Speicher sparen, Compliance erfüllen, Kundenservice unterstützen

Strategien für ein effizientes E-Mail-Management

Stefan Pfeiffer ist seit 2007 bei der IBM und unterdessen für die Vermarktung des Themas Social Business in Europa zuständig. Der ehemalige Journalist lebt intern und extern Social Business in seinem eigenen Blog (digitalnaiv.com), in Communities oder auf Twitter (@DigitalNaiv) aktiv vor.
Die explosionsartige Zunahme von E-Mails stellt Unternehmen vor Probleme mit Speicherplatz und gesetzlichen Aufbewahrungsregeln.

Die Zunahme an E-Mails und die immer größeren Anhänge übertreffen alle Prognosen. Untersuchungen der Radicati Group gehen davon aus, dass ein Geschäftsanwender 2005 täglich 133, im Jahr 2009 aber bereits 160 E-Mails sendet und empfängt. IDC schätzt, dass das jährliche Volumen der geschäftlichen E-Mails 2007 ungefähr 5 Exabyte betrug (1 Exabyte entspricht einer Milliarde Gigabytes). Damit hätte sich das Volumen über zwei Jahre nahezu verdoppelt.

Speicher sparen mit kleinen Postfächern

Nach einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Bearingpoint sind Speicherplatz sparen, E-Mails als Teil der Geschäftskorrespondenz aufbewahren und gesetzlichen Vorschriften genügen auch in Deutschland die wesentlichen Motive für E-Mail-Archivierung. All diese Gründe erfordern ein organisatorisches Konzept, wie elektronische Nachrichten gespeichert werden, und Software, die entsprechende Funktionen bietet.

Viele Unternehmen gehen jedoch bisher einen anderen Weg. Sie beschränken die Größe der persönlichen Mailboxen und zwingen damit ihre Mitarbeiter, ihre Nachrichten in persönlichen Mail-Dateien zu speichern. Doch auch dann verbrauchen sie lokal oder im Firmennetz Speicherplatz. Von Datensicherheit, von Zugriff auf kritische Informationen, von E-Mail-Management nach Compliance-Vorschriften kann in solchen Fällen natürlich keine Rede sein. Dazu braucht es ein leistungsfähiges Produkt zum E-Mail Management.

E-Mails manuell archivieren

Architektonisch sind E-Mail-Management-Produkte so aufgebaut, dass meist ein Server-Modul mit dem E-Mail-System verbunden ist und die Ablage der Nachrichten und Anhänge in einem eigenen oder in einem Fremd-Repository steuert. In der Regel gibt es noch eine Client-Komponente, mit der der Anwender selbst E-Mails ablegen und recherchieren kann. Entstanden sind die meisten Systeme, um Speicherplatz zu sparen. Dafür werden in der Regel zwei wesentliche Funktionen zur Verfügung gestellt. Einerseits wird es dem Anwender ermöglicht, aus seinem E-Mail-Client heraus selbst Nachrichten und Anhänge zu archivieren. Die entsprechenden Befehle lassen sich über die Menüleiste oder die rechte Maustaste zur Verfügung absetzen.

Der Anhang wurde ins Archivsystem ausgelagert und benötigt keinen Speicherplatz mehr im Mailsystem. Die Nachricht enthält einen entsprechenden Hinweis.
Der Anhang wurde ins Archivsystem ausgelagert und benötigt keinen Speicherplatz mehr im Mailsystem. Die Nachricht enthält einen entsprechenden Hinweis.

Der Endanwender entscheidet hierbei selbst, welche E-Mails er archivieren möchte und ob nur der Anhang oder auch die Nachricht selbst weggespeichert werden soll. Das Ablegen kann dabei automatisch geschehen, oder aber es erscheint eine Dialogmaske, die den Anwender dazu auffordert, die E-Mail mit Schlagwörtern zu beschreiben und Zugriffsrechte zu vergeben.

Mails automatisch ablegen

Daneben gibt es die Server-gesteuerte Archivierung, bei der E-Mails vor allem nach den Kriterien Größe und Alter automatisiert abgelegt werden. Dabei werden Regeln definiert, die eine Archivierung für alle Nachrichten veranlassen, die beispielsweise größer als 100 KB sind, Anhänge über 1 MB haben oder älter als 30 Tage sind.

Das Versenden von E-Mails und insbesondere von Anhängen an mehrere Empfänger führt dazu, dass sich der Speicherbedarf vervielfacht. Ein und dieselbe Nachricht wird mehrmals gespeichert, lokal in den Postkörben der Empfänger sowie auf einem oder mehreren Servern. Deshalb gehört ein zuverlässiger Deduplikationsmechanismus zu den unverzichtbaren Funktionen einer leistungsfähigen E-Mail-Archivierungslösung, weil er sicherstellt, dass E-Mails und Anhänge nur einmal im Repository gespeichert werden.