Termine koordinieren, Geschäftsreisen buchen, Präsentationen zusammenstellen: Das alles fällt in den Aufgabenbereich von Henning Wolf. Der 39-Jährige arbeitet nicht im Sekretariat. Wolf ist Geschäftsführer der it-agile GmbH in Hamburg. Die Sekretariatsarbeiten gehören dennoch zu seiner Tätigkeit. Denn in der gesamten Firma stehen gerade einmal zwei Sekretärinnen für 160 Mitarbeiter zur Verfügung. "Das reicht", sagt der Diplominformatiker. "Ich habe immer ohne Sekretärin gearbeitet. Und es fehlt mir auch keine."

Selbst ist der Mann. So wie Henning Wolf müssen immer mehr IT-Manager ohne rechte Hand auskommen. Lean Management, Umstrukturierungen und Hierarchieabbau haben auch vor den Vorzimmern nicht haltgemacht. In Großunternehmen sind die Stellen der Kolleginnen gestrichen oder stark verringert worden, Mittelständler verzichten auf die traditionelle Assistenz. Rund 169.000 Bürofachkräfte waren im Oktober 2009 arbeitslos gemeldet - sechs Prozent mehr als im Vorjahr.

Die leeren Sekretariate der IT-Firmen haben weitreichende Folgen. Neben ihrer fachlichen Arbeit müssen Computerexperten viel Organisations- und Schreibkram selbst erledigen: Termine managen, Veranstaltungen organisieren, Meeting-Räume buchen, Reisekosten abrechnen, Besucher empfangen, Rechnungsanweisungen schreiben. IT-Kräfte im Multitasking-Fieber.

"Viele Manager merken erst, was sie an ihrer Sekretärin hatten, wenn sie weg ist", sagt Fachbuchautorin Karina Matejcek ("Überleben ohne Sekretärin"). "Dann müssen sie sich eingestehen, dass sie vom Office-Management häufig weniger wissen, als sie dachten."

Trend zur geteilten Sekretärin

Tim Marbach ist einer von ihnen. Als Mitgründer und Ko-Geschäftsführer der Juno Internet GmbH mit der Website kaufDA.de verzichtete er anfangs ganz auf ein Sekretariat. Die Folge: "An manchen Tagen haben drei Leute unabhängig voneinander einen Brief zur Post gebracht. Oder wir hatten durch Doppelbestellungen plötzlich 50.000 Blatt Druckerpapier", erinnert sich der Unternehmensgründer.

Heute setzt Juno Internet mit 22 Mitarbeitern auf eine "Arbeitsteilung zwischen elektronischer Assistenz durch SaaS-Lösungen und einer Assistentin aus Fleisch und Blut". Alles, was geht, erledigen die Mitarbeiter elektronisch: File Sharing, Geschäftsreisen buchen, Besprechungszimmer reservieren, Termine koordinieren, Wissens- sowie Kundenbeziehungs-Management. Den Rest übernimmt die Kollegin.

Für viele IT-Führungskräfte ist das Do-it-yourself-Prinzip in Sachen Organisation kein Problem. Uwe Toedter von IBM ist einer von ihnen. Der für den Mittelstandsvertrieb verantwortliche Direktor der Softwaresparte schwört auf Multitasking. Wenn in Fachtelefonaten plötzlich Fragen auftreten, braucht er keine Sekretärin, die die Antwort recherchiert. Stattdessen gibt er die Frage per Instant Messaging direkt an Fachkollegen weiter und bekommt oft noch während des Telefonats Klarheit. "So gewinnt man wertvolle Arbeitszeit", ist Toedter überzeugt. Der 42-Jährige weiß, wovon er spricht. Früher hatte er eine eigene Sekretärin im Vorzimmer. Heute erledigt er vieles selber - aber nicht alles. Mit zwei anderen Führungskräften teilt er sich eine Assistentin.