Die diesjährige Online-Befragung der COMPUTERWOCHE unter 185 Unternehmensvertretern zeigte vor allem eins: das rapide Anwachsen der Datenmengen insbesondere durch den E-Mail-Verkehr, die "Sammelwut" der Anwender, speicherintensive Datenformate, Unternehmensanwendungen (Office, ERP, CRM, BI) und die gesetzliche Auflagen zur Datenhaltung machen ein systematisches Enterprise Content Management (ECM) immer dringlicher. Doch wie dies praktisch aussehen soll, darüber scheiden sich die Geister.
Klar war für praktische alle Befragten, dass das Ideal einer kompletten Integration aller Unternehmensinhalte –vom Posteingang über ERP-Datenbanken bis zu Web- und Intranet in der Praxis eben ein solches sei oder zumindest schwierig zu erreichen sei. Auch haben gerade einmal sechs Prozent der Firmenvertreter eine dedizierte ECM-Strategie für ihr Haus entwickelt. Doch die Hoffnung bleibt: Zwei Drittel der Unternehmensvertreter wünschen sich für die Zukunft, das ECM-Funktionen sich enger als bisher in die IT-Landschaft integrieren lassen und Hersteller sie durch umfassende ECM-Suiten unterstützen. (Siehe auch den Beitrag "2007: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebensader") Dafür sind sie offenbar grundsätzlich auch bereit, mehr auszugeben. So überlegt etwa ein Drittel der Befragten, mehr in ECM zu investieren. Weitere elf Prozent haben bereits entsprechende Budgets eingeplant.
DMS und Archiv bleiben populär
Bei der Ausgestaltung ihrer ECM-Umgebung bildet ein Dokumenten-Management-System (DMS) für die Anwender die eindeutig wichtigste Komponente, gefolgt von einem Archivsystem, das immerhin noch 75 Prozent der Befragten unbedingt wünschen. Scan- und Image-Komponenten sowie Workflow- und Collaboration-Funktionen spielen für die Hälfte der Unternehmen eine wichtige Rolle. Strategisch versprechen sie sich von ECM-Software an erster Stelle (28 Prozent) eine höhere Wertschöpfung aus der effizienten Nutzung von Informationen. Stark zugenommen hat im Vergleich zur ECM-Studie der COMPUTERWOCHE aus dem Vorjahr der Wunsch, auch unstrukturierte Daten verwalten zu können sowie ein Wissens-Management zu schaffen. (siehe auch das Video "Welches ECM mein Unternehmen braucht")
Archivzugriff mit Hilfe der IT
In der Praxis dominieren derweil vor allem punktuelle Lösungen. Ein Klassiker ist diesbezüglich der Aufbau eines zentralen Archivs, das rund 70 Prozent der Befragten im Einsatz haben. Hier zeigt sich im Vergleich zur ECM-Umfrage der COMPUTERWOCHE aus dem vergangenen Jahr eine Tendenz in Richtung eigenständiger und geschlossener Archivlösung, die aktuell etwa jedes fünfte Unternehmen vorzieht. Rund 40 Prozent der Firmenvertreter – mit abnehmender Tendenz – bevorzugen hingegen in Fach- und Büroanwendungen integrierte Archivlösungen. Große Unterschiede zeigen sich auch bei der Nutzung der Archivumgebungen durch die Endanwender. So ist in 50 Prozent aller Fälle ohne IT-Unterstützung keinen direkten Zugriff auf die Archiv- und Sicherungsdaten möglich. Vor einem Jahr waren es noch 44 Prozent gewesen. Nur etwa ein Drittel der Firmen hat bisher ein abgestuftes Sicherheitskonzept eingeführt, dass einen rollenbasierenden Zugriff auf ausgewählten Informationen gestattet. Acht Prozent der Endbenutzer haben zudem überhaupt keinen Zugriff auf das Archiv.
E-Mail-Archivierung noch verkannt
Die in letzter Zeit von Herstellern und Analysten viel diskutierte Archivierung von E-Mails, hat für die ein Viertel der Befragten noch keine vorrangige Bedeutung in ihren Projekten (Siehe auch die neuen Regeln der E-Mail-Archivierung). Lediglich 20 Prozent gaben an, bereits über eine separate Lösung zu verfügen, gerade einmal fünf Prozent wollen die E-Mail-Archivierung hingegen in die ECM-Umgebung integrieren.
Insgesamt sind die Unternehmen bezüglich ihrer Zufriedenheit mit dem bisher in puncto ECM Erreichten eher zurückhaltend. So ergab die Umfrage eine durchschnittliche Benotung von 2,5 auf einer Skala von 1 (sehr zufrieden) bis 4 (unzufrieden). Auch gibt es unter den Befragten eine Gruppe, die keinerlei Investitionen in ECM getätigt hat und dies auch plant. Sie machen dafür vor allem fehlende Budgets (68 Prozent) sowie organisatorische Gründe (32 Prozent) verantwortlich. Aber auch die hohe Komplexität solcher Projekte, ein nicht klar erkennbarer Return-on-Investment und die fehlende Management-Unterstützung bremsen die Vorhaben. Ausführliche Informationen zum deutschen DMS-Markt finden sie auch in der aktuellen VOI-Studie.(as)