Interne Mails abschaffen
"Für den externen Verkehr gibt es eindeutig definierte Schnittstellen, im internen E-Mail-Verkehr kommen andere Anforderungen zum Tragen", sagt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer bei Project Consult. Theoretisch könne man den gesamten internen E-Mail-Verkehr sogar abschaffen, so Kampffmeyer, "indem man eine geschlossene Portal-, DMS-, Wiki- oder Web-2.0-Infrastruktur aufsetzt, in der man datenbankgestützt kommuniziert".
E-Mail-Archivierung
Ansätze:
Appliance
(+) Langfristig, hohe Lagedauer, zuverlässig.
(+) Keine komplette Workflow-Abbildung, lange Zugriffszeiten.
Enterprise-Content-Management
(+) Einbindung in Workflow, Verknüpfung von Mail und Dokumenten, Prozesse nachvollziehbar, schneller Zugriff.
(-) Nur bedingt zur langfristigen Archivierung geeignet.
Cloud
(+) Günstig, skalierbar.
(-) Rechtliche Probleme.
Alternativen:
Kombination von Wiki, Portal und anderen Verfahren zur internen Kommunikation.
Aber es geht auch ohne den großen Schnitt, wenn ein Tipp von Keane berücksichtigt wird: "Um an die interne Kommunikation der E-Mail-Server heranzukommen, muss man sie so konfigurieren, dass sie eine Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails an das Archiv senden. Damit das funktioniert, müssen sich die Lösungen direkt in den E-Mail-Server "einklinken" und dort beispielsweise die Journaling-Funktionalität nutzen. (hi)