BERLIN - Jahrelang stand die Textverarbeitung in den Unternehmen im Schatten der Datenverarbeitung. Mangelnde Investitionsbereitschaft, Scheu vor dem ungewohnten Arbeitsmedium sowie Unkenntnis der Möglichkeiten, die ein gutes Textsystem dem Benutzer bietet, gelten als Hauptgründe für Akzeptanzprobleme in diesem Bereich. Viel Arger kann sich der Anwender jedoch ersparen. wenn er sich bereits bei der Systemauswahl an bestimmte Grundspielregeln hält. Was der Interessent dabei zu beachten hat. verrät die Hamburger Unternehmensberaterin Barbara Jürgensen.
In vielen Betrieben war die Textverarbeitung jahrelang ein wenig beachtetes Thema. Als wichtig galt vor allem die Datenverarbeitung. Hier waren viele Unternehmen bereit Zeit, Geld und vor allem auch qualifiziertes Personal einzusetzen. In meist jahrelangem Um- und Neuorganisieren kam es unter Einsatz eines entsprechenden Großrechners mit entsprechender Software zur Integration der Datenverarbeitung in den Betrieb. Nicht so bei der Textverarbeitung.
Flut von Beschriebenem
Viele Unternehmen hatten zunächst überhaupt kein Interesse an ihr, obwohl gerade im Bereich Text uns alle eine wahre Flut von Beschriebenem überrollt. Die Angst davor, alles so wie bei der Einführung der Datenverarbeitung, noch einmal durchmachen zu müssen, ließ jedoch viele Firmen davor zurückschrecken sich mit dem Thema Textverarbeitung überhaupt zu befassen. Im übrigen galt dieses Gebiet aber oft auch als nicht so wichtig.
Die Aussage, "daß man ja überhaupt keinen Text, habe der sich speichern ließe", war und ist in vielen Betrieben ein oft gehörtes Argument gegen die "Programmierte Textverarbeitung". Auch, daß die "Individualität" des Briefeschreibers mit Einführung von "automatisierter Textverarbeitung" endgültig dahin sei ist eine Ausrede, die immer wieder gerne gegen die Textverarbeitung angeführt wird. Bei dieser Argumentation stellt sich die Frage, warum die Menschen das Speichern und Anrufen von Zahlen als selbstverständlich ansehen, während sie beim gleichen Vorgang im Bereich Text so empfindlich reagieren.
Selbstverständlich gehört zur Einführung von Textverarbeitung eine Um- und Neuorganisierung bestimmter Arbeitsabläufe. Das wird in den meisten Betrieben leider schlichtweg vergessen. Auch der Mikrocomputer an einem "Schreib-Arbeitsplatz" ist schließlich ein Handwerkszeug. Er hat einer Schreibkraft wesentlich mehr zu bieten als die so heißgeliebte elektrische Kugelkopfschreibmaschine. Der Mikro arbeitet nicht nur schneller und präziser. Er bietet auch noch tausend andere Möglichkeiten der komfortablen Anfertigung von "beschriebenen Seiten" jeder Art, die mit einer Schreibmaschine, wenn überhaupt, nur sehr umständlich und damit zeitaufwendig, zu bewerkstelligen waren.
Das fängt beim Schreiben der individuellen Tagespost an und hört bei der automatischen Verknüpfung von Text und Daten auf, wie sie beispielsweise für Werbeaktionen verwandt werden: Anschrift, persönliche Anrede und gleichlautender Text. Kein Firmeninhaber würde seinen Schreibkräften zumuten, 2000mal den gleichen Text zu schreiben. Abgesehen davon wäre diese Werbeaktion unbezahlbar. Wie oft kommt es vor, daß Verträge zunächst im Entwurf geschrieben und dann zigmal geändert werden. Angebote bleiben vom Text her immer gleich, nur die Zahlen ändern sich. Formulare sind täglich auszufüllen und auszurechnen. Es gibt in jedem Betrieb Schreibarbeiten, die von einem Arbeitsplatzcomputer besser, schneller und damit kostengünstiger erledigt werden können.
Rat ist nicht gefragt
Die moderne Mikroelektronik bietet Ihnen heute im kostenintensiven Bereich "Schreiben" so viele Möglichkeiten, daß es eigentlich unverständlich ist, warum sich die Betriebe mit der "Einführung von moderner Textverarbeitung" so schwer tun.
In den meisten Fällen liegt es wohl daran, daß fachkundiger Rat von außen in diesem Bereich nicht für notwendig gehalten wird. Was kann daran schon so schwierig sein? Die Texte sind doch bekannt und "irgendwie" bekommt man sie auch in die Maschine. Und im Prinzip ist diese Erkenntnis sogar richtig, wenn - ja, wenn vorher alles richtig organisiert worden wäre!
Bevor der Benutzer in seinem Betrieb mit "Programmierter Textverarbeitung" arbeiten kann, sind viele Vorarbeiten notwendig. Das fängt mit dem Leistungsverzeichnis zur richtigen Softwareauswahl an und hört bei der Texthandbuchpflege auf. 80 Prozent der Arbeit sind in der "modernen Textverarbeitung" Vorarbeiten, die in Einklang mit dem gewollten "Ziel" gebracht werden müssen. Das Einspeichern der fertigen Textprogramme mit den "Stops" für die variablen Informationen ist nach einer gut durchdachten Um- und Neuorganisation sowie der richtigen Auswahl der Hard- und Software eine der leichtesten Arbeiten mit dem Mikro überhaupt. Selbstverständlich beinhaltet dies auch die Ausbildung der Mitarbeiter, die mit dem Rechner arbeiten werden.
Die "Einführung moderner Textverarbeitung" muß sorgfältig geplant werden. Nicht das moderne Design des Bildschirms und die Exklusivität der dazu passenden Möbel sind wichtig. Letztlich zählt auch nicht, ob die Schrift auf dem Bildschirm grün schwarz, gelb, rosa oder gar bunt ist sondern ob die zur Hardware angebotene Software die in mühsamer Kleinarbeit aufgestellten Anforderungen erfüllen kann. Wenn beispielsweise umfangreiche Tabellen zu schreiben sind, so muß der Bildschirm seitlich "gerollt" werden, damit sich die Zahlen auch als Tabelle schreiben lassen Können mit einer Software je Zeile höchstens 80 Zeichen dargestellt werden, kommt die Software für diesen Zweck nicht in Frage, Natürlich sollte in der Textverarbeitung die Handhabung der Funktionen einfach sein. Wenn in einem Betrieb sehr viel geschrieben wird, so ist es unbedingt notwendig, daß beispielsweise das Ein- und Ausrücken von Texten, das Setzen und Löschen von Tabs, das Abrufen und Einführen von Textbausteinen in individuelle Texte, der Zeilen- und Seitenumbruch und andere Handgriffe problemlos funktionieren. Eine Arbeitskraft, die täglich viele Seiten mit Text zu füllen hat, die vielleicht sehr häufig eilige Sachen schreiben muß, braucht eine Software, die einfach zu bedienen ist. Es lohnt sich deshalb bei Vorführterminen einmal darauf zu achten, mit wievielen Handgriffen ganz bestimmte Funktionen ausgeführt werden.
Stiefmütterlich behandelt
Ein waches Auge sollte der Anwender auch auf das mitgelieferte Benutzerhandbuch haben. Es muß didaktisch und logisch aufgebaut sein und einen Übungsteil enthalten, der die ersten Schritte im Bereich "Programmierter Textverarbeitung (PTV) so einfach wie möglich macht. Leider werden die Bedienungsanleitungen von vielen Herstellern etwas stiefmütterlich behandelt. Auf jeden Fall muß das Manual in deutscher Sprache abgefaßt sein. Kann ein Lieferant das nicht bieten, sollte er gleich von der "Einkaufsliste" gestrichen werden.