Wissen als Ressource

Tools für den Knowledge-Worker

Thomas Bär
Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
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Frank-Michael Schlede
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
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Sowohl Firmen als auch deren Mitarbeiter unterschätzen in der Regel das angesammelte Wissen des Einzelnen - trotz der negativen Konsequenzen wie mangelnder Informationsfluss. Unsere Tools helfen beim Finden, Ordnen und Verwalten des Wissens.
Wie organisiere ich mein Wissen sinnvoll und zudem so, dass ich nicht nur suchen sondern auch finden kann? Unsere Tools nehmen sich dieser Aufgabe an.
Wie organisiere ich mein Wissen sinnvoll und zudem so, dass ich nicht nur suchen sondern auch finden kann? Unsere Tools nehmen sich dieser Aufgabe an.
Foto: fotolia.com/alphaspirit

Für den Begriff Knowledge-Worker existieren unterschiedliche, je nach Ausprägung mehr oder weniger zutreffende Übersetzungen: Häufig bekommt man Begriffe wie Wissens- oder auch "Kopfarbeiter" präsentiert. Diese Übersetzungen zeigen recht deutlich, um was es bei dieser Thematik geht: Um das Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter ist und das am besten allen anderen Kollegen in der Firma auch zur Verfügung stehen sollte. Ebenso dreht es sich dabei um die Verarbeitung der vielen anderen Wissensquellen, die heute im "Informationszeitalter" bereitstehen. Selbst für die "Solo-Arbeiter", deren primäres Streben sicher nicht daran besteht, ihren reichen Schatz an Wissen zu verteilen, bleibt ein Problem bestehen: Wie organisiere ich diese vielfältigen Wissensquellen sinnvoll und zudem so, dass ich nicht nur suchen sondern auch finden kann?

Hier soll und kann die IT helfen: Es existiert eine sehr große Zahl unterschiedlichster Programme, die dem Anwender bei diesen Problemen helfend zur Seite stehen können. Wir haben uns umgeschaut und dabei festgestellt, dass Programme aus ganz unterschiedlichen Kategorien bei der Verwaltung des Wissens zum Einsatz kommen können: Das Spektrum reicht von einfachen "elektronischen Zettelkästen" über Collaboration-Programme bis hin zu Intranet- und Cloud-Lösungen. Wir haben aus diesem Riesenangebot eine subjektive Auswahl getroffen, und stellen hier einige unterschiedliche Ansätze und die dafür vorhandenen Programme vor.

Wissen in der Cloud gelagert: Alfresco

Mit der Cloud-Lösung von Alfresco können die gängigen Office-Dateien direkt im Browser dargestellt, durchsucht und auch bearbeitet werden.
Mit der Cloud-Lösung von Alfresco können die gängigen Office-Dateien direkt im Browser dargestellt, durchsucht und auch bearbeitet werden.

"Der Zugriff auf Inhalte sowie das Speichern und Freigeben von Inhalten…", so umschreiben die Macher der Lösung Alfresco die Möglichkeiten ihres Programms. Die englische Firma Alfresco Software Limited bietet das auf einer Open-Source ECM-Lösung aufsetzende Paket sowohl als Cloud-Lösung als auch als sogenannte Enterprise Edition zur Installation auf dem eigenen Server an. Wir haben einen Blick auf die in der Startversion kostenfreie Cloud-Lösung geworfen.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Alfresco?

  • Einfach zu handhabende Cloud-Lösung, die es schnell ermöglich, ein privates Netzwerk mit bis zu 10 GByte Speicherplatz kostenlos zu verwenden.

  • Tutorials erleichtern den Einstieg und zeigen beispielsweise, wie mit der Lösung ein Workflow aufgebaut werden kann.

  • Flexibles Arbeiten und Einbindung unterschiedlicher Dokumenttypen direkt im Browser. Der Zugriff ist auch mit mobilen Geräten von Apple möglich.

Welche Nachteile gibt es bei Alfresco?

Fazit: Grundsätzlich haben uns Bedienung und Möglichkeiten der Alfresco-Lösung gut gefallen: Anwender finden hier eine gut strukturierte und leicht zu bedienende Cloud-Lösung, mit der sie ihr Wissen und ihre Dokumente verteilen und verwalten können. Die freie Cloud-Version ist sicher ein guter "Test-Einstieg", um so festzustellen, ob die Lösung den eigenen Bedürfnissen genügt, um dann vielleicht sogar die "On-Premise"-Version auf dem eigenen Server zu installieren.

Klar strukturiert: cleverKM

Grundsätzlich wirft die Bedienung der Software cleverKM keine Fragen auf – das Anlegen von Einträgen und/oder Verzeichnissen erklärt von allein.
Grundsätzlich wirft die Bedienung der Software cleverKM keine Fragen auf – das Anlegen von Einträgen und/oder Verzeichnissen erklärt von allein.

Während es sich bei der zuvor geschilderten Anwendung um eine Lösung handelte, die auf die Zusammenarbeit im Team und über das Web ausgerichtet ist, stellen wir mit cleverKM nun eine Software mit einer etwas anderen Zielrichtung vor: Hier geht es darum, alle Informationen und das persönliche Wissen in einer Datenbank nach eigenen Vorstellungen an einem Ort strukturiert abzulegen.

Welche Vorteile der Einsatz von cleverKM bieten kann:

  • Vollständig in deutscher Sprache gehaltene Software, die gut strukturiert und einfach zu bedienen ist und im Test auch unter Windows 8 problemlos funktionierte.

  • Software installiert automatisch die benötigten richtigen Softwarepakete wie etwa die SQL-Datenbank Compact-Edition.

  • Es können beliebig viele Datenbanken angelegt werden.

Was uns an cleverKM nicht so gut gefallen hat:

  • Testversion arbeitet standardmäßig für einen sehr begrenzten Zeitraum von 10 Tagen, in denen der Anwender zudem bei jedem Start mit einer entsprechenden Werbung bedacht wird. Allerdings kann durch Angabe einer E-Mail-Adresse ein Schlüssel für 30 Tage angefordert werden, der auch die Werbung ausblendet.

  • Oberfläche folgt nicht unbedingt den gängigen Windows-Standards, wenn es um die Bedienung geht und bietet nur rudimentäre Einstellmöglichkeiten.

  • Durch die Verwendung SQL-Server Compact-Edition kann eine Datenbank nicht größer als 4 GByte werden.

Fazit: Wer seine ganz unterschiedlichen Daten und damit die gesammelten Informationen und sein Wissen an einem Ort lagern will, findet hier eine gute Lösung, die einfach aufgebaut und gut strukturiert ist. Auch die Tatsache, dass die Software sich problemlos unter Windows 8 betreiben lässt (obwohl nur Windows 7 angegeben wird), spricht für die Lösung. Wir würden uns nur wünschen, dass es dem armen Anwender möglich wäre, die grelle, orange Farbe der Oberfläche zu verändern.

Das unbekannte Microsoft-Werkzeug: OneNote 2013

OneNote ist in der Version 2013 sehr eng mit dem Online-Speicher Skydrive verbunden, was die Verwaltung der Wissensdatenbank deutlich erleichtert.
OneNote ist in der Version 2013 sehr eng mit dem Online-Speicher Skydrive verbunden, was die Verwaltung der Wissensdatenbank deutlich erleichtert.

Kenner der Microsoft Office-Suite, wissen es schon seit Jahren: Auch der große Softwarehersteller aus Redmond stellt nicht den "großen" SharePoint-Server bereit, wenn es um Collaboration oder Wissens-, Dokumenten- und Informationsmanagement geht. Mit der Software OneNote steht eine Software bereit, die diese Aufgaben auch im kleineren Maßstab, aber ebenso vernetzt und über Plattformen hinweg leisten kann. Das trifft ganz besonders auch auf die aktuelle Version OneNote 2013 zu, die sich allerdings zum Zeitpunkt unseres Tests noch im Preview-Stadium befand.

Was OneNote leisten kann:

  • Die Anwendung war bereits in den Vorgängerversionen 2007 und 2010 grundsätzlich auf den Betrieb auf einem Tablet ausgerichtet - mit Windows 8 kann sie endlich entsprechend gut eingesetzt werden.

  • Kann natürlich gut mit allen Microsoft-Office-Dateitypen umgehen, bietet aber auch die Möglichkeit andere Datentypen wie PDF oder auch ganze Web-Seiten in der Datenbank abzulegen. Apps für Android und iOS ermöglichen auch den mobilen Zugriff auf das gesammelte Wissen.

  • Der Notizbuchcharakter erleichtert das Anlegen und Finden von Notizen, Daten bis hin zu Videos und Sprachaufzeichnungen.

Welche Nachteile tauchen beim Einsatz von OneNote auf?

  • Die Möglichkeit über Plattformgrenzen hinweg zu arbeiten, endet leider bei OS X - obwohl die Anwender im Netz seit Jahren danach rufen, bewegt sich Microsoft hier nicht. Nur über die Web-Anwendungen von Skydrive oder Office 365 ist es möglich, von einem Apple-System unter OS X aus auf eine solche Wissensdatenbank zuzugreifen.

  • Für die Kacheloberfläche von Windows 8 steht eine freie App im Windows Store bereit, die aber ebenso wie die Android- und iOS-App nur ein eingeschränktes Feature-Set zu bieten hat.

Fazit: Auch wenn Microsoft bei OneNote ungewohnt zurückhaltend nur von einem "digitalen Notizbuch" redet - die Software bietet viele Möglichkeiten, sein Wissen einfach und übersichtlich zu strukturieren. Glücklicherweise haben die Entwickler beim Wechsel auf die Version 2013 nicht wieder das Dateiformat von OneNote geändert (wie sie es noch beim Wechsel von der Version 2003 zu 2007 taten), so dass auch Anwender mit dieser Version weiterarbeiten können, die OneNote schon länger nützen. Dadurch, dass OneNote auch als Web-App auf Skydrive bereitsteht, ist es problemlos möglich, sich zunächst einmal einen Überblick zu verschaffen, wie diese Software arbeitet.

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