Bei dem Produkt handelt es sich um eine datenbankgestützte Client-Server-Anwendung, mit deren Hilfe die Benutzer grafisch oder in Listenform den Status erfaßter Dokumente verfolgen können. Die Kommunikation zwischen Server und Clients erfolgt über das Internet-Standardprotokoll TCP/IP, als Server-Betriebssystem kommt Windows NT zum Einsatz.

Laut Anbieter lassen sich vor allem in der Listenansicht Prozesse einfach erstellen oder modifizieren. Der Anwender geht dabei wie bei einer To-do-Liste auf einem Blatt Papier vor, kann aber Kollegen mit einbeziehen und erzeugt auf diese Weise den Workflow. Die grafische Darstellung wird vor allem für komplexere Vorgänge empfohlen.

Der Teamware Dolphin bietet vor allem Integration für standardisierte Microsoft-Umgebungen. Als Datenbank kommt wahlweise der "MS SQL Server" oder die "Jet"-Engine von Microsoft Access in Frage. Falls "Exchange" in der Version 4 oder 5 bereits vorhanden ist, greift das Teamware-Produkt auf dessen Bestandteile zu, etwa die Directory-Dienste. Ansonsten setzt es direkt auf dem Betriebssystem Windows NT auf.