Projektlaufzeit und Budget im Plan

Die Entscheidung fiel deshalb auf zwei separate Systeme: Ein Lagerverwaltungssystem für die Lager- und Logistik-Prozesse und ein leistungsstarkes ERP-System für Auftragsverarbeitung, Controlling und Abrechnung. Weiteres essentielles Auswahlkriterium war die Mandantenfähigkeit der ERP-Lösung. Denn jeder Web-Shop benötigt eine eigene Konfiguration, je nach den unterschiedlichen Versand- und Retouren-Bedingungen oder differierenden Vertragsausgestaltungen. "Bei einer solchen Konstellation ist die Schnittstelle zwischen den Systemen ausschlaggebend. Die Gesamtlösung steht und fällt mit der reibungslosen Funktion dieser Schnittstelle", erklärt Illius.

Dass die Wahl schließlich auf das ERP-System X3 von Sage fiel, hatte mehrere Gründe. Neben den reinen Leistungsdaten wie Mandantenfähigkeit, Funktionsumfang, die Einsetzbarkeit an mehreren Unternehmensstandorten, die internationale Ausrichtung sowie die Anpassbarkeit und Schnittstellen-Integration war es auch der Auftritt des Sage-Partners Datatronic aus Flörsheim-Dalsheim, der den Erdt-Manager überzeugte. "Das Team von Sage und Datatronic bot nicht nur eine Software an, sondern eine Lösung". Dabei beeindruckte ihn vor allem die Kombination aus lokaler Unterstützung und die Hilfestellung durch Sage-Software: "Mit Datatronic als mittelständisches Systemhaus hatten wir von Anfang an einen Support- und Installationspartner auf Augenhöhe vor Ort - und hatten gleichzeitig engen Kontakt zu Sage-Entwicklungsabteilung, so dass wir uns sicher sein konnten, alle eventuellen Probleme in den Griff zu bekommen."

Ein weiteres Argument für Sage ERP X3 war die integrierte Entwicklungsplattform, mit der sich schnell und relativ leicht Ergänzungen des Programms vornehmen lassen. Damit kann er den Wünschen seiner Kunden nach individuellen Dienstleistungen rund um ihren WebShop noch weiter entgegenkommen. Illius: "Mit Hilfe der Entwicklungsplattform von Sage können wir heute unabhängig agieren und müssen unsere Kunden bei speziellen Wünschen nicht auf unseren IT-Partner vertrösten."

Die Implementierung der neuen Software hat er nach rund 11-monatiger Projektlaufzeit im geplanten Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen - eher die Ausnahme bei ERP-Projekten (siehe Diagramm). Natürlich hat Illius vorher die Kosten kalkuliert - eine klassische RoI-Rechnung hat er aber nicht vorgenommen: "Es ging ja nicht darum, ein Altsystem gegen ein neues auszutauschen, sondern eine verlässliche IT-Lösung für die Zukunft zu implementieren. Mit dem neuen System haben wir die Basis für unser geplantes Wachstum gelegt und sind für alle zukünftigen Anforderungen gerüstet."

Unterdessen sind alle Web-Shops in die neue Lösung integriert. mehrmals täglich fließen jetzt die Bestellungen über eine Schnittstelle von den Webshops in das ERP-System und werden automatisch als Auftrag angelegt. Ein Vergleich mit den Bestandszahlen des jeweiligen Produkts im ERP-System stellt seine Verfügbarkeit fest; bei positivem Prüfergebnis werden dem Auftrag die bestellten Produkte zugeteilt. Anschließend wird der Auftrag an das Lagerführungssystem übermittelt, das bei den dortigen Mitarbeitern den Kommissionierungsprozess anstößt: Ware einsammeln, verpacken, in den Versand geben.

Jeden Schritt meldet das LFS an das ERP-System zurück. So weiß der Verantwortliche für den Auftrag zu jedem Zeitpunkt, in welchem Status sich eine Bestellung befindet. Er kennt auch den Moment, in dem der Logistik-Dienstleister das Paket erhält und die Tracking-Nummer an das LFS-, respektive ERP-System zurückmeldet. "Dann weiß Erdt, das Paket ist draußen", erklärt Peter Landes, Projektleiter beim Sage-Partner Datatronic, das entscheidende Glied in der Ablaufkette, das auch Auskunft darüber gibt, ob die vereinbarten Service-Level eingehalten werden.