Tipps für Microsoft Office

Tipps und Tricks für Word

30.05.2013
Von Helen Bradley
Sie arbeiten häufig mit Word und wollen das Programm noch effizienter nutzen? Wir stellen Ihnen zehn Funktionen vor, die Sie schnell und einfach verwenden können. Mit unseren Word-Tipps sparen Sie Zeit und gewinnen an Produktivität.

Nicht alles, was Microsoft Word 2010 kann, ist auf den ersten Blick in die Werkzeugliste der Ribbon-Leiste leicht zu finden. Manche Funktionen sind im Einfügen-Menü oder in Dialogfeldern versteckt und andere sind über Tastenkürzel zu aktivieren. Mit unseren zehn Tipps finden Sie versteckte Funktionen und arbeiten sofort schneller mit Microsoft Word.

1. Erstellen Sie Linien für auszufüllende Formulare

Word-Tuning
Word-Tuning

Wenn Sie bei einem ausgedruckten Dokument, wie beispielsweise einem Formular, handschriftliche Informationen hinzufügen müssen, dann sollten sich auf dem Blatt Hilfslinien befinden. Sie können Tabstopps dazu nutzen, um diese Linien zu zeichnen. Beginnen Sie damit, den Anfangstext zu tippen (beispielsweise Name:). Hierhinter soll die Person, die den Zettel ausfüllt, ihre Informationen eintragen. Deswegen wollen wir hier die leere Linie ziehen. Hinter dem Doppelpunkt setzen wir ein Leerzeichen und wählen „Start" aus dem Ribbon-Menü aus.

Anschließend klicken wir auf den kleinen diagonalweisenden Pfeil in der unteren rechten Ecke des Absatz-Feldes. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie weitere Optionen für die Absatz-Einstellungen erhalten. In der unteren rechten Ecke des Fensters gibt es die „Tabstopps…"-Schaltfläche, die Sie betätigen sollen. Hier können Sie Ihre eigenen Tabs erstellen. Sie benötigen einen einzelnen Tabstopp, der bis zu einer bestimmten Stelle des Blattes eine gepunktete Linie zeichnen soll.

Um den Rand von links gemessen bei 15 cm in einem Brief-Dokument anfangen zu lassen, tippen Sie beispielsweise 15 cm in die Tabstoppposition ein. Bei der „Ausrichtung" wählen Sie „Rechts" aus. Um eine gepunktete Linie zu erhalten wählen Sie die „2" bei „Füllzeichen" aus. Damit Ihre Änderungen aktiv werden, müssen Sie auf „Festlegen" und „OK" drücken.

Zurück im Dokument setzen Sie den Mauszeiger dorthin, wo Sie wollen, dass die Linie beginnt. Drücken Sie die „Tab"-Taste auf Ihrer Tastatur und es erscheint eine gepunktete Linie, die bis zum Ende der Zeile reicht. Damit für die Handschrift ausreichend Platz zur Verfügung steht, sollten Sie zwei Mal auf „Enter" drücken und die nächste Eingabezeile erstellen (beispielsweise Adresse:). Auch hier müssen Sie lediglich „Tab" drücken, um eine lange gepunktete Linie zu erstellen. Wenn Sie zurück zum normalen Modus der „Tab"-Taste kehren wollen, drücken Sie einmal auf „Enter" und anschließend auf „Strg-Shift-N". Nun haben Sie wieder den normalen Absatzstil hergestellt und die „Tab"-Taste arbeitet, wie gewohnt.

2. Beschriften Sie Objekte mit fortlaufenden Nummern

Word ermöglicht es ihnen Elemente in Dokumenten zu erstellen, die in numerischer Reihenfolge erscheinen. Sie können beispielsweise durchnummerierte Gutscheine oder Theaterkarten erstellen. Sie können automatisch aufeinanderfolgende Nummerierungen erstellen, indem Sie Feld-Kodierungen nutzen. Als erstes designen Sie die Gutscheine oder Tickets, wobei Sie mehrere Tickets über Tabellenzeilen auf eine Seite setzen dürfen.

Klicken Sie an die Stelle, an der die Zahl auf dem Ticket erscheinen soll. Nun wählen Sie „Einfügen", „Schnellbausteine" und anschließend „Feld…" aus. Die Schnellbausteile-Schaltfläche befindet sich rechts neben „Textfeld". In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie bei „Kategorie" aus dem Auswahlmenü „Nummerierung" aus. Darunter erscheint eine neue Liste, bei der Sie „Seq" auswählen. Als nächstes klicken Sie auf das „Optionen"-Feld und anschließend wählen Sie den „Spezifische Schalter"-Reiter aus. Hinter die Buchstaben „SEQ" in dem Feldfunktionen-Feld tippen Sie einen Textmarker ein, den nur Sie sehen werden. Beispielsweise können Sie Ticketnummer als Textmarker verwenden. Hinter das Wort setzen Sie ein Leerzeichen und den Marker „\r", ein weiteres Leerzeichen und dann die Startzahl. Um beispielsweise mit der Ticketnummer 1000 zu beginnen, würden Sie folgenden Code verwenden:

„SEQ Ticketnummer \r 1000"

Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie zwei Mal mit „OK". Beginnend bei der Position, wo das Zahlenfeld erscheinen soll, wiederholen Sie den Prozess, jedoch verwenden Sie nun die folgende Feldfunktion:

„SEQ Ticketnummer \n"

Abermals müssen Sie zwei Mal auf „OK" drücken. Die nächstgrößere erscheinende Zahl (1001) sollte an der richtigen Stelle auftauchen. Kopieren Sie die Feldfunktion und fügen Sie diese überall ein, wo Sie die nächstgrößere Zahl benötigen. Sie können dieses Verfahren so oft anwenden, wie Sie es benötigen. Falls die Zahlen nicht automatisch schrittweise wachsen, können Sie diese dazu zwingen, indem Sie „Strg-A" drücken, um das gesamte Dokument zu markieren. Zur Aktualisierung des gesamten Dokumentes drücken Sie „F9" auf der Tastatur.

Sie können jederzeit die Startzahl ändern, indem Sie auf die Feldfunktion, die Sie bereits hinzugefügt haben, klicken und „Shift-F9" drücken, um in die Feldfunktion einzusehen. In dem Fenster können Sie die Anfangszahl (in unserem Beispiel 1000) durch die neue Startzahl ersetzen. Mit „Shift-F9" können Sie die Feldfunktion wieder verstecken. Damit alle Tickets bei der neuen Zahl beginnen, drücken Sie „Strg-A" und anschließend „F9".

3. Änderung der Druckreihenfolge

Wenn die Seiten Ihres Dokuments in der falschen Reihenfolge gedruckt werden, dann können Sie die Druckreihenfolge bei Word ändern. Wählen Sie „Datei", „Optionen", „Erweitert" aus. In dem neuen Fenster müssen Sie nach unten scrollen, um zu der „Drucker"-Gruppe zu gelangen. Die hier erscheinenden Optionen unterscheiden sich von jenen bei den „Drucker Optionen" bei den Anzeigeoptionen. In dem Feld „Drucker" aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kästchen neben „Seiten in Umgekehrter Reihenfolge drucken". Je nachdem ob das Kästchen zuvor ausgewählt war oder nicht, ändern Sie den Status des Feldes. Beenden Sie die Auswahl mit „OK". In Zukunft werden Ihre Dokumente in umgekehrter Reihenfolge gedruckt, sodass Sie diese nicht selbst umordnen müssen. Diese Einstellung wird auch aktiv sein, wenn Sie Word neu starten und es wird bei allen Dokumenten angewandt werden.

4. Speichern Sie Bilder als Bausteine

Wenn Sie ein sich wiederholendes Bild, beispielsweise ein Logo, in Ihre Dokumente einfügen müssen, dann können Sie dieses Bild als Baustein speichern. Dadurch können Sie das Bild beim nächsten Mal einfacher einfügen.

Als erstes fügen Sie das gewünschte Bild in ein Dokument ein und formatieren es so, wie Sie es dauerhaft haben wollen. Klicken Sie auf das Bild, um es auszuwählen. Drücken Sie auf „Einfügen", „Schnellbausteine" und wählen Sie „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog aufnehmen" aus. Geben Sie dem Bild einen passenden Namen und suchen Sie einen Katalog für das Bild aus (Schnellbausteine ist eine gute Wahl). Nun ändern Sie die Kategorie-Einstellung zu „Allgemein" oder Sie erstellen eine neue Kategorie. Erstellen Sie eine Beschreibung zu dem Bild und speichern Sie das Ergebnis in „Building Blocks.dotx". Dies ist eine automatisch von Word erstellte Datei. Beenden Sie diesen Prozess, indem Sie alles mit „OK" bestätigen.

Das Bild wird permanent in Ihrer „Building Blocks"-Sammlung aufgenommen und Sie können es schnell zu jedem Dokument hinzufügen. Hierfür klicken Sie auf „Einfügen", „Schnellbausteine" und dann das entsprechende angezeigte Element.

5. Erstellen Sie „Ein-Klick"-Symbole, um häufig verwendete Symbole einzufügen

Mit einem Makro können Sie ein Symbol schneller in Ihr Dokument einfügen.
Mit einem Makro können Sie ein Symbol schneller in Ihr Dokument einfügen.

Wenn Sie immer wieder ein bestimmtes Symbol verwenden müssen, wie beispielsweise das US-Cent-Symbol oder einen fremdsprachigen Buchstaben, dann wäre es praktisch, diesen schnell einfügen zu können. Sie können dieses Zeichen zu Ihrer Ribbon-Leiste oder der Schnellzugriffsleise hinzufügen. Die Schnellzugriffsleiste befindet sich in der linken oberen Ecke bei Word und enthält standardmäßig die Symbole für speichern und rückgängig machen. Dieser Tipp ist etwas schwieriger und Sie müssen ein Makro erstellen.

Als erstes öffnen Sie den „Entwicklertools"-Reiter aus der Ribbon-Leiste (dieser Reiter ist nicht standardmäßig bei Word enthalten. Sie können den Reiter jedoch über „Datei", „Optionen", „Menüband anpassen" bei den „Hauptregisterkarten" hinzufügen.). Hier klicken Sie auf „Makro aufzeichnen". Geben Sie dem Makro einen Namen, wie CentSymbol und wählen Sie bei „Makro speichern in" „Alle Dokumente (Normal.dot)" aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Hammer, dann öffnet sich ein eines Fenster. Hier Wählen Sie „Normal.NewMacros.CentSymbol" auf der linken Seite aus und klicken auf „Hinzufügen", sodass es anschließend auf der rechten Seite erscheint. Jetzt können Sie das Symbol über „Ändern" an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ihre Auswahl bestätigen Sie über „OK".

Nun zeichnet Word das auf, was Sie gerade tun. Deswegen navigieren Sie zu „Einfügen", „Symbol" und zu dem gewünschten Symbol. Das fügen Sie über „Einfügen" in Ihr Dokument ein. Um die Aufzeichnung des Makros zu beenden, wählen Sie den „Entwicklertools"-Reiter aus und klicken auf „Aufzeichnung beenden". In Zukunft können Sie das Symbol einfach über das Symbol, das Sie ausgesucht haben, einfügen. Selbstverständlich können Sie diese Schritte für andere Symbole wiederholen.

6. Fügen Sie Wörter zu Ihrem Wörterbuch hinzu

Bearbeiten Sie Ihr Wörterbuch.
Bearbeiten Sie Ihr Wörterbuch.

Word bietet ein Werkzeug für die Verwaltung des eingebauten Wörterbuches, aber Sie können immer nur ein Wort nach dem anderen ändern. Um dieses Werkzeug zu finden, gehen Sie auf „Datei", „Optionen", „Dokumentprüfung" und anschließend auf „Benutzerwörterbuch". Sie wählen das Wörterbuch aus, das in der Regel als „Cusom.dic" erscheint. Nun klicken Sie auf „Wortliste bearbeiten…". Jetzt können Sie neue Wörter hinzufügen, oder alte, falsche Begriffe entfernen.

Wenn Sie mit der gesamten Liste der im Wörterbuch eingetragenen Wörter arbeiten möchten, können Sie das am besten über einen Text-Editor machen. Öffnen Sie Custom.dic beispielsweise über Notepad oder WordPad und suchen Sie nach einem Wort. Sie können bereits existierende Wörter suchen und entfernen. Sie können aber auch neue Wörter einfach zu der Liste hinzufügen, achten Sie jedoch darauf, immer nur ein Wort pro Zeile zu schreiben. Sie müssen nicht darauf achten, die neuen Wörter in alphabetischer Reihenfolge hinzuzufügen, denn Wort sortiert diese Liste automatisch. Sie sollten Großbuchstaben wirklich nur dann verwenden, wenn das Wort auch wirklich groß geschrieben wird und immer so erscheinen soll (wie beispielsweise GHz). Vermeiden Sie es Wörter mit Bindestrich oder seltsamen Zeichen einzufügen. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern Sie „Custom.dic" als Text-Datei. Schließen Sie den Text-Editor und öffnen Sie Word, um das aktualisierte Wörterbuch zu verwenden.

7. Entfernen Sie überflüssigen Platz in Web-Texten

Wenn Sie einen Text aus einer Webseite oder einer E-Mail in ein Word-Dokument einfügen, erscheint dieser Text häufig nicht schön linksbündig. Das kann passieren, weil Leerzeichen, die Sie nicht sehen, in jeder Zeile des Textes erscheinen, oder wenn der Originaltext aus einer Tabelle kopiert wurde. Sie können diesen überflüssigen Leerplatz entfernen, indem Sie den Text markieren und hintereinander „Strg-E" und „Strg-L" drücken. Diese Kommandos zentrieren den Text erst und lassen in anschließend linksbündig erscheinen. Dadurch werden die unerwünschten Leerzeichen entfernt.

Wenn der Text, den Sie aus einer Webseite kopiert haben, eine Linie am linken Rand hat, dann können Sie diese Linie entfernen. Gehen Sie hierfür auf den „Überprüfen"-Reiter und wählen Sie bei der „Annehmen"-Liste „Alle Änderungen im Dokument annehmen".

Wir sagen Ihnen, wie Sie Text aus einer Tabelle in einer Webseite entnehmen können, ohne dass Sie diesen weiter formatieren müssen. Markieren Sie zuerst die bereits eingefügte Tabelle. Es erscheinen ganz rechts zwei neue Reiter unterhalb von „Tabellentools" in der Ribbon-Leiste. Wählen Sie „Layout", „Daten" und „In Text konvertieren" ganz rechts in der Leiste aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie „Absatzmarken" auswählen und mit „OK" bestätigen.

8. Erstellen Sie Ihre eigene Form für Textfelder

Passen Sie die Textbox Ihren Wünschen an.
Passen Sie die Textbox Ihren Wünschen an.

Wenn Sie eine Seitenansprache für einen Newsletter erstellen, können Sie beim Layout mit Word sehr kreativ sein. Als erstes wählen Sie „Einfügen", „Textfeld" aus, um ein Textfeld zu Ihrem Dokument hinzuzufügen. Hiermit setzen die die Seitenansprache von dem übrigen Text ab. Sie können die Form und die Farbe des Textfeldes ändern, indem Sie es auswählen und bei „Textfeld-Tools", „Format" die Funktion „Form ändern" öffnen. Hier können Sie zwischen vielen vorgefertigten Formen wählen. Prinzipiell ist ein Textfeld eine Form, die mit einem Text gefüllt wurde. Sie können, Ihren Text beispielsweise zwischen zwei Klammern platzieren. Möglicherweise ist es noch notwendig die Schriftgröße und Schriftart anzupassen, damit der Text besser in die Form passt.

9. Wiederholen Sie das letzte Kommando mit einem Klick

Ein sehr nützliches, aber unbekannteres Tastenkürzel in Microsoft Word ist die „F4"-Taste Ihrer Tastatur. Mit dieser können Sie das letzte Formatierungskommando wiederholen. Beispielsweise können Sie eine Linie aus einem Dokument entfernen, eine andere Linie markieren und „F4" drücken. Dadurch wird der letzte Befehl, also Entfernen, auf die gerade ausgewählte Linie angewandt. Sie können „F4" aber auch dazu verwenden, den Stil eines Textes zu ändern. Wählen Sie Ihren Text aus und drücken Sie „F4", um den gleichen Stil woanders anzuwenden. In diesem und vielen anderen Fällen können Sie mit der F4-Taste sehr viele Maus-Klicke vermeiden, um an zwei stellen die gleiche Formatierung anzuwenden.

10. Verwenden Sie Format übertragen, um Bilder zu Formatieren

Die Funktion "Format übertragen" beschränkt sich nicht auf Texte.
Die Funktion "Format übertragen" beschränkt sich nicht auf Texte.

Obwohl die Word-Nutzer historisch gesehen das „Format übertragen"-Werkzeug verwendet haben, um ein Text-Format in einen anderen Textblock einzufügen, können Sie es auch für Formen und Bilder nutzen. Wählen Sie eine Form oder ein Bild aus, das die Formatierung hat, die Ihnen gefällt. Klicken Sie dann auf „Format übertragen" aus dem „Start"-Menü der Ribbon-Leiste. Klicken Sie nun auf eine andere Figur, um die gleiche Formatierung darauf anzuwenden. Sie Form der Figur selbst werden sich nicht ändern, aber die Füllung, der Rahmen und die Effekt-Einstellungen.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (mhr)