Collaboration

Teamarbeit über die Cloud

Jürgen Mauerer betreibt als freier Journalist ein Redaktionsbüro in München.
Räumlich verteilte Teams benötigen einen modernen digitalen Arbeitsplatz, über den ihre Mitarbeiter effizient kommunizieren, zusammenarbeiten und Informationen austauschen können. Collaboration-Lösungen aus der Cloud bieten dafür neue Möglichkeiten. Die Palette reicht vom sicheren Web-Speicherplatz über Web- und Videokonferenzen bis hin zu Enterprise Social Software.
Anwender setzen zunehmend auf cloud-basierte Lösungen, wenn es ums Thema Collaboration geht.
Anwender setzen zunehmend auf cloud-basierte Lösungen, wenn es ums Thema Collaboration geht.
Foto: peshkova, Fotolia.com

Das IT-Beratungshaus just.dot aus Hannover setzt seit Ende 2011 verstärkt auf die Cloud. "Im Prinzip sind wir eine Cloud-Company. Lokal halten wir nur noch die Entwicklungsumgebung für unsere Kernprodukte", erklärt Geschäftsführer Jörg Stumpenhagen. Grund für den Schritt in die Cloud: Da die 20 Mitarbeiter der just.dot GmbH ihre Kunden wie Banken und Versicherungen oft vor Ort über Governance-Lösungen beraten, müssen sie von jedem Ort aus auf aktuelle Dokumente und Daten zugreifen können. Mit der bestehenden Infrastruktur war das nicht möglich. Daher suchte das Beratungshaus nach einer webbasierten Lösung - und fand Microsoft Office 365.

Schnelle Kommunikation

Jörg Stumpenhagen schätzt das Arbeiten mit Office 365.
Jörg Stumpenhagen schätzt das Arbeiten mit Office 365.
Foto: just.dot

Zentrale Anwendung bei just.dot ist SharePoint Online. Dort bildet das Beratungshaus sämtliche Geschäftsprozesse ab und ordnet den jeweiligen Prozessen (beispielsweise Pre Sales) eine eigene Dokumentenbibliothek zu, in der Produktbeschreibungen, Vertragsangebote oder Präsentationen abgelegt sind. "Früher waren Dokumente oft mehrfach vorhanden, und keiner wusste, wo die aktuellste Version liegt", sagt Stumpenhagen. "Heute stehen die Dokumente zentral und webbasiert über SharePoint Online zur Verfügung, inklusive Versionierung." Jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, sei es im Büro, von zuhause oder mobil.

In den virtuellen Teamräumen von SharePoint Online tauschen die Mitarbeiter Informationen zu ihren Projekten aus und stimmen Termine ab; auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dort möglich. Diese Transparenz vereinfacht die Kommunikation erheblich. Über Lync Online kommunizieren die Mitarbeiter intern via Chat oder Videokonferenzen, um offene Fragen etwa in Projekten zu klären. Dazu Jörg Stumpenhagen: "Heute können wir uns viel effizienter mit Mitarbeitern abstimmen, die viel unterwegs sind. Durch die Präsenzinformationen erkennt man sofort, wer gerade wie verfügbar ist und kann Fragen stellen. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm."

Wachsender Markt

Angesichts dieser Vorzüge rechnen die Marktforscher von IDC in den nächsten Jahren mit einem durchschnittlichen jährlichen Wachstum von elf Prozent auf dem deutschen Markt für Collaboration-Software. Konkret soll das Marktvolumen von 430 Millionen Euro im Jahr 2012 hierzulande auf 720 Millionen Euro im Jahr 2017 steigen; inbegriffen sind sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen. IDC unterteilt den Markt in die fünf Segmente E-Mail, Instant Messaging, Web- und Videokonferenzen, Team Collaboration und Enterprise Social Software.

IDC-Analystin Lynn-Kristin Thorenz: "Der Trend geht zu Social Software."
IDC-Analystin Lynn-Kristin Thorenz: "Der Trend geht zu Social Software."
Foto: IDC

Lynn-Kristin Thorenz, Director Research & Consulting bei IDC, sieht einen klaren Trend in Richtung Cloud. "Zurzeit sind E-Mail-Applications noch der größte Teilmarkt, Tendenz fallend. Der Trend geht klar in die Richtung von Enterprise Social Software Lösungen wie Chatter oder Yammer und Team Collaboration wie Microsoft SharePoint Online, die aus der Cloud kommen." Für diese Segmente prognostiziert IDC ein überdurchschnittliches Wachstum, wenn auch von einer geringen Ausgangsbasis.

Große und kleine Firmen trauen der Cloud

Die Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) sehen bei Collaboration-Tools ebenfalls einen klaren Trend in Richtung Cloud. Der Studie "Communication und Collaboration aus der Cloud" zufolge stehen knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen einer Nutzung von Cloud-Diensten für Kommunikation und Zusammenarbeit positiv gegenüber. "Besonders aufgeschlossen sind einerseits sehr kleine Akteure und anderseits Großunternehmen. Typische Mittelständler, also Unternehmen mit 100 bis 1.000 Mitarbeitern, zeigen sich dagegen vielfach noch unentschieden oder skeptisch", erläutert Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC.

Neueste Technologie schnell im Einsatz

Andreas Stiehler von PAC sieht Vorteile vor allem für kleinere Unternehmen.
Andreas Stiehler von PAC sieht Vorteile vor allem für kleinere Unternehmen.
Foto: PAC

Sehr gefragt ist laut Stiehler das Cloud-Modell bei Collaboration-Anwendungen wie Web- und Videoconferencing. Fast jede vierte Anwendung in diesem Bereich wird heute aus der Cloud bereitgestellt, insbesondere bei Kleinstunternehmen. "Hier geht es weniger um den Preisvorteil, sondern darum, auf der Höhe der Zeit zu sein und die neueste Technologie für Videokonferenzen einzusetzen. In der Cloud sorgt der Anbieter stets für Updates", erklärt der PAC-Analyst.

Damit entfällt auch der Administrations-Aufwand für den Betrieb der IT-Lösung. Das ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen wichtig, die keine eigene beziehungsweise eine kleine IT-Abteilung besitzen und die nicht über die finanziellen Ressourcen für die Anschaffung solcher Systeme verfügen.

In der Cloud entfallen zudem die Investitionen in Hardware wie Server, deren Betrieb und die damit verbundenen Wartungs- und Energiekosten sowie die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Aus Investitionen werden somit variable Kosten. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines Mietmodells abgerechnet. Neue Nutzer lassen sich einfach und flexibel hinzufügen.

Zudem ist der Aufwand für die Einführung einer Cloud-Lösung relativ gering. "Office 365 war bei uns innerhalb von wenigen Stunden und zu einem unschlagbaren Preis einsatzbereit. Wir brauchten uns um nichts zu kümmern", so Stumpenhagen. "Für das IT-Paket von Microsoft geben wir derzeit weniger als 1.000 Euro pro Monat aus."

Mobile Nutzung

Abgesehen von niedrigeren Kosten, höherer Flexibilität und anderer Vorteile eignen sich Collaboration-Lösungen aus der Cloud sehr gut für die mobile Nutzung auf Smartphones oder Tablets. "Der Treiber für die Cloud ist, dass Mitarbeiter zum Beispiel aus Vertrieb oder Service unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse benötigen, um effizient und einfach mit ihren Kollegen zusammenarbeiten zu können", erläutert IDC-Analystin Lynn-Kristin Thorenz. Der klassische Büroarbeitsplatz verliere immer mehr seine Bedeutung. Zeitlich und räumlich flexible Arbeitsmodelle böten den Mitarbeitern mitunter mehr Freiheit und die Option auf eine Work-Life-Balance. "Das Ziel ist höhere Produktivität", erklärt Thorenz.