Südzucker bändigt die Papierflut

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Europas größter Zuckerproduzent verwaltet heute Unterlagen zentral in einem DMS und strafft so Arbeitsabläufe. Dies gelang nur dank eines abgestimmten Projektvorgehens und Augenmaß.

Bei der Südzucker-Gruppe dreht sich schon lange nicht mehr alles nur um Zucker. Vielmehr existieren heute neben dem traditionellen Geschäft mit seinen 40 Zuckerfabriken und Werken in West- und Osteuropa Konzernbereiche wie Functional Food (Lebensmittelzutaten), Stärkeprodukte (Food- und Nonfood-Bereich), Portionsartikel, Backzutaten, Tiefkühlprodukte (Pizza) sowie Fruchtzubereitungen und Fruchtsaftkonzentrate. Seit neuestem produziert Südzucker auch Bioethanol in einer der größten und modernsten Anlagen dieser Art in der Europäischen Union.

Abteilungsleiter Jakob Lang, CIO Christian Lenz und Teamleiter Dirk-Alexander Kogel (von links) haben noch viele Pläne mit dem DMS der Südzucker-Gruppe.
Abteilungsleiter Jakob Lang, CIO Christian Lenz und Teamleiter Dirk-Alexander Kogel (von links) haben noch viele Pläne mit dem DMS der Südzucker-Gruppe.

Mit dem Ausbau der Geschäftsfelder, der nicht zuletzt auch eine Reaktion auf den Fall des Zuckermonopols im letzten Jahr war, begann die Südzucker Gruppe mit dem Umbau und der Straffung ihrer Organisation. "Dabei kann auch IT einen Beitrag zur Konzernstrategie leisten, indem sie durch eine einheitliche Sicht auf alle wichtigen Konzerndaten eine effizientere Unternehmenssteuerung ermöglicht", formuliert Dirk-Alexander Kogel, Teamleiter im Zentralbereich Organisation/IT-BA bei Südzucker, eine der künftigen Kernaufgaben im Konzern. Zugleich mussten aber auch die Ausgaben für Wartung und Administration der Systeme sinken.

Um beide Vorgaben zu erfüllen, beschloss die Südzucker-Gruppe vor wenigen Jahren, ihre IT zu "harmonisieren". Dies gelang, indem bislang weit verstreuten Ressourcen in der Konzernzentrale in Mannheim konzentriert sowie Anwendungen und Verfahren standardisiert wurden. So löste 2006 ein zentrales R/3-System sukzessive bisher parallel betriebene SAP-Systeme (SAP R/3 und SAP R/2 bei den Tochterfirmen) sowie eine Archivlösung des Anbieters Mobius ab. "Wir machten aus fünf Systemen eins und konsolidierten die Daten und Prozesse", skizziert Jakob Lang, Abteilungsleiter Zentralabteilung Organisation/IT bei Südzucker, das Ergebnis.

Tipp von den Endanwendern

Teil der IT-Harmonisierung war auch der Aufbau eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS), an dem Ursula Conrad, Leiterin der Zentralabteilung Organisation, maßgeblich beteiligt war. Dessen Anfänge gehen auf den Oktober 2000 zurück, als in Mannheim ein Archivsystem insbesondere für die Finanzbuchhaltung gesucht wurde. Anwender hatten daraufhin die Software des Anbieters Elo Digital Office aus Stuttgart empfohlen, weil sie privat mit dem Produkt in seiner Office-Version bereits gute Erfahrungen gesammelt hatten, erzählt Kogel. In den folgenden Jahren mauserte sich das DMS (in der Version "Elo Professional 3.0") zum Archiv für das zentrale SAP-R/3-System in Mannheim sowie eine separate SAP-R/3-HR-Installation. Zusätzlich ist es heute mit Microsoft Office und Lotus Notes integriert.

Die Digitalisierung eingehender Rechnungen und andere Dokumenten übernehmen die Scan-Software "Ascent Capture" vom Anbieter Kofax und das Produkt "SmartFix" der Firma Insiders Technologies. Letzteres ermöglicht ein frühes Scannen von Dokumenten. Dabei liest es die Informationen aus den Eingangsrechnungen aus, gleicht sie mit den Bestellungen ab und übergibt die Daten an das SAP-Finanzmodul "SAP FI". Zwar bedeutete die Implementierung dieses Prozesses zunächst einen erheblichen Mehraufwand für das DMS-Projekt, doch wiegt die damit gesparte Zeit in der Buchhaltung diesen mehr als auf, berichtet Kogel. (siehe auch "Dokumenten-Management: Informationen optimal verwalten")

Trotz der Präferenz für das Elo-Produkt prüfte die Südzucker-Gruppe 2005 nochmals in einer Machbarkeitsstudie verschiedene Produkte, kam aber zu selben Resultat: "Wir haben uns an die Software gewöhnt und bisher nie Probleme etwa bei Upgrades gehabt. Der Hersteller erkundigt sich jährlich in einem Strategie-Meeting nach unseren Wünschen und Zielen", resümiert Kogel. Zudem ist das DMS von Elo für die Portalprodukte "SAP Enterprise Portal" und "Microsoft Sharepoint Portal Server 2007" zertifiziert. Ersteres wird derzeit bei Südzucker eingeführt, um es als Integrationsumgebung für eine effektivere Bearbeitung der Prozesse und Daten zu nutzen.