CPT-System mit Individualsoftware:

Text- und Rechenbausteine für den Vertrieb

05.03.1982

BOCHOLT (hö) - Selbst ein Spezialunternehmen der Elektronik und Elektrotechnik, das bereits seit Jahren eine eingespielte EDV-Organisation unterhält, mußte sich auf Neuland begeben, um die automatisierte Textverarbeitung einführen zu können. Die Organisatoren der Firma Theo Benning mußten viel dazulernen.

Für den Bocholter Vertriebsbereich sollte ein Textsystem gesucht werden, das sowohl die Auftragsabwicklung des Serienprogramms als auch die gesamte dort anfallende Korrespondenz effektiver gestalten kann. Voraussetzung hierfür war eine umfangreiche organisatorische Vorbereitungs- und Informationsphase. Das Benning-Management und die verantwortlichen Organisatoren kamen nicht umhin, sich auf Messen, Fachseminaren und bei vielen Gesprächen mit Herstellern von Textsystemen in dieses neue Anwendungsgebiet einzuarbeiten. Wichtigstes Entscheidungskriterium bei der Systemauswahl war schließlich die Möglichkeit, die erforderliche Software individuell programmieren und eine Verknüpfung von Daten- und Textverarbeitung erreichen zu können.

Der Benning-Vertriebsbereich entschied sich schließlich für das Textsystem CPT 8800. Benning: "Das CPT-Betriebssystem kann neben der üblichen Textbausteinverarbeitung auch Rechenoperationen durchführen." In Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten haben die Vertriebsmitarbeiter das Auftragsabwicklungsprogramm als Textblockverarbeitung programmiert: Dadurch gibt es technische und kaufmännische Datenblöcke (Text- und Rechenbausteine) für Produkte und die jeweiligen Kunden. Für diese Anwendung mußten umfangreiche Dateien angelegt werden:

- Kundenanschriften,

- Lieferanschriften,

- Rechnungsanschriften,

- Stücklisten und Schaltbildnummern,

- Preisgefüge,

- Lieferbedingungen.

Kurzangaben lösen den Dialog aus

Die Benning-Auftragsabwicklung läuft heute so ab: Jeder Auftrag wird manuell mit einer Auftrags-, Erzeugnis- und Gerätenummer gekennzeichnet. Der so vorbereitete Auftrag geht weiter an die Konstruktion, den Einkauf sowie - zur Terminierung - an die Produktion. Danach wird er per Textsystem weiterbearbeitet: Eingegeben werden hier die Kunden- und die Artikelnummern. Diese Kurzangaben lösen im System einen Dialog mit dem Auftragserfassungsprogramm aus, das die bereits feststehenden Informationen durch auftragsspezifische Daten ergänzt, wie zum Beispiel Kunden- und Versandanschrift, Lieferwoche sowie die kundenbezogenen Bestelldaten und die Gerätenummer. Besonders angetan sind die Vertriebssachbearbeiter in Bocholt vom Programm zur automatischen Preisfindung, das zudem Preise mit einem festen Währungsfaktor in die jeweilige Landeswährung umrechnet.

Die Auftragsbestätigung benötigen die Benning-Mitarbeiter in 15facher Ausfertigung: Der Kunde erhält das Original sowie ein Duplikat, weitere Kopien gehen an den Außendienst und andere Abteilungen des Hauses. Gedruckt wird in zwei Durchläufen: Einmal werden die Formularsätze, bestehend aus Auftragsbestätigung und Lieferschein, mit acht und beim zweiten Mal mit sieben Durchschlägen geschrieben.

Mit der Auftragsbestätigung wird im System gleichzeitig die Fakturierung vorbereitet. Bis zur Versandbereitschaft der Ware bleibt der Auftrag auf einer Diskette gespeichert. Erst bei Versandabwicklung wird er durch Eingabe der Auftragsnummer wieder aufgerufen und am Bildschirm mit Informationen wie Versandtag, Versandart, Gewichtsangabe und Verpackungskosten manuell ergänzt. Danach erledigt das System automatisch die Fakturierung auf einem achtfachen Formularsatz.

Das Benning-Management nutzt das Textsystem auch für mehrere statistische Auswertungen. Dies sind neben Aussagen über den gesamten Auftragsbestand vor allem produktbezogene Auftragswerte. Die Software des Textsystems kann dazu den gesamten Speicherinhalt von 12 000 Zeichen nach fünf unterschiedlichen Kriterien sortieren und jedes beliebige Datenfeld zu einem Sortierbegriff erklären.

Durch die zunehmende Systemauslastung überlegt sich Benning derzeit, ob es nicht sinnvoller wäre, die bisher verwendeten Disketten durch eine Magnetplatte zu ergänzen oder zu ersetzen: "Eine Magnetplatte hat die Speicherkapazität von achtzig Disketten. Nachträgliche Änderungen wären dann kein Problem mehr."