3. Dokumentation der Benutzeranforderungen
Die Qualität des Auswahlprozesses hängt von der Dokumentation der Ergebnisse der Anforderungserhebung ab. Diese sollte daher selbsterklärend und vollständig sein. Die Anforderungsdokumentation enthält
abstrakte Prozessbeschreibungen mit Prozessschritten,
beteiligte Organisationseinheiten,
Rollen,
erforderliche Informationen,
eine Auflistung von Funktionen mit Prioritäten,
Beispiele von Berichten, deren Lieferung vom System erwartet wird,
Beispielprozesse oder beispielhafte Projektdaten zur Illustration der abstrakten Prozessbeschreibungen,
eine Auflistung benötigter Services wie Beratung, Support etc. und
Hinweise zum erwarteten Mengengerüst (Anzahl der Projekte, Ressourcen und Vorgänge).
Erfahrungsgemäß ist die Entwicklung klarer Anforderungen im Termin- und Ressourcen-Management besonders wichtig. Da sich die Systeme hier stark voneinander unterscheiden und oft kleine Details über die Anwendbarkeit einer Software entscheiden, sollte genau festgehalten werden, wie der Planungsprozess gestaltet ist und welche Planungsfunktionen benötigt werden.
4. Erstellen einer "Long List"
Mit Hilfe von Produktverzeichnissen und Internet-Recherchen werden zehn bis 15 Anbieter ermittelt, deren Produkte in der Lage sind, die dokumentierten Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Hierbei können Produktklassifizierungen hilfreich sein. Denkbar ist auch die Definition einiger K.o.-Kriterien. Das können eine vollständig Web-basierende Benutzeroberfläche oder der Maximalpreis sein.