Wie Zona Research ermittelt hat, verlieren E-Commerce-Unternehmen weltweit mehr als 58 Millionen Dollar pro Monat durch Kunden, die aus Frust über schlecht gepflegte Websites diese nicht mehr besuchen. Web-Content-Management-Systeme (WCMS) wollen hier Abhilfe schaffen. Sie bieten die Möglichkeit, alle Mitarbeiter eines Unternehmens an der Datenerfassung und -aufbereitung zu beteiligen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten im Inter- oder Extranet öffentlich gemacht oder nur im Intranet genutzt werden. Neben dem organisatorischen Vorteil greift das Unternehmen an der Stelle auf Informationen zu, wo sie anfallen: direkt beim Mitarbeiter. So kann der Web-Auftritt optimal organisiert werden.
Laut einer Studie der Meta-Group soll der Markt für Web-Content-Management-Systeme innerhalb der nächsten Jahre auf ein Volumen von 1,5 Millionen Euro ansteigen, wovon etwa 50 Prozent alleine auf Deutschland entfallen.
Intra- und Internet-basierende WCMS ermöglichen eine strukturierte und automatisierte Aufbereitung von Informationen. Außerdem können überall im Unternehmen Informationen aufgenommen werden, nicht nur an einer zentralen Stelle. Zeitgewinn und Kostenersparnis sind enorm, wenn man bedenkt, dass bei der klassischen Methode des Web-Publishing etwa 90 Prozent des Gesamtaufwands auf Wartung und Pflege des Systems entfallen. Außerdem bietet ein solches System die Möglichkeit, im Medium Internet angemessen schnell zu reagieren und die Aktualität des Web-Angebots zu gewährleisten. Web-Content-Management-Systeme können helfen, den "Flaschenhals" IT-Abteilung zu entlasten. Wenn die komplette Pflege des Web-Auftritts in der Hand weniger Mitarbeiter liegt, muss es bei stark zunehmendem Content zwangsläufig zu Engpässen kommen. Mit der Integration vieler Mitarbeiter in diesen Prozess lässt sich dieser Engpass abbauen.
Auch für die externe Vernetzung spielen Web-Content-Management-Systeme eine entscheidende Rolle. Wenn im Business-to-Business-Bereich Unternehmen kooperieren, beispielsweise auf digitalen Marktplätzen oder in Supply Chains, kann ein WCMS als gemeinsame Basis genutzt werden. So lassen sich zum Beispiel Benutzerrechte innerhalb einer Supply Chain organisieren.
Web-Content-Management ist somit ein Kernbaustein moderner E-Commerce- und E-Business-Systeme: Es optimiert transaktionsorientierte Anwendungen, ermöglicht die Strukturierung großer Informationsmengen und stellt so ein hohes Maß an Aktualität sicher. Auch das im B-to-B mittlerweile unerlässliche Differenzierungskriterium der Personalisierung lässt sich mit Hilfe von Web-Content-Management umsetzen.
Der Ansatz des Content-Life-Cycle unterteilt die Informationsaufbereitung in mehrere Schritte: Erstellung, Kontrolle, Freigabe, Publikation, Archivierung und Veränderung/Aktualisierung. In der Erstellungsphase produzieren Autoren der verschiedenen Aufgabengebiete Texte, Grafiken und andere Medienformate, die später die Inhalte der Website bilden. Dieser Content wird durch autorisierte Mitarbeiter überprüft. Sind die Inhalte korrekt, werden sie zur Publikation freigegeben. Andernfalls gehen sie zurück an die Autoren und durchlaufen nach der Überarbeitung erneut den Freigabeprozess. Je nach Bedarf werden die Inhalte in den verschiedenen Medien publiziert. An dieser Stelle werden die Informationen erstmals öffentlich zugänglich. Um die Informationen gegebenenfalls wiederverwerten zu können oder sie zu einem späteren Zeitpunkt zugänglich zu machen, ist eine Archivierung der Daten sinnvoll. In welcher Form das erfolgt, hängt vom Verwendungszweck ab.
WCMS trennen den Inhalt vom LayoutMit der Aktualisierung und Veränderung der Daten schließt sich der Life-Cycle. Dieser sollte sich weitgehend automatisieren lassen - das entscheidende Kriterium, an dem WCMS zu messen sind. Das Modell des Content-Life-Cycle kann als Basis für die Entwicklung einer unternehmensspezifischen Lösung dienen. Unternehmen können an diesem Modell die eigenen Bedürfnisse und Möglichkeiten prüfen und auf dieser Basis eine angemessene Lösung entwickeln.
Die Zahl der am Markt verfügbaren Web-Content-Management-Systeme ist nahezu unüberschaubar (siehe Seite 66). Obwohl die Hersteller eine unterschiedliche Basis haben und verschiedene Ziele verfolgen, gibt es einige Merkmale, die auf alle Systeme zutreffen.
Basis jedes WCMS ist die Trennung von Inhalt und Layout. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch bei einer großen Zahl von Nutzern eine konsequente Umsetzung des Layouts beibehalten wird. Außerdem benötigen die Anwender keine HTML-Kenntnisse. Sie fügen die Daten in vorgegebene Templates ein und können sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren. Die Zuständigkeit für die Programmierung der Templates liegt bei den System-Administratoren. So kann sich jeder Mitarbeiter auf seine Kernkompetenzen beschränken. Diese Arbeitsteilung bringt allerdings das Problem des Datenzugriffs mit sich. Wenn viele Mitarbeiter, möglicherweise sogar über Unternehmensgrenzen hinweg, auf Daten zugreifen sollen, muss es eine eindeutige Zuweisung von Nutzungsrechten geben. Ein gutes Web-Content-Management-System muss in der Lage sein, theoretisch für jede einzelne Informationseinheit den Zugriff zu erlauben oder zu verweigern. Nur so lässt sich sicherstellen, dass nicht jeder Nutzer des Systems auf sämtliche Informationen zugreifen kann. Das ist vor allem dann relevant, wenn innerhalb des Systems auch vertrauliche Daten wie Personalakten oder andere Unternehmensinformationen organisiert werden. In diesem Zusammenhang muss auch die Freigabe geklärt werden. Diese lässt sich am besten durch die Abbildung des Workflows im System bewerkstelligen. Inhalte durchlaufen nach der Erstellung einen Freigabezyklus, wobei ein Verantwortlicher neue Inhalte für die Veröffentlichungen freigibt oder zur Nachbearbeitung an den Autor zurücksendet. Interne Statusanzeigen oder Benachrichtigungen stellen einen permanenten Überblick über den Stand des Workflows sicher. Innerhalb dieses Prozesses muss außerdem eine Versionierung erfolgen, um die einzelnen Stadien des Dokuments nachhalten zu können. Idealerweise sollte sich das Content-Management "natürlich" in bestehende Business-Prozesse integrieren.
Ein weiterer Vorteil der Trennung von Inhalt und Layout liegt in der Verwaltung der Objekte. Alle verwendeten Dokumente und Bilder werden unabhängig von ihrer Darstellung verwaltet. So können sie jederzeit in mehreren Dokumenten genutzt und auf verschiedene Art und Weise publiziert werden, zum Beispiel im Internet und als Print-Publikation.
Datenbanken nutzen XML-ParserFür die Entwicklung von Web-Content-Management-Systemen sind zwei Technologien von Bedeutung: die Programmiersprache Java und die Datenbeschreibungssprache Extensible Markup Language (XML). Mit der objektorientierten Programmiersprache Java können Anwendungen entwickelt werden, die unabhängig vom Betriebssystem und der bestehenden Hardwarearchitektur laufen. XML, die Lingua Franca des Internet-Zeitalters, ermöglicht die Trennung von Inhalt und Layout und unterstützt damit die grundsätzliche Anforderung an ein Web-Content-Management-System. Anders als HTML beschreibt die universelle Metasprache XML nicht, wie der Inhalt dargestellt werden soll. Die XML-Tags enthalten semantische Informationen über den Inhalt, der dann unabhängig von einem speziellen Zielmedium gespeichert und mit den entsprechenden Programmen jeweils medienspezifisch aufbereitet wird. Das hat insbesondere zwei Vorteile: Das System kann die Daten anwendungsübergreifend interpretieren. Damit sind intelligente Suchlogiken und eine automatische Einbindung der Daten in Transaktionen möglich. Zum anderen wird die Darstellung der Daten von so genannten Style Sheets übernommen. Der Nutzen: Jedes beliebige Style Sheet kann auf die XML-Daten zugreifen und sie individuell darstellen.
Für die Speicherung von XML-Daten stehen sowohl relationale als auch objektorientierte Datenbanken zur Verfügung. Sie nutzen spezielle XML-Parser, welche die XML-Daten durch "Mapping" in dem Format abbilden, in dem sie dann in der jeweiligen Datenbank gespeichert werden.
Um ein XML-Dokument in einer relationalen Datenbank zu speichern, wird das Dokument in einem internen Prozess in Zeilen und Spalten zerlegt. Für ein komplexes XML-Dokument mit einer verschachtelten Hierarchie muss die Datenbank sehr umfangreiche Verbindungen über die Tabellen herstellen. Das hat zur Folge, dass die Speicherung von komplexeren XML-Dokumenten die Performance der Datenbank reduziert. Auch die Änderung von XML-Schemata ist sehr aufwändig. Der Programmierer muss neue Spalten oder Tabellen in die Datenbank einfügen und die Speicherlogik und das "Mapping" anpassen - ein enormer Wartungsaufwand, selbst wenn nur ein einziger zusätzlicher Tag dafür nötig ist. Eine Alternative bieten relationale Datenbanken, welche die XML-Dokumente als Binary Large Object (BLOB) ablegen. Die Speicherung ist einfacher und schneller. Allerdings ist es nicht möglich, XML-Dokumente in Teilen zu verändern; sie können nur als Ganzes ersetzt werden. Hinzu kommt, dass die Speicherung als BLOB keine effektive Suche nach einzelnen Tags erlaubt.
WCMS Bestandteil von E-CommerceObjektorientierte Datenbanken (ODBMS) entsprechen noch eher dem Grundprinzip von XML. Die hierarchischen XML-Strukturen können hier gut wiedergegeben werden. Allerdings sind ODBMS sehr aufwändig zu implementieren und für einen hohen Durchsatz und große Datenmengen nicht besonders gut geeignet.
Eine neue Variante bietet die native Speicherung von XML-Daten, wie sie beispielsweise Tamino, ein Datenbankserver, ermöglicht. Die Daten werden direkt in XML abgelegt, ohne sie zu konvertieren oder zu zerlegen. Damit ist sichergestellt, dass sich der Benutzer auf eine hohe Performance verlassen und die Vorteile, die das XML-Format für das Content-Management bietet, voll ausnutzen kann.
Der Einsatz eines Content-Management-Systems ist beim professionellen Betrieb von Electronic-Business-Lösungen unabdingbar. In der Praxis wird die Einführung eines solchen Systems daher oft als Bestandteil der Lösung angesehen. Zahlreiche Unternehmen aller Branchen befinden sich derzeit in der Umsetzungsphase eines WCMS oder planen, künftig professionelle WCMS einzusetzen.
Anfang 2000 ermittelte die SVP Deutschland AG, Consulting und Research, in der Bundesrepublik 130 Unternehmen, die als Anbieter von Content-Management-Systemen auftreten. Die Mehrzahl dieser Firmen stammt aus dem Bereich der traditionellen Redaktionssysteme, also der Erstellung und Implementierung von Dokumenten-Management, vorzugsweise im Medien- und Verlagsbereich. Die Palette der angebotenen Produkte und Lösungen reicht dabei von einfachen Redaktionssystemen mit Versionsverwaltung über klassische Dokumenten-Verwaltungssysteme bis zu hochkomplexen Lösungen, welche die Organisation und Steuerung des gesamten Arbeitsablaufs ermöglichen. Der Markt, den sich diese Unternehmen teilen, ist eines der wachstumsstärksten Software-Teilsegmente weltweit. Die Meta-Group schätzt, dass alleine in Deutschland in diesem Jahr mit Content-Management- und Knowledge-Management-Systemen 350 Millionen Mark umgesetzt werden. Die Gartner Group sieht weltweit sogar eine Steigerung von 400 Millionen Dollar im Jahr 2000 auf 2,5 Milliarden Dollar im Jahr 2002.
Die Zeichen für Web-Content-Management Systeme stehen gut. Die Zahl der Internet-Seiten steigt täglich um mehrere Tausend, die Zwei-Milliarden-Grenze ist längst überschritten. Um diese Flut an Informationen verwalten zu können, bedarf es immer anspruchsvollerer Werkzeuge. Wer von diesem Marktpotenzial profitieren will, muss aber über eine deutliche Differenzierung vom Wettbewerb nachdenken. Die Vielzahl der Anbieter macht eine Spezialisierung notwendig. Von großer Bedeutung werden in Zukunft die Kriterien Anwendungsfreundlichkeit, Personalisierung und Transaktionsorientierung sein. Natürlich sollten die Anbieter auch auf ein umfassendes Serviceangebot für ihre Kunden achten. Nur so lässt sich langfristig eine stabile Position im Markt erobern.
*Hans Viktor Kraemer ist Leiter Technisches Marketing der Software AG - SAG Systemhaus GmbH, Deutschland, in Darmstadt.