Ein typischer Fall im Management, wie Claudia Hovermann von der Akademie für Sekretariat und Büro-Management weiß. "Der Trend geht zur geteilten Sekretärin", so die Trainerin. Eine Dame für 15 bis 20 Mitarbeiter sei keine Seltenheit. Im Extremfall seien sogar 50 bis 60 Leute zu betreuen. Da müssen die Zuständigkeiten geregelt sein. "Sonst weiß kein Mitarbeiter, was er machen muss und was die Sekretärin übernimmt", warnt Hovermann.
Das Sekretariat ist keine zweite Teeküche!
Sie weist auf wichtige Verhaltensregeln hin. Regel Nummer eins: "Das Sekretariat ist keine zweite Teeküche!" Die Störzeiten dort sollten dringend beschränkt werden. "Statt mit jeder Anfrage in der Tür zu stehen, ist es oft besser, eine Mail zu schicken." Zudem sollte auch klar sein, zu welchen Zeiten man sich Büromaterial abholt. Außerdem hilft es, die Bürotechnik wie Fax oder Drucker in den Flur auszulagern. Und für Kollegen, die im Sekretariat ihre Briefe aus dem Postkorb fischen wollen, hat Hovermann einen klaren Ratschlag parat: "Post abholen, Klappe halten, gehen. Jedes Gespräch lenkt die Sekretärin von der Arbeit ab."
Ob für sich allein oder geteilt: So ganz ohne Sekretärin geht es meist nicht. Damit hat auch Niels Behrendt so seine Erfahrungen gemacht. Der Geschäftsführer der b.it Dienstleistungen in Cremlingen-Weddel bei Braunschweig betraute einst Praktikantinnen mit der Sekretariatsarbeit. Vergebens. "Es geht nicht allein darum, die Arbeiten zu erledigen. Wir als reiner Männerverein brauchen jemanden, der den Laden wie eine Klammer zusammenhält", sagt der Firmenchef. Und: "Ohne Sekretärin bleibt einfach viel zu viel liegen." Abrechnungen etwa. Oder die Zeiterfassung. Oder die Terminverwaltung: "Darum kümmert sich jetzt mein Programmierer, wofür er überhaupt nicht der Typ ist." Behrendt ist überzeugt: "Eine gute Sekretärin ist wie ein Volltreffer im Lotto."
Knigge für Multitasking-Manager
Diesen Jackpot knacken derzeit jedoch immer weniger Manager. Dennoch gibt es auch für sie Hilfe. Sekretariatsservices wie ebuero, Topbuero oder FastTalk bieten Büroleistungen wie Telefondienst, Diktatservice oder Postannahme an. Zusätzlich macht auch Office-Software von Freeware bis zu Microsoft oder Lexware das Leben ohne Sekretärin leichter.
Wer dennoch die Sache selbst in die Hand nehmen will, sollte den Knigge für Multitasking-Manager kennen. "Es bringt nichts, auf dem hohen Ross zu sitzen und die Arbeit einer Sekretärin als unterqualifiziert abzutun", warnt Fachbuchautorin Matejcek. "Manager tun sich selbst einen Gefallen, wenn sie bei der Erledigung von Sekretariatsaufgaben nicht das Gefühl haben, die lägen unter ihrer Würde." Schließlich kann man sich nicht früh genug an die neue Zusatzarbeit gewöhnen. Zwar werden Manager auf Geschäftsleiterebene auch künftig Sekretärinnen beschäftigen dürfen, schätzt Expertin Hovermann. "Aber auf den unteren Ebenen entwickelt sich eine Sekretärin zunehmend zum Statussymbol", so Hovermann. "Wer es sich leisten kann, hat keinen Blackberry, sondern eine Sekretärin."
- Es gab einmal ...
... Zeiten, in denen jeder Chef eine oder gar mehrere Sekretärinnen hatte, die ihm jeden Wunsch von den Lippen ablasen. - Selbst ist der Chef ...
... heißt es heute immer öfters. Für das Fachblatt "Gabriele - Die perfekte Sekretärin" war die Vorstellung vom Chef an der Schreibmaschine 1956 freilich nur ein Witz und undenkbar. - Vor 50 Jahren war der Chef der unangefochtene Herrscher ...
... Heute haben manche Führungskräfte ihre Not, sich selbst, ihre Termine und den "ganzen Schreibskrams" selbst zu organisieren. - Die perfekte Sekretärin war früher schon flexibel ...
... heute müssen das auch viele Chefs sein, wenn sie Führungs- und Assistenzaufgaben unter einen Hut bringen müssen. - Zwei Sekretärinnen ...
... hatte früher oft ein Chef. Heute gibt es IT-Firmen, in denen sich 160 Mitarbeiter zwei Assistentinnen teilen müssen. - Tippex und Durchschlagpapier ...
... waren in den 70er Jahren unersetzliche Begleiter im Büro. Heute versuchen Firmen Sekretariate durch Office-Software zu ersetzen, was nicht immer klappt. - Eine perfekte Sekretärin ...
... wird ein IT-Manager nie. Er sollte sich auch nicht unter Druck setzen, immer erreichbar zu sein, sondern ... - ... immer ein anderes Teammitglied festlegen, ...
... das auch nach Feierabend erreichbar ist.