Postfach in der Cloud

Tipps zur E-Mail-Archivierung

20.10.2010
Von Axel Schmidt
Brisanz erhält die Aufbewahrung der elektronischen Post vor allem durch die rechtlichen Zwänge. Auf die Frage nach dem besten Verfahren gibt es unterschiedliche Antworten.

Juristisch betrachtet, bewegt man sich beim Thema E-Mail-Archivierung immer im Spannungsfeld zwischen Revisionssicherheit und Rechtskonformität", erläutert Thomas Wilmer von der auf IT spezialisierten Darmstädter Kanzlei Rechtsanwälte BDH und Professor für Informationsrecht an der Hochschule Darmstadt. "Mit einer revisionssicheren Archivierung hat man möglicherweise nur einen Teilbereich abgedeckt und vernachlässigt Aspekte wie Datenschutz, Telekommunikationsgesetz oder Korruptionsbekämpfung."

Die Anwender müssen sich also mit dem zugrunde liegenden Konzept einer Lösung auseinandersetzen. Das berührt Aspekte im Zusammenhang mit Verschlüsselung, digitalen Zeit- und Datumsstempeln oder Zertifikaten, aber auch die Frage, ob man eine Appliance, ein Enterprise-Content-Management (ECM) oder eine Lösung in der Cloud wählt.

Dateninseln vermeiden

"Eine der wichtigen Voraussetzungen für eine Cloud-basierende Lösung liegt in ihrer Skalierbarkeit", meint Paul Keane, Senior Product Manager bei Axway. "Das gilt sowohl für die technische Seite der Installation als auch für den Preisvorteil einer Lösung, und zwar für Unternehmen jeder Größe."

Kai-Uwe Rommel, Berater bei ARS Computer und Consulting, befürwortet dagegen den ECM-Ansatz. Hier könne man neben E-Mails auch andere Datenquellen in ein gemeinsames Repository mit Volltextindex und übergreifender Suchfunktion integrieren. Schließlich geht es nach seiner Einschätzung auch darum, Dateninseln zu vermeiden.

"Das Handling geschäftlicher Mails steckt noch in den Kinderschuhen." Sascha Talevic, Berater
"Das Handling geschäftlicher Mails steckt noch in den Kinderschuhen." Sascha Talevic, Berater
Foto: pixelio

Eine Verknüpfung der Ansätze propagiert Sascha Talevic, Berater bei Comformatik: "Eine Kombination aus einer Appliance für eine zeitliche, vollständige Lagerung der E-Mails und einem parallelen, intelligenten DMS halte ich für sinnvoll." Die Appliance soll dabei an einem zentralen Gateway alle ein- und ausgehenden E-Mails in ihren "schwarzen Speicherkasten" aufnehmen.

Auch Anwalt Wilmer rät zu einem vernünftigen Dokumenten- und E-Mail-Management, sonst laufe ein Unternehmen Gefahr, den Überblick zu verlieren, wie etwa in Vertragsverhandlungen kommuniziert wurde. "Damit schafft man unter Umständen in seinen Kerngeschäftsprozessen erhebliche rechtliche Risiken", gibt Wilmer zu bedenken. Könnten IT-Anbieter etwa nicht mehr nachvollziehen, wann sie Lizenzen eingekauft haben, riskierten sie eine Unterlassungsverfügung, was dazu führen könne, dass sie ihr Produkt nicht mehr vertreiben dürfen, so der Jurist.

Talevic wartet in diesem Zusammenhang mit einer überraschenden Feststellung auf: "Wir sehen etliche Vorgaben, wie mit privaten E-Mails zu verfahren ist, dagegen steckt das Handling geschäftlicher E-Mails oft noch in den Kinderschuhen."

Sichergestellt sein sollte auch, dass interne E-Mails nicht einfach durch die Maschen eines Archivierungssystems schlüpfen. Sie enthalten oft wichtige Informationen. In manchen Unternehmen stehen die E-Mail-Systeme beinahe schon im Rang eines File-Servers und belasten so die Server.

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