Nicht alles, was Microsoft Word 2010 kann, ist auf den ersten Blick in die Werkzeugliste der Ribbon-Leiste leicht zu finden. Manche Funktionen sind im Einfügen-Menü oder in Dialogfeldern versteckt und andere sind über Tastenkürzel zu aktivieren. Mit unseren zehn Tipps finden Sie versteckte Funktionen und arbeiten sofort schneller mit Microsoft Word.
Hinweis: Office 2010 ist zwar schon ziemlich alt, aber viele Nutzer verwenden es immer noch. Deshalb haben wir diese Tipps für Word 2010 zusammengestellt. Viele dieser Tipps sollten sich aber auch bei der aktuellen Word-Version anwenden lassen.
1. Erstellen Sie Linien für auszufüllende Formulare
Wenn Sie bei einem ausgedruckten Dokument, wie beispielsweise einem Formular, handschriftliche Informationen hinzufügen müssen, dann sollten sich auf dem Blatt Hilfslinien befinden. Sie können Tabstopps dazu nutzen, um diese Linien zu zeichnen. Beginnen Sie damit, den Anfangstext zu tippen (beispielsweise Name:). Hierhinter soll die Person, die den Zettel ausfüllt, ihre Informationen eintragen. Deswegen wollen wir hier die leere Linie ziehen. Hinter dem Doppelpunkt setzen wir ein Leerzeichen und wählen „Start" aus dem Ribbon-Menü aus.
Anschließend klicken wir auf den kleinen diagonalweisenden Pfeil in der unteren rechten Ecke des Absatz-Feldes. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie weitere Optionen für die Absatz-Einstellungen erhalten. In der unteren rechten Ecke des Fensters gibt es die „Tabstopps…"-Schaltfläche, die Sie betätigen sollen. Hier können Sie Ihre eigenen Tabs erstellen. Sie benötigen einen einzelnen Tabstopp, der bis zu einer bestimmten Stelle des Blattes eine gepunktete Linie zeichnen soll.
Um den Rand von links gemessen bei 15 cm in einem Brief-Dokument anfangen zu lassen, tippen Sie beispielsweise 15 cm in die Tabstoppposition ein. Bei der „Ausrichtung" wählen Sie „Rechts" aus. Um eine gepunktete Linie zu erhalten wählen Sie die „2" bei „Füllzeichen" aus. Damit Ihre Änderungen aktiv werden, müssen Sie auf „Festlegen" und „OK" drücken.
Zurück im Dokument setzen Sie den Mauszeiger dorthin, wo Sie wollen, dass die Linie beginnt. Drücken Sie die „Tab"-Taste auf Ihrer Tastatur und es erscheint eine gepunktete Linie, die bis zum Ende der Zeile reicht. Damit für die Handschrift ausreichend Platz zur Verfügung steht, sollten Sie zwei Mal auf „Enter" drücken und die nächste Eingabezeile erstellen (beispielsweise Adresse:). Auch hier müssen Sie lediglich „Tab" drücken, um eine lange gepunktete Linie zu erstellen. Wenn Sie zurück zum normalen Modus der „Tab"-Taste kehren wollen, drücken Sie einmal auf „Enter" und anschließend auf „Strg-Shift-N". Nun haben Sie wieder den normalen Absatzstil hergestellt und die „Tab"-Taste arbeitet, wie gewohnt.
2. Beschriften Sie Objekte mit fortlaufenden Nummern
Word ermöglicht es ihnen Elemente in Dokumenten zu erstellen, die in numerischer Reihenfolge erscheinen. Sie können beispielsweise durchnummerierte Gutscheine oder Theaterkarten erstellen. Sie können automatisch aufeinanderfolgende Nummerierungen erstellen, indem Sie Feld-Kodierungen nutzen. Als erstes designen Sie die Gutscheine oder Tickets, wobei Sie mehrere Tickets über Tabellenzeilen auf eine Seite setzen dürfen.
Klicken Sie an die Stelle, an der die Zahl auf dem Ticket erscheinen soll. Nun wählen Sie „Einfügen", „Schnellbausteine" und anschließend „Feld…" aus. Die Schnellbausteile-Schaltfläche befindet sich rechts neben „Textfeld". In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie bei „Kategorie" aus dem Auswahlmenü „Nummerierung" aus. Darunter erscheint eine neue Liste, bei der Sie „Seq" auswählen. Als nächstes klicken Sie auf das „Optionen"-Feld und anschließend wählen Sie den „Spezifische Schalter"-Reiter aus. Hinter die Buchstaben „SEQ" in dem Feldfunktionen-Feld tippen Sie einen Textmarker ein, den nur Sie sehen werden. Beispielsweise können Sie Ticketnummer als Textmarker verwenden. Hinter das Wort setzen Sie ein Leerzeichen und den Marker „\r", ein weiteres Leerzeichen und dann die Startzahl. Um beispielsweise mit der Ticketnummer 1000 zu beginnen, würden Sie folgenden Code verwenden:
„SEQ Ticketnummer \r 1000"
Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie zwei Mal mit „OK". Beginnend bei der Position, wo das Zahlenfeld erscheinen soll, wiederholen Sie den Prozess, jedoch verwenden Sie nun die folgende Feldfunktion:
„SEQ Ticketnummer \n"
Abermals müssen Sie zwei Mal auf „OK" drücken. Die nächstgrößere erscheinende Zahl (1001) sollte an der richtigen Stelle auftauchen. Kopieren Sie die Feldfunktion und fügen Sie diese überall ein, wo Sie die nächstgrößere Zahl benötigen. Sie können dieses Verfahren so oft anwenden, wie Sie es benötigen. Falls die Zahlen nicht automatisch schrittweise wachsen, können Sie diese dazu zwingen, indem Sie „Strg-A" drücken, um das gesamte Dokument zu markieren. Zur Aktualisierung des gesamten Dokumentes drücken Sie „F9" auf der Tastatur.
Sie können jederzeit die Startzahl ändern, indem Sie auf die Feldfunktion, die Sie bereits hinzugefügt haben, klicken und „Shift-F9" drücken, um in die Feldfunktion einzusehen. In dem Fenster können Sie die Anfangszahl (in unserem Beispiel 1000) durch die neue Startzahl ersetzen. Mit „Shift-F9" können Sie die Feldfunktion wieder verstecken. Damit alle Tickets bei der neuen Zahl beginnen, drücken Sie „Strg-A" und anschließend „F9".