HANNOVER/CALW (je) - Die Calwer Unternehmensberatung Reif hat gemeinsam mit der Heidelberger Verkehrs- und Versorgungsbetriebe GmbH das dialogorientierte Energie-Abrechnungssystem "Deas" entwickelt und bietet es zusammen mit den Heidelbergern auf der Hannover-Messe anderen Versorgungsunternehmen an. Die Vertriebsgemeinschaft soll auch über Hannover hinaus Bestand haben. Deas enthält Abrechnungsverfahren für Fernwärme, Sonderabnehmer, Strom, Gas und Wasser.

Die Stadtwerke Heidelberg AG, eine Tochtergesellschaft der Heidelberger Verkehrs- und Versorgungsbetriebe GmbH, setzt seit Anfang l980 ein bildschirmorientiertes Fernwärmeabrechnungsverfahren ein. Die Erfahrungen mit dem neuen Programmpaket sind so positiv, daß auch die Sonderkundenabrechnung für Strom, Gas und Wasser nach dem gleichen Prinzip ab 1981 im Praxisbetrieb anlaufen wird.

Bildschirm für den Sachbearbeiter

Die Umstellung der Abrechnungsverfahren war nötig geworden, weil der bisher eingesetzte Kleincomputer technisch überholt war und den gestiegen Anforderungen nicht mehr genügte. Immerhin laufen rund 50 Prozent des Umsatzes der Stadtwerke Heidelberg AG über die Sonderkundenabrechnung. Diese Umsatzhälfte wird erfahrungsgemäß einer besonders kritischen Prüfung durch die Kundschaft unterzogen, und ihr schneller Eingang ist für das Unternehmen von wesentlicher Bedeutung.

Bei der Neukonzeption konnte - nicht zuletzt durch die sinkenden Preise für EDV-Hardware sowohl den Kundenwünschen als auch den Wünschen der Fachabteilung weit mehr entsprochen werden, als das in der Vergangenheit möglich war. Der Schlüssel hierzu liegt im Einsatz von Bildschirmen im Sachbearbeiterbereich. Die Bildschirme sind über Datenfernübertragung mit einer IBM-NAS-Duplex-Anlage verbunden. Damit werden Tarif- und Sonderkunden auf derselben Maschine abgewickelt. Die Einstellung eines weiteren Systems mit anderer Systemsoftware ist überflüssig.

Eine wirksame Hilfestellung für den Mitarbeiter durch Bildschirm und Computer konnte nur durch echten Dialogverkehr erreicht werden. Damit Steuert der Sachbearbeiter bei den neuen Verfahren den gesamten Ablauf. Er kann nicht nur Informationen über den Bildschirm abrufen, sondern führt auch alle Änderungen und Neuanlagen direkt und voll verantwortlich durch. Bei den schwierigen Sonderkundenabrechnungen zeigt sich die in der Verbindung von Sachbearbeiterkenntnis und EDV-Plausibilität liegende Starke des neuen Verfahrens, kommentiert Reif.

Freie Arbeitseinteilung

Über den Bildschirm stehen dem Sachbearbeiter die Kunden-, Zähler-, Verbrauchs-, Preis- und Debitorendaten für seine Arbeit zur Verfügung. Spezielle Sicherungsmaßnahmen verhindern unbefugte Zugriffe. Da eine dauernde Verbindung zum Computer besteht, ist der Mitarbeiter in seiner Arbeitseinteilung frei. Er bearbeitet die Abrechnungsdaten nach dem von ihm geplanten Arbeitsablauf oder nach dem Datenanfall.

Ein großer Teil der für die jeweilige Abrechnung notwendigen Arbeit laßt sich dadurch gleichmäßig über den gesamten Abrechnungszeitraum verteilen und senkt die sonst kurz vor der Abrechnung anfallenden Arbeitsspitzen spürbar. In Heidelberg war es somit möglich, dem Sachbearbeiter auch die Eingabe der Zählerstände zu übertragen. Dies hat sich nach Darstellung von Reif (wie auch bei der direkten Eingabe der Zahlungseingangs ) insbesondere deshalb bewahrt weil der Sachbearbeiter anfallende Korrekturen direkt und mit seiner Sachkenntnis vornimmt.

Die revisions- und prüfungstechnische Sicherheit des Verfahrens gewährleisten Protokolle, die täglich erstellt werden und über einen kleinen Terminal-Drucker alle über den Bildschirm vorgenommenen Änderungen festhalten. Das Protokoll ist in einen allgemeinen Teil, der unkritische Daten wie Anschrifts- oder Bankänderungen enthält, und einen speziellen Teil mit kritischen Daten wie Änderungen von Zählerständen oder Umbuchungen aufgeteilt und erleichtert damit die Prüfung kritischer Falle.

Texte erläutern die Rechnungsposten

Die Rechnung ist ein wichtiges Bindeglied zu den Kunden. Ihrem Aufbau wurde deshalb bei dem neuen Verfahren besonderer Wert beigemessen. Zum besseren Verständnis der Rechnungen werden durch das Fakturierungsprogramm die einzelnen Abrechnungszeilen durch erklärende Texte erläutert. Über 600 solcher Texte stehen den Programmen zur Auswahl zur Verfügung. Diese Texte werden aus einer Textdatei entnommen, die ebenfalls vom Sachbearbeiter gewartet wird und bei Bedarf von ihm geändert werden kann.

Bei Bedarf können mehrere Abnahmestellen eines Kunden zu einer Sammelrechnung zusammengefaßt werden. Die Rechnung wird bei den neuen Verfahren neben ihrer eigentlichen Aufgabe auch als Informationsträger verwendet. Der Sachbearbeiter kann über den Bildschirm Texte für bestimmte Kundengruppen oder bei Bedarf auch für einzelne Kunden eingeben, die dann auf der Rechnung mit ausgedruckt werden.

Das Fakturierungsprogramm für Fernwärme erlaubt - je nach Steuerung durch den Sachbearbeiter sowohl Monats- als auch Jahres- und Abschlagsrechnungen. Kunden können über den Bildschirm aus der Monatsabrechnung in die Jahresabrechnung und umgekehrt überfuhrt werden. Die Sonderkundenabrechnung Strom, Gas, Wasser wurde für eine monatliche Abrechnung ausgelegt, läßt aber bei Bedarf auch für einzelne Zahler oder Kunden eine Mehrmonatsabrechnung zu. Für die Zonenberechnung kann der Sachbearbeiter das Zonenjahr über den Bildschirm so festlegen, wie der Kunde das wünscht (beispielweise Anpassung an das Geschäftsjahr des Kunden). Die Abrechnungen können je nach Anfall der Daten gefahren werden. Auf Abstimmkreise kann verzichtet werden, da noch nicht abgerechnete Kunden und Zahler auf Anforderungen vom System gemeldet werden. Zinsverluste durch "das Warten auf den letzten Zählerstand" entfallen hierdurch.

Mahnschreiben-Formulierung je nach Zahlungsmoral

Nach jedem Fakturierungslauf sind die neuesten Werte aus der gelaufenen Abrechnung, für den Monat und für das Kalenderjahr über den Bildschirm abrufbar. Ein Fakturierungslauf kann nur dann gestartet werden, wenn der zuständige Mitarbeiter den Lauf über den Bildschirm freigegeben hat. Bei allen Abrechnungen werden die Rechnungsbeträge direkt vom System entweder auf den Kunden oder beim Lastschriftverfahren auf die Bank verbucht. Abschlage, Vorauszahlungen und Gutschriften werden bei der Fakturierung berücksichtigt. Kleinbeträge werden bis zu der vom Sachbearbeiter über Bildschirm vorgegebenen Höhe ausgebucht oder mit der nächsten Rechnungsstellung verrechnet.

Bei Mahnläufen wählt das System je nach Zahlungsmoral des Kunden aus mehreren, vom Sachbearbeiter vorgegebenen Texten den passenden - von freundlich bis hart - aus. Eine Soll-Liste sowie gegebenenfalls eine Gutschrifts-Liste werden im Anschluß an die Fakturierung erstellt.

Preis-, Umsatzsteuer- oder Ausgleichsabgabeänderungen werden über den Bildschirm eingegeben. Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahresstatistiken stehen kurzfristig nach Ende des letzten Fakturierungslaufes des jeweiligen Monats zur Verfügung.

Insgesamt hat der Sachbearbeiter neben den eigentlichen Fakturierungsprogrammen über 50 Transaktionen für die Abwicklung seiner Bildschirmarbeiten zur Wahl. Bei allen Transaktionen wird dem Mitarbeiter die Arbeit durch Bildschirmführung und durch eingebaute Plausibilitäten erleichtert.

Zusammenfassend sagt Reif, daß vor allem folgende Forderungen in diesen neuen Abrechnungsverfahren verwirklicht worden sind.

- moderne und zukunftsorientierte Abrechnungsverfahren

- hohe Kunden- und Bedienerfreundlichkeit

- leichte Handhabung

- Abrechnung der Tarif- und Sonderabnehmer auf derselben EDV-Anlage mit einheitlicher Systemsoftware.

Informationen: Reif Unternehmensberatung GmbH, Postfach 836. 7260 Calw-Stammheim.