Wir müssen unsere heterogene Wissenslandschaft in Ordnung bringen", erklärt Dominik Spannheimer, IT Leiter der Tyczka Totalgaz. Das Unternehmen mit Sitz in Geretsried bei München ist ein Joint Venture der Tyczka Energie GmbH und der Total Deutschland GmbH. Sein Geschäft besteht im Vertrieb und Handel mit Flüssiggas – in großen Tanks für Haushalte oder Unternehmen oder in Flaschen. Aber die Bayern beliefern auch Tankstellen mit Flüssiggas, denn in Deutschland wechseln immer mehr Autofahrer auf diese Alternative zu Benzin.

Vertrautes Know-how

So vielfältig die Anwendungen für das Produkt, so umfangreich ist auch das Wissen darüber, das sich an verschiedenen Stellen über das Unternehmen verteilt. Vom Papier in Schubladen über die Informationen in den Köpfen der Kollegen bis hin zu unterschiedlichen Ordnern auf ihren Rechnern. "Mit jedem, der kommt oder geht, erhalten oder verlieren wir Know-how", erläutert Spannheimer das Dilemma. Es komme außerdem vor, dass dieselben Dokumente in mehreren Versionen zur Verfügung ständen, und diesen Zustand könne man sich auf Dauer einfach nicht mehr leisten.

Deshalb hat der Aufbau des Intranets als einer zentralen Informationsplattform oberste Priorität – für den IT-Verantwortlichen und die gesamte Geschäftsführung von Tyczka Totalgaz. Sie beschlossen gemeinsam, Microsoft Sharepoint einzuführen. Diese Entscheidung begründen sie nicht zuletzt mit der Bedienungsfreundlichkeit der Software, die den Mitarbeitern den Umstieg in die neue Welt des Wissens erleichtern sollte.

Schneller, klarer Nutzen

Auch die ersten Schritte des Projekts berücksichtigen diesen Aspekt: "Web-2.0-Technologien halte ich hier für besonders hilfreich", sagt Spannheimer. Damit könne jeder Mitarbeiter die Oberfläche auf die Art und Weise gestalten, wie sie ihm gefalle und wie er am besten arbeiten könne. Die Kollegen sollen möglichst schnell und einfach einen klaren Nutzen aus der Lösung ziehen können – etwa durch die Erstellung ihrer persönlichen Profile. Davon profitieren schließlich alle. "Dass vielleicht jemand in der Belegschaft Polnisch spricht, ist nicht nur für seine Kollegen interessant, sondern kann auch dem Geschäft nutzen", erklärt Spannheimer. Ein anderes Beispiel ist die Urlaubsplanung. Für den IT-Leiter stellt die IT-Unterstützung dieser Funktion ebenfalls einen Leuchtturm mit den berühmten "Quick Wins" dar. Durch einen im Intranet rasch einzuführenden Workflow könnten sich die Mitarbeiter an die Lösung gewöhnen und gleichzeitig einen praktischen Nutzen damit verbinden.

Auch für den Kunden

Auch seine Kunden bezieht Tyczka Totalgaz in die Projektplanung mit ein. Über die Verbindung des Intranets mit einem Extranet lässt sich der Service weiter ausbauen.

Bis Ende dieses Jahres will Spannheimer die Einführung abgeschlossen haben. Auf den Laufwerken der Mitarbeiter-PCs kann dann liegen, was will – im Intranet finden sie auf jeden Fall unternehmensweit einheitliche und aktuelle Daten. (qua)