reporting-Tools für jede Kollaborationsplattform. Eine einfache Trendabbildung sowie ein Vergleich der Nutzung vor und nach der Einführung von UC-Features liefern einen guten Maßstab für die Messung von Kosteneinsparungen in diesem Bereich.
Fazit
Die Bewertung der Kosteneinsparungen durch eine Unified Communications-Lösung wie Microsoft Lync ist in der Regel ein schwieriges Unterfangen. Ein Vergleich von Äpfeln mit Äpfeln gestaltet sich angesichts der Vielfalt bestehender nicht UC-bezogener Kosten und dem Fehlen bestehender Nutzungskosten für Microsoft Lync schwierig.
Dabei ist die Messung der bestehenden UC-Nutzung und die Zuordnung von entsprechenden Kosten, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, Voraussetzung für eine Bewertung. Der Zugriff und der Vergleich auf die entsprechenden Gesamtkosten mit denselben Parametern wie für die bestehenden nicht UC-bezogenen Kosten ist ein weiterer Schritt hin zum Verständnis, ob die ausgewählten UC-Lösung die Erwartungen erfüllt und den gewünschten Kostenvorteile bringt. (TecChannel/mb)