Planung
1. Unternehmen, die sich daranmachen, im eigenen Datenbestand aufzuräumen, sollten zunächst Raum für das Stammdaten-Management schaffen. Das beginnt mit einer ausführlichen Analyse, welche Abteilungen und Schlüsselfiguren von einem MDM-Projekt betroffen sind. Da sich Stammdaten überall auswirken, sollten Sie den Kreis groß genug ziehen. Überzeugen Sie die Entscheider von den Vorteilen und motivieren Sie sie. Dies gelingt am einfachsten, wenn Sie die Notwendigkeit des Projekts vermitteln und aktuelle Schwachstellen möglichst konkret benennen. Definieren Sie mit allen Beteiligten gemeinsame Ziele. Identifizieren Sie weiter Synergieeffekte, um den Kreis der "Stakeholder" zu vervollständigen. So sollten beispielsweise etwa BI- oder BPM-Verantwortliche schnell den Mehrwert eines MDM-Vorhabens erkennen und Ihre Unterstützung zusagen. Daraus lässt sich eine gemeinsame IT-Strategie ableiten. Schaffen Sie darauf aufbauend die organisatorischen Rahmenbedingungen. Regeln Sie die Zuständigkeiten und bemühen Sie sich früh um eine geeignete Kommunikationspolitik. Stammdaten-Management muss gelebt werden, auch wenn dies nach einer Phrase klingt.
2. Ermöglichen Sie im nächsten Schritt des MDM-Projekts ein Controlling: Machen Sie dabei messbar, was zu messen ist. Bildet etwa der Faktor Time to Market den Treiber für Ihre MDM-Initiative, so identifizieren Sie die großen Zeitfresser und stellen hierfür geeignete KPIs auf. Sorgen Sie dafür, dass diese in den Prozessen berücksichtigt werden, um klare Aussagen zur Effizienz treffen zu können. MDM kostet schließlich Geld, und ohne eine vernünftige Rentabilitätsbetrachtung wird es schwer, dieses von Ihrem Finanzchef zu bekommen. Machen Sie sich für ein effizientes Controlling frühzeitig Gedanken über Servicevereinbarungen und definieren Sie vernünftige Service-Level-Agreements (SLAs). So schaffen Sie verbindliche, später messbare Kriterien für den Betrieb und den Support.
3. In der folgenden Phase des MDM-Vorhabens gilt es, die betroffenen Systeme und Datenflüsse zu identifizieren: Betrachten Sie alle relevanten Systeme, die Stammdaten liefern oder empfangen, und bilden Sie eine vernünftige Schnittmenge der Daten, die Sie im MDM-System halten müssen. Klären Sie dabei früh die Begriffe: Nicht immer versteht jeder dasselbe unter einem Stammdatum oder etwa einer "Komponente".
4. Start simple - keep it simple: Sie können nicht alle Stammdatenobjekte und Stammdatenprobleme in einem Big-Bang- Coup lösen. Dazu ist das Thema in aller Regel im Unternehmen zu verzahnt. Planen Sie deshalb zuerst die "Quickwins" und holen Sie sich in gekapselten und beherrschbaren Teiletappen das Vertrauen Ihrer Stakeholder. Hierzu bedarf es auch eines guten Change-Managements und einer ehrlichen Kommunikation. Besonders wichtig ist an dieser Stelle, bei Tool-Auswahl und Planung auf die Erweiterbarkeit zu achten.
5. MDM-Projekte sind komplex. Identifizieren und verringern Sie deshalb möglichst von Anfang an die damit verbundenen Risiken. Besonders erfolgskritisch sind Datenqualität, unterschätzte Komplexität gewisser Teilbereiche, etwa schon bei der Nummernkreisgenerierung, und schwer erkennbare Sonderfälle, etwa bei internationalen Projekten mit anderen Regeln und unbekannten Dritten.
6. Den Projektauftrag möglichst klar formulieren: Besonders wenn externe Unternehmen beteiligt sind, gilt es, klar zu formulieren, an welchen Kriterien Sie unbedingt festhalten wollen, wie Sie diese messen und ab welchem Grad Sie sie als erfüllt ansehen. Dieser Punkt wird gerade bei Stammdatenprojekten immer wieder vernachlässigt.