SAP BW zu langsam

Süddeutscher Verlag macht dem Konzern-Controlling Beine

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Nach einigen Anläufen entstand ein konzernweites System, das Berichtsdaten aus rund 100 Gesellschaften auswertet. Es vereint SAP BW, Excel und eine spezielle Analysesoftware.

Sechs Jahre lang hatte das Konzern-Controlling des Süddeutschen Verlags seine Auswertungen auf Basis der multidimensionalen Datenbank "Alea" von MIS (heute "Infor Olap") gemacht. Die Daten stammten aus dem SAP-System, als Frontends standen ein Excel-Plug-in von MIS für Auswertungen sowie das Reporting-Tool "Dynasight" von Arcplan für die grafische Aufbereitung der Berichte zur Auswahl.

Der Datenexport in die Analyseumgebung war technisch stets aufwändig und die Schnittstelle zum SAP-System nur dem Hersteller bekannt, berichtet Jürgen Schulze, Leiter Konzern-Controlling beim Süddeutschen Verlag. Hinzu kam, dass der Softwareanbieter MIS mehrmals den Besitzer - und auch die Berater - wechselte, worunter der Support litt. Daher begann der Fachbereich, sich nach Alternativen umzusehen.

Erster Versuch mit SAP BW

Als ein alternativer Ansatz bot sich an, die Data-Warehouse-Software "SAP Business Warehouse" (SAP BW) zur Datenbasis zu machen. Es gab im Konzern bereits eine Standard-Reporting-Lösung für die Medienverwaltung (Anzeigen und Vertrieb), die auf der Analysedatenbank läuft.

Jürgen Schulze, Leiter Konzern-Controlling, Süddeutscher Verlag
Jürgen Schulze, Leiter Konzern-Controlling, Süddeutscher Verlag
Foto: Süddeutscher Verlag

Doch schon bald traten Probleme auf. Und zwar immer dann, wenn die Controller flexible Datenauswertungen mit SAP BW versuchten: "Jeder Controller hätte ein Query-Designer sein müssen, um mit den komplexen Programm- und Abfragefunktionen von SAP BW arbeiten zu können", klagt Schulze.

Hinzu kamen die langen Antwortzeiten des Systems. Hiergegen empfahl SAP in erster Linie die Lizenzierung der Appliance "Business Warehouse Accelerator", die jedoch mit einer sechstelligen Summe zu Buche geschlagen hätte.

Und schließlich war auch der Wunsch nach Web-fähigen Berichts-Frontends nicht ohne erheblichen Zusatzaufwand zu erfüllen. Kurz: SAP BW fand keinen Anklang bei den Controllern. Sie wollten eine flexible und schnelle Arbeitsumgebung behalten, wie sie sie bislang mit MIS Alea und Excel hatten.

Neuer Anlauf mit quelloffener Software

Stefan Schwanke betreute die Systemauswahl.
Stefan Schwanke betreute die Systemauswahl.

Das Konzern-Controlling und die IT sahen sich deshalb vor gut zwei Jahren nach einem anderen Ersatz für MIS Alea um. Die Dokumentation der Systemanforderungen und die Definition des Auswahlprozesses delegierte Controlling-Chef Schulze an Stefan Schwenke, der über dieses Verfahren seine Diplomarbeit schrieb und heute im Zentralbereich Controlling die Arbeiten zwischen Technik und Fachbereich koordiniert. Die Auswahl fiel auf den Freiburger Anbieter Jedox, der mit "Palo" eine quelloffene multidimensionale Datenbank anbietet sowie mit der Komponente "Worksheet Server" die gewünschten Web-Funktionen liefern kann.

Dass es sich bei Palo um Open Source handelte, war laut Schulz nicht das entscheidende Auswahlkriterium. Zwar lassen sich damit Server-Lizenzkosten sparen, aber der Worksheet Server ist sehr wohl lizenzpflichtig. Genau genommen, hatte Open Source sogar einen negativen Klang in dem Konzern mit 600 Millionen Euro Umsatz. Das Controlling fürchtete zudem einen hohen technischen Aufwand, um die Lösung an die eigenen Anforderungen anzupassen. "Wir wussten aber genau, was wir brauchten", so Schulze, "deshalb behielten wir das Projekt unter Kontrolle." Für Kernprozesse und Produktivsysteme im Unternehmen würde er Open Source allerdings erst nach gründlicher Überlegung einsetzen, räumt der Konzern-Controller ein.

Schneller Web-Zugriff auf Berichte

Mittlerweile läuft das gesamte Finanz-Reporting über Palo und den Worksheet-Server. Letzterer richtet sich an Nutzer, die vor allem einen schnellen Lesezugriff brauchen. Je nach Berechtigung können sie konzernweit standardisierte Berichte einsehen oder auch für die einzelnen Unternehmen zum Monatsabschluss sowie zur Forecast- und Planerstellung Kommentare eingeben, beispielsweise zur Ertrags- und Liquiditätsentwicklung.

Die zentrale Worksheet-Server-Anwendung wird von zwei Mitarbeitern aus dem Controlling betreut. Basis der Anwendung ist eine Excel-Datei, die über das Konvertierungs-Tool "Excel Designer" von Jedox in das Web-fähige Format des Worksheet Server umgewandelt wird.

Excel für die Controller

Für ihre täglichen Auswertungen und Analysen nutzen die Controller hingegen das Excel-Add-in für Palo. In Kombination mit VBA-Makros (Visual Basic for Applications) wird dieses Add-in auch zur automatisierten Erstellung von druckfertigen Geschäftsberichten für alle Konzerngesellschaften verwendet. Darüber hinaus brauchen die Controller Palo zur Erfassung von Plandaten und für eine rollierende Cash-Prognose.

Die Palo-Würfel werden regelmäßig aus SAP BW über den "Palo ETL Server" mit Quelldaten aus verschiedenen SAP-Modulen und einem Verlags-Manager-Programm befüllt. "Wir schätzen an SAP BW die optimale Integration der Vorsysteme und die komfortable Verwaltung und Überwachung der ETL-Prozesse von den Basissystemen bis in die Palo-Datenbank", erläutert Schwenke.

Die Ladeprozesse laufen automatisiert über Nacht, an den Abschlusstagen wird sogar stündlich aktualisiert. Dabei ermöglicht das Delta-Verfahren Ladezeiten von wenigen Minuten, ohne dass es die Quellsysteme belasten würde.

Es ist nicht einfach, die Leistung des Systems mit Abfragezeiten im Sekundenbereich sowie vielen gleichzeitigen Zugriffen über Palo-Excel und den Worksheet Server zu gewährleisten. Deshalb wurde die Reporting-Umgebung nach Anwendungsbereichen auf drei getrennte Palo-Server-Instanzen aufgeteilt: Ein Server stellt konzernübergreifende Datenwürfel mit Gewinn-und-Verlust- (GuV-) sowie Bilanz- und Personalzahlen und Kommentaren bereit. Die beiden anderen Instanzen speichern Datenwürfel mit einem höheren Detaillierungsgrad auf der Ebene von SAP-Kostenstellen, Innenaufträgen und Projekt-Strukturelementen.

Separates Tool für Bilanzplanung und Konsolidierung

Neben Palo und Worksheet-Server wurde bei der diesjährigen Planung auch ein spezielles Werkzeug für die Bilanzplanung und Konsolidierung eingesetzt: "LucaNet" vom gleichnamigen Anbieter hat unter anderem ein abgeschlossenes Datenmodell mit betriebswirtschaftlichem Content zur Simulation von Bilanzen auf Basis der GuV-Planung zu bieten.

Die Plandaten des Süddeutschen Verlags wurden von Palo auf LucaNet übertragen. Solche Funktionen mit Palo für den Gesamtkonzern zu programmieren wäre nach Ansicht des Controllings zu aufwendig gewesen. "Palo als reine Datenbank beinhaltet solche betriebswirtschaftliche Logik standardmäßig nicht", stellt Schwenke klar.

Der Neubau des Süddeutschen Verlags im Südosten Münchens
Der Neubau des Süddeutschen Verlags im Südosten Münchens
Foto: Süddeutscher Verlag

Mit dem Palo-Excel-Add-in und dem Worksheet Server ist es auch möglich, auf die LucaNet-Datenbank zuzugreifen. So lassen sich die GuV- und Bilanzplanung konsolidiert aufrufen. (Mehr zum Thema Finanzplanung finden Sie auf www.cfoword.de.)