Kostenbetrachtung

Unified Communications mit Microsoft Lync: Vor- und Nachteile

Curtis Johnstone ist Unified Communication (UC) Produktarchitekt bei Dell Software und Microsoft Lync MVP.
Die Bewertung der Vor- und Nachteile einer Unified-Communications-Lösung wie Microsoft Lync ist ein komplexes Unterfangen. Die Software wirft ein Kollaboration- und ein Kommunikations-Service in die Waagschale. Demgegenüber stehen hohe Reisekosten in einem Unternehmen.
Foto: Microsoft

Organisationen realisieren die versprochenen Vorteile besserer Kollaboration und effizienterer Kommunikation aus ihrer Unified-Communications-Lösung (UC), und somit rücken die Kostenvorteile in den Mittelpunkt. UC-Lösungen wie Microsoft Lync kommen zum Einsatz, um Reisekosten zu reduzieren, Kosten für bestehende Telefonie- und Web Conference-Lösungen zu senken, und sogar die Kosten für physische Räumlichkeiten zu senken, da die Remote-Mitarbeiter Bürger erster Klasse sind und effektiv von überall aus arbeiten können.

Eine kürzlich von Dimensional Research in Auftrag gegebene Studie zum Einsatz von Lync und der entsprechenden Herausforderungen bestätigt, dass von den Organisationen, die Microsoft Lync im Einsatz haben:

  • 80 Prozent hoffen, ihre Reisebudgets zu senken

  • 76 Prozent hoffen, die Kosten für Telefonie und Web Conferencing-Tools zu senken

  • 66 Prozent hoffen, die Kosten für Meetingräume zu senken

  • 55 Prozent hoffen, sie Ausgaben für die herkömmliche Telefonie zu senken (zum Beispiel Telefone am Schreibtisch)

  • 36 Prozent hoffen, die Kosten für E-Mail zu reduzieren

Trotz dieser Absichten zeigte die Studie aber auch, dass mehr als die Hälfte der Organisationen nicht wussten, ob sie die angestrebten Ergebnisse erfolgreich erzielt hatten!

Die tatsächlichen Einsparungen einer UC-Lösung zu benennen, ist schwierig. Die Forschungsstudie bestätigte, dass nahezu 70 Prozent der Unternehmen, die Lync nutzen, Schwierigkeiten haben, ihre Einsparungen zu beziffern.

Die größte Herausforderung bei der Bestimmung der Einsparungen mit UC liegt darin, vergleichbare Kostenmetriken für bestehende, nicht UC-bezogene Kosten, zum Beispiel Telefonie, Reisen und Meeting-Räumlichkeiten aufzustellen. Dies gestaltet sich aus folgenden Gründen schwierig:

  • Bestehende, nicht UC-bezogene Kosten werden üblicherweise mit anderen Kosten zusammengelegt und sind nicht genügend differenziert, um sie in einem Kostenvergleich heranzuziehen. So werden zum Beispiel die kosten für Meetingräume in die allgemeinen Gebäudekosten gesteckt, und nicht pro Mitarbeiter oder pro Abteilung aufgeführt, um einen Vergleich mit den entsprechenden Nutzungskosten für Lync-Konferenzen zu erstellen.

  • Bestehende, nicht UC-bezogene Kosten stehen üblicherweise nur für einen zuvor festgelegten Geschäftsbereich und einen bestimmten Zeitrahmen zur Verfügung (zum Beispiel "Reisekosten Vertrieb im 1. Quartal").

  • Viele bestehende, nicht UC-bezogene Kosten werden vom Verhalten der Mitarbeiter getrieben, und die Quantifizierung einer Verhaltensänderung ist keine exakte Wissenschaft. So erfordert beispielsweise die Bewertung der Einsparungen bei einer E-Mail-Plattform Einsicht in die Nutzung und die Kosten der entsprechenden E-Mail-Plattform.

Trotz dieser Herausforderungen ist es möglich, ein Verständnis über die Kosteneinsparungen zu erlangen - zumindest annähernd - was wiederum sehr wertvoll ist, um den Wettbewerbsvorteil zu verstehen, die eine UC-Lösung einem Unternehmen bringt.

Dieser Artikel diskutiert einen groben 3-stufigen Ansatz, um zu messen, wie viel Geld eine UC-Lösung Ihrer Organisation spart. Der Fokus liegt dabei auf dem Vergleich laufender Nutzungskosten anstelle anfänglicher Kapitaleinsatzkosten. Die Kapitalkosten für den Einsatz einer UC-Lösung müssen zwar auch berücksichtigt werden, sind aber meistens vom Budget bestimmt und sind aus der Perspektive der Kostenersparnis über die Lebensdauer einer UC-Lösung weniger von Bedeutung.