Die Zentrale in München, die Entwicklungsabteilung in Hamburg und die Produktionsstätten verstreut in allen Bundesländern, weitere Niederlassungen verteilen sich über ganz Europa. Unternehmen konzentrieren sich schon lange nicht mehr nur auf einen Standort: Heute arbeiten Menschen aus verschiedenen Städten und Nationen zusammen. Grundlage dieser grenzenlosen Zusammenarbeit ist die reibungslose Kommunikation. Während in der Vergangenheit wichtige Dokumente tagelang unterwegs waren, stehen diese heute über das Internet in wenigen Sekunden dezentral an allen verteilten Standorten zur Verfügung.
Firmen wünschen sich nicht nur einen leichten Zugriff auf Informationen, sondern wollen zusätzlich die Kommunikation der Mitarbeiter fördern. Die Möglichkeit, sich mit Kollegen in virtuellen Räumen auszutauschen, bieten Teamfunktionen ("Collaborative Tools") in Portallösungen.
Die Funktionen von Portalen sind zahlreich, und entsprechend groß ist die Anzahl der Klassifizierungsmodelle. Unterscheidet man nach der Zielgruppe, ergeben sich unter anderem folgende Typen: Ein Kunden- beziehungsweise Serviceportal ist mit seinen Funktionen und Inhalten auf die Zielgruppe Kunde ausgerichtet. Die Plattform stellt beispielsweise Produkt-, Vertriebs- und Unternehmensinformationen zur Verfügung. Ein Enterprise- oder Corporate-Portal richtet sich primär an Mitarbeiter. Auf dieser zentralen Plattform lassen sich darüber hinaus Unternehmensprozesse abbilden sowie Daten aus Backend-Systemen wie ERP- oder CRM-Anwendungen integrieren. Mit einem personalisierten Zugriff auf Anwendungen und Prozesse stehen jedem Mitarbeiter die relevanten Inhalte zur Verfügung, die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht.
Neben diesen genannten Möglichkeiten eröffnet sich mit Enterprise-Portals auch "E-Collaboration" oder "Collaborative Work". Hier geht es nicht, wie bei der Supply-Chain Integration, um die Optimierung der Lieferkette und des Warenaustausches mit Partnern oder Zuliefern, sondern um die virtuelle Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern einer Projektgruppe oder eines Vertriebsteams.
Ein Unternehmensportal, das Groupware- und Dokumenten-Management-Funktionen integriert, ist ein guter Ausgangspunkt, um Informationen schnell und einfach unter den Teamkollegen zu verteilen und auszutauschen. Allerdings sind damit die Möglichkeiten noch nicht erschöpft, um die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu fördern. Mit den Funktionen für Collaborative Work arbeiten Personen oder Abteilungen an unterschiedlichen Standorten virtuell zusammen. So lässt sich beispielsweise für ein Projekt ein gemeinsamer Online-Arbeitsbereich einrichten, und das Team kann - geschützt vor fremden Augen - die neuesten Entwicklungen diskutieren oder neue Ideen austauschen. Auch lassen sich Dokumente und Internet-Verknüpfungen in Ordnern ablegen, Aufgabenlisten verwalten oder Nachrichten an alle Projektmitglieder versenden.
Collaboration-Lösungen bieten verschiedene Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu erleichtern: Von gängigen Funktionen wie Gruppenterminkalender oder Echtzeitkommunikation über das verteilte Erstellen von Dokumenten bis zur gemeinsamen Dokumentation ist alles machbar. Automatisierte Bearbeitungs-Workflows verhindern, dass Arbeiten doppelt erledigt werden, und erlauben ferner Freigabefunktionen. Der Dokumentenaustausch zwischen den Beteiligten erfolgt dabei über ein Dokumenten-Repository sowie über automatisierte Benachrichtigungsmechanismen. So erhalten die an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter aufgrund vordefinierter Rollen und Rechte automatisch einen Hinweis, sobald ein für das Projekt relevantes Dokument im Repository abgelegt wird. Die Mitarbeiter sind dann in der Lage, das Dokument mit Kommentaren zu versehen, zu bewerten oder auch zu ergänzen. Sobald eine der genannten Aktionen stattgefunden hat, wird erneut ein Workflow-Prozess angestoßen, und die anderen am Projekt beteiligten Mitarbeiter werden entsprechend informiert.
Gemeinsames Entwickeln
Um virtuelles Teamwork zu ermöglichen, müssen unterschiedliche Funktionen und Module im Enterprise-Portal integriert sein. Dazu gehören zum Beispiel ein integrierter Gruppenterminkalender, eine Kontaktdatenbank, verteilte Redaktionsprozesse für die Dokumentenerstellung, die Ressourcenverwaltung sowie integrierte Module für Projekt-Management und Controlling. Ferner sollte ein Corporate Directory vorhanden sein, die Anbindung an Standardsoftware berücksichtigt werden und die Unterstützung eines Content-Management-Systems gewährleistet sein.
Zu den Generalisten unter den Anbietern gehören IBM, Bea, SAP, Oracle und Sun. Darüber hinaus tummeln sich zahlreiche Spezialisten am Markt. Dazu zählen die Unternehmen Webfair, ATG, Abaxx, Day Interactive, Hyperwave, Vignette, Plumtree und Tibco.
Anwender wissen die Möglichkeiten der E-Collaboration zu schätzen. Die Automobilbranche zum Beispiel setzt in Entwicklungsabteilungen schon seit längerer Zeit auf die virtuelle Zusammenarbeit. Gemeinsam mit den Lieferanten erfolgt die Entwicklung der Komponenten, die anschließend in den Werken zusammengesetzt werden. Dies funktioniert nur durch eine enge Koordinierung der einzelnen Entwicklungsteams aus Hersteller und Zulieferern. Die wesentlichen Vorteile von E-Collaboration liegen darin, dass die Entwicklungszeiten verkürzt, die Design- und Entwicklungskosten verringert sowie die Qualität verbessert wird.
Der Trend zur firmenübergreifenden Zusammenarbeit greift auch auf andere Branchen über wie zum Beispiel die Fertigungsindustrie, die Pharma- und Chemiebranche, Energieversorger und Telekommunikationsunternehmen. Collaboration eignet sich grundsätzlich für alle Organisationen, die über sehr viele dezentral verteilte Standorte und eine hohe Anzahl von Mitarbeitern verfügen.
Unternehmensportale verbessern die Produktivität der Mitarbeiter, denn alle benötigten Daten werden auf einer Plattform bereitgestellt. Lästiges Hin- und Herspringen zwischen den verschiedenen Programmen entfällt genauso wie das Einloggen in jede einzelne Applikation. Die Integration von Prozessen und Anwendungen optimiert Arbeitsabläufe, spart Kosten und automatisiert Bearbeitungsvorgänge. Darüber hinaus stellt ein Portal Informationen transparent zur Verfügung, so dass alle Mitarbeiter zeitnah auf einen einheitlichen Informationsstand gebracht werden.
* Hubert Staudt ist Leiter Strategie und Marketing, Business Unit Information bei der Materna GmbH in Dortmund.
Angeklickt
Collaborations-Funktionen sind sinnvolle Ergänzungen zu Firmenportalen. Die Web-Oberfläche bietet neben dem einheitlichen Zugriff auf Applikationen und Informationen Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit, gemeinsam in Teamräumen Dokumente zu bearbeiten und abzustimmen. Voraussetzung dafür sind unter anderem ein Gruppenterminkalender, eine Kontaktdatenbank, Workflow-gesteuerte Redaktionsprozesse, Module für das Projekt-Management und -Controlling sowie ein Content-Management-System.