Organisationen realisieren die versprochenen Vorteile besserer Kollaboration und effizienterer Kommunikation aus ihrer Unified-Communications-Lösung (UC), und somit rücken die Kostenvorteile in den Mittelpunkt. UC-Lösungen wie Microsoft Lync kommen zum Einsatz, um Reisekosten zu reduzieren, Kosten für bestehende Telefonie- und Web Conference-Lösungen zu senken, und sogar die Kosten für physische Räumlichkeiten zu senken, da die Remote-Mitarbeiter Bürger erster Klasse sind und effektiv von überall aus arbeiten können.
- Microsoft Lync 2013
Lync Standardansicht: Kontaktliste und Kommunikationsmöglichkeiten. - Microsoft Lync 2013
Tabbed IM (Unterhaltungen in Registerkarten) - Microsoft Lync 2013
Video/Web-Conference mit mehreren Teilnehmern (Links: Alle Teilnehmer, oben: "Standing row" (Alle aktiven Sprecher), Mitte: Application Sharing von Powerpoint zum gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument. - Microsoft Lync 2013
Lync gibt "intelligente" Bedienungshinweise. - Microsoft Lync 2013
Anmeldung an der Lync Web App (LWA) im Browser zur Anmeldung an einer Konferenz. - Microsoft Lync 2013
Teilnahme an einer Videokonferenz über den Browser. - Microsoft Lync 2013
Teilnahme an einer Videokonferenz über die Lync Windows 8 App. - Microsoft Lync 2013
Teilnahme an einer Videokonferenz über die Lync Web App unter Mac OS X. - Microsoft Lync 2013
Startansicht der Lync Windows 8 App (MX Client).
Eine kürzlich von Dimensional Research in Auftrag gegebene Studie zum Einsatz von Lync und der entsprechenden Herausforderungen bestätigt, dass von den Organisationen, die Microsoft Lync im Einsatz haben:
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80 Prozent hoffen, ihre Reisebudgets zu senken
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76 Prozent hoffen, die Kosten für Telefonie und Web Conferencing-Tools zu senken
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66 Prozent hoffen, die Kosten für Meetingräume zu senken
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55 Prozent hoffen, sie Ausgaben für die herkömmliche Telefonie zu senken (zum Beispiel Telefone am Schreibtisch)
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36 Prozent hoffen, die Kosten für E-Mail zu reduzieren
Trotz dieser Absichten zeigte die Studie aber auch, dass mehr als die Hälfte der Organisationen nicht wussten, ob sie die angestrebten Ergebnisse erfolgreich erzielt hatten!
Die tatsächlichen Einsparungen einer UC-Lösung zu benennen, ist schwierig. Die Forschungsstudie bestätigte, dass nahezu 70 Prozent der Unternehmen, die Lync nutzen, Schwierigkeiten haben, ihre Einsparungen zu beziffern.
- Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln. - Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. - Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. - Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig. - Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor. - Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich. - Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting. - Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe. - Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant. - Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. - Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll. - Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt. - Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen. - Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken. - Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen
Die größte Herausforderung bei der Bestimmung der Einsparungen mit UC liegt darin, vergleichbare Kostenmetriken für bestehende, nicht UC-bezogene Kosten, zum Beispiel Telefonie, Reisen und Meeting-Räumlichkeiten aufzustellen. Dies gestaltet sich aus folgenden Gründen schwierig:
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Bestehende, nicht UC-bezogene Kosten werden üblicherweise mit anderen Kosten zusammengelegt und sind nicht genügend differenziert, um sie in einem Kostenvergleich heranzuziehen. So werden zum Beispiel die kosten für Meetingräume in die allgemeinen Gebäudekosten gesteckt, und nicht pro Mitarbeiter oder pro Abteilung aufgeführt, um einen Vergleich mit den entsprechenden Nutzungskosten für Lync-Konferenzen zu erstellen.
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Bestehende, nicht UC-bezogene Kosten stehen üblicherweise nur für einen zuvor festgelegten Geschäftsbereich und einen bestimmten Zeitrahmen zur Verfügung (zum Beispiel "Reisekosten Vertrieb im 1. Quartal").
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Viele bestehende, nicht UC-bezogene Kosten werden vom Verhalten der Mitarbeiter getrieben, und die Quantifizierung einer Verhaltensänderung ist keine exakte Wissenschaft. So erfordert beispielsweise die Bewertung der Einsparungen bei einer E-Mail-Plattform Einsicht in die Nutzung und die Kosten der entsprechenden E-Mail-Plattform.
Trotz dieser Herausforderungen ist es möglich, ein Verständnis über die Kosteneinsparungen zu erlangen - zumindest annähernd - was wiederum sehr wertvoll ist, um den Wettbewerbsvorteil zu verstehen, die eine UC-Lösung einem Unternehmen bringt.
Dieser Artikel diskutiert einen groben 3-stufigen Ansatz, um zu messen, wie viel Geld eine UC-Lösung Ihrer Organisation spart. Der Fokus liegt dabei auf dem Vergleich laufender Nutzungskosten anstelle anfänglicher Kapitaleinsatzkosten. Die Kapitalkosten für den Einsatz einer UC-Lösung müssen zwar auch berücksichtigt werden, sind aber meistens vom Budget bestimmt und sind aus der Perspektive der Kostenersparnis über die Lebensdauer einer UC-Lösung weniger von Bedeutung.