In Prosa oder strukturiert?

Strukturen für die Messenachbereitung

22.10.2014
Georg Blum ist Geschäftsführer der 1A Relations GmbH  und seit 2003 Vorsitzender bei Council CRM und Vorstandsmitglied bei Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. Gleichzeitig ist er seit 2005 als Lehrbeauftragter an Hochschulen tätig. Seine Schwerpunkte sind Strategieentwicklung, Kundengewinnung und Kundengewinnung in Verbindung mit CRM-Software-Auswahl, Social Media, Prozesseffizienz und Kundenmanagement-Organisation.
Das alte Sprichwort im Vertrieb lautet: Nach der Messe ist vor der Messe. Aber nach einer Messe sind zuerst die Gespräche abzuarbeiten und nachzubereiten. Was sind dabei typische Fragen und Aufgaben?
Mit strukturierter Dokumentation während und nach einer Messe, ist der Kunde oder Interessent in den eigenen Systemen leicht wiederzufinden und zu betreuen.
Mit strukturierter Dokumentation während und nach einer Messe, ist der Kunde oder Interessent in den eigenen Systemen leicht wiederzufinden und zu betreuen.
Foto: Kirill Kedrinski - Fotolia.com

Das Abarbeiten der folgenden Fragestellungen versetzt das Unternehmen nach einer Messe in die Lage, die Messekontakte zeitnah und professionell in die weiteren Geschäftsabläufe zu integrieren.

1. Gesprächspartner
a) Wer war da? Mit welcher Begleitperson?
b) Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde?

2. Warum?
a) Merkmal Besuchsgrund: Erstgespräch, Jahresgespräch, Angebotsbesprechung

3. Inhalte des Gesprächs
a) Kurze Beschreibung des Themas, Auftrags, Ideen, Entwicklungen
b) Wer ist Mitentscheider oder Meinungsführer?

4. Bewertung der Wichtigkeit und Priorisierung
a) Merkmal setzen
b) Lead-Bearbeitungsprozess anstoßen oder fortsetzen?
c) Wert- und Chanceneinschätzung ändern

5. Aufgaben
a) Welche Aufgaben folgen aus dem Gespräch? Für wen? Bis wann?
b) Wer muss informiert werden? (Zum Beispiel, nach Gespräch über Kritisches oder einen hohen Auftrag)
c) Wann wird nachgefasst?

6. Adress- und wirtschaftliche Daten
a) Sind alle Daten aktualisiert und richtig erfasst?
b) Was sind im Gespräch an Daten, die man erfassen darf angefallen und wie werden sie codiert?
c) Geschäftliche Entwicklung des Unternehmens des Gesprächspartners (Logistik Ersatz, Auftragslage etc.)

7. Zufriedenheit des Gesprächspartners am Ende des Gesprächs
a) Smileys oder Schulnoten vergeben

Strukturen führen zum Ziel

Diese beispielhaften Fragen und Aufgaben sind in oder nach einem Gespräch zu stellen beziehungsweise durchzuführen. Und jetzt kommt die spannende Frage: Werden diese Informationen alle gleich in einen strukturierten Besuchsbericht oder noch nach alter Sitte in einem Text-Dokument in Prosa erfasst?

Aus einem Textfeld oder -dokument können keine Aufgaben gesteuert werden. Welcher Mitarbeiter liest nach einer Messe mehrere hundert Berichte? Und woran erkennt man die Wichtigkeit einer Aufgabe in 1.000 Zeichen langen unstrukturierten Notizen?

Diese Prosa-Berichte müssen der Vergangenheit angehören. Besuchberichte sollten mit kategorisierten Auswahlfeldern vorstrukturiert zur Verfügung stehen. Ebenfalls wichtig ist die Schulung aller internen und externen Messemitarbeiter, damit sie im Messetrubel mit der Form und Struktur sinnvoll umgehen und teilweise schon während des Gesprächs wichtige Punkte erfassen können. Sinnvoll ist zusätzlich die Unterstützung mit einer CRM-Software. Nichts geht verloren, das Ausfüllen geht viel schneller, andere fühlen sich informiert und über die Priorität gesteuert, werden die Dinge der Reihe nach sauber abgearbeitet. Die Aufgaben sind verteilt und terminiert. Außerdem kann schon kurz nach dem Gespräch dem Kunden oder Interessenten ein Besuchsbericht zugesandt werden. (bw)