Auf zur dritten Plattform

Synergien im Content Management

Andreas Duthel schreibt als Experte für Managed Print Services (MPS), Big Data und Document Solutions. Als Director Global Services DACH bei der Lexmark Deutschland GmbH kann er auf mehr als 15 Jahre MPS-Erfahrung zurückblicken.
Digitalisierung und Automatisierung – die technologischen Weiterentwicklungen lösen in vielen Unternehmen derzeit einen spannenden Paradigmenwechsel aus.

Technologische Weiterentwicklungen beeinflussen stets die Art und Weise, in der Unternehmen geführt werden. Derzeitige wichtige Phänomene, die die Business-Welt unübersehbar prägen und zu einer zunehmenden Vernetzung vieler Bereiche führen, sind Cloud Computing, die sozialen Netzwerke, Big Data und Mobilität. Zusammen genommen bilden diese vier Bereiche die Grundbausteine dessen, was IDC als "die dritte Plattform" bezeichnet und als neues Fundament für Innovation und Wachstum im IKT-Markt postuliert. In der Ära der Digitalisierung, die von Initiativen wie Industrie 4.0 geprägt ist, betreffen diese Auswirkungen die gesamte Business-Welt, quer über alle Branchen.

Immer mehr Anwendungsbereiche werden digital abgewickelt.
Immer mehr Anwendungsbereiche werden digital abgewickelt.
Foto: Gorgsenegger - Fotolia.com

Mit der zunehmenden Etablierung dieser Technologien in Unternehmen geht der Trend einher, dass Arbeits-, Freigabe- und andere traditionell papierbasierte Prozesse mit Hilfe moderner Technologien zunehmend digitalisiert und automatisiert werden. Dadurch fügen sich die Anwendungsbereiche dieser Prozesse automatisch immer mehr in die vernetzte, nahtlose Geschäftsumgebung ein. Da aber einige dieser Anwendungsbereiche bislang traditionell getrennt waren, muss im Unternehmen zunächst ein Umdenken im Hinblick auf eine ganzheitliche Herangehensweise stattfinden. Unternehmen finden sich vor diesem Hintergrund in einem Spannungsfeld zwischen völlig neuen Möglichkeiten aber auch großen Herausforderungen bei der Umsetzung dieser neuen Ansätze wieder.

Cloud

Auf der einen Seite ermöglicht die Cloud Anwendern Skalierbarkeit und Zugriff rund um die Uhr. Auf der anderen Seite zeigen Marktzahlen und Studien, dass deutsche Unternehmen im Umgang mit der Cloud aufgrund der damit verbundenen Sicherheitsbedenken und Compliance-Richtlinien noch immer vergleichsweise zögerlich agieren. Es gilt, die Cloud-Umgebung entsprechend abzustimmen sowie Entscheidungen darüber zu fällen, welche Prozesse und Inhalte lokal verbleiben, und welche in der Cloud realisiert werden. Nicht zuletzt ist die Politik in dieser Hinsicht aufgefordert, verbindliche rechtliche Rahmenbedingungen für die Anbieter und Anwender von Cloud basierenden Technolgien zu schaffen um die Datensicherheit zu gewähleisten.

Soziale Medien

Die neuen Social Media-Möglichkeiten haben nicht nur die Art und Weise, wie wir in unserem Privatleben kommunizieren, massiv beeinflusst und verändert. Sie wirken wirken sich natürlich auch auf die Kommunikation im Unternehmen aus, etwa wie sich Kollegen untereinander austauschen. Als natürliche Konsequenz integrieren immer mehr Unternehmensanwendungen mittlerweile auch Social Media-Funktionalitäten.

Als Tool, das eine innovative Verbindung von Arbeitsabläufen ermöglicht, kann der Einsatz von Social Media im Unternehmen die Effektivität einiger bisher traditionell getrennter Anwendungsbereiche unterstützen und dient besonders in großen Unternehmen auch als Knotenpunkt für Ressourcen und als Suchplattform. Dieses "Social Everything"-Phänomen bringt natürlich auch Herausforderungen in Sachen Integration für die Unternehmens-IT mit sich.

Analyse

Traditionell wurden Informationen bisher meist in voneinander getrennten, inselhaften Anwendungen und Geschäftsbereichen - sogenannten Datensilos - gespeichert. In der neuen Big Data-Welt liegt der Fokus in Zukunft aber vor allem darauf, diese Trennungen aufzuheben und so systemübergreifende, ganzheitliche Analysen möglich zu machen. Auf diese Weise wird auch die Identifikation von Engpässen zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen erleichtert und Unternehmen erhalten im Idealfall mehr Transparenz darüber, welchen Einfluss die Prozesse des einen Bereichs auf einen anderen haben.

Fortschrittliche Tools zur Auswertung all der zahlreichen Daten ermöglichen auch ganz neue Service-Angebote, so beispielsweise rund um das Thema Preventive Maintenance. Dabei werden die durch in der Hardware verbauten Sensoren gemeldeten Zustände, wie beispielsweise die Temperatur eines Gerätes, über eine Flotte von gleichen Modellen systematisch ausgewertet und miteinander verglichen. Dieses Vorgehen wird verwendet, um beispielsweise einen vorsorglichen Wartungseinsatz an einem Gerät vorzunehemen, bevor es zu einem tatsächlichen Ausfall kommt. Auf diese Weise wird die Uptime der Flotte weiter erhöht und Anwender können störungsfrei arbeiten. Echtzeitberichte und -analysen eignen sich dabei optimal als Tools zur ganzheitlichen Erfassung beziehungsweise Darstellung.

Mobile

Der Paradigmenwechsel hin zu einer mobilen Arbeitsweise und "Bring Your Own Device"-Konzepten wurde durch die Entwicklung immer neuer, leistungsstarker Mobilgeräte wie Tablets und Smartphones vorangetrieben. Dieses starke Anwachsen des mobilen Arbeitens bringt auf der anderen Seite natürlich auch eine Zunahme der Komplexität mit sich, denn Inhalte und Anwendungen sind heute über verschiedenste Geräte und Betriebssysteme verteilt und die Gewährleistung der Sicherheit vertraulicher Daten stellt eine grosse Herausforderung dar.

Mobile Printing erweist sich für viele Unternehmen ebenfalls als Herausforderung, auch wenn die zunehmende Nutzung mobiler Geräte das Volumen an Personal Printing zugleich verringert. Dies liegt zum Teil an der kleinteiligen und abgeschlossenen Beschaffenheit vieler mobiler Plattformen. Lassen sich verschiedene, ehemals inselhafte Anwendungsbereiche aus einer einzelnen, integrierten Perspektive verwalten, fallen viele dieser Hürden jedoch weg, denn: Das Unternehmen kann seinen Content und dessen Management ganzheitlich betrachten. Damit spielt es auch keine Rolle mehr, auf welchem Gerät Inhalte angezeigt oder wie sie erfasst, verarbeitet und ausgegeben werden.

Fazit

Bei flüchtiger Betrachtungsweise mag die oben beschriebene Verschmelzung von Prozessen durch die aktuellen Technologietrends in erster Linie als schwierige Herausforderung erscheinen und Unternehmen möglicherweise davor zurückschrecken lassen. Aber die Entwicklung lässt sich nicht zurückdrehen. Unternehmen müssen sich auf diese komplexen Wechselwirkungen zwischen Inhalten, Menschen und Richtlinien innerhalb einer Umgebung sowie auf eine immer dichtere Informationsfülle einstellen.

Auch der Bereich Bildverarbeitung und Druck bleibt von diesen Veränderungen natürlich nicht unbeeinflusst und entwickelt sich dadurch immer weiter weg von seinem ehemaligen Schwerpunkt, der papierbasierten Druckausgabe. Die Zukunft in diesem Bereich besteht in der Aufgabe, Daten und Informationen direkt mit Geschäftsprozessen zu verbinden. Diese Entwicklung erfordert eine kontinuierliche Bewertung nicht nur des Managements des Bildverarbeitungs- und Druck-Bereichs, sondern auch des Geschäftsprozess-Ökosystems, das es unterstützt.
In einem solchen Szenario erweitern sich die Funktionen des physikalischen Ausgabegeräts von einer klassischen Druckausgabebestelle hin zu modernen, komplexen Tools für Geschäftsprozesse, die papierbasierte und digitale Daten, Dokumente und Inhalte gleichermaßen umfassen und beherrschen. Unternehmen, die aus den neuen Möglichkeiten dieser "dritten Plattform" einen nachhaltigen Business-Erfolg ziehen wollen, sollten daher alles daran setzen, ihre Dokumentenverarbeitung entsprechend clever in diese Plattform einzubinden. (bw)