E-Mail-Archive zur Risikovorsorge

Die E-Mail-Archivierung ist Teil eines wirkungsvollen Risiko-Managements. Interne und externe Prüfer achten vermehrt auf eine verantwortungsvolle E-Mail-Kommunikation und eine ordnungsgemäße Ablage. Geschäftsrelevante E-Mails sind in einem elektronischen Archivsystem besser aufgehoben als in einem Mail- oder File-System. Dies betrifft eingehende, ausgehende und interne Nachrichten gleichermaßen. Die angebotenen Lösungen zur E-Mail-Archivierung weisen gravierende Unterschiede bezüglich Funktionalität, Architektur und Zukunftsfähigkeit auf. Dies gilt insbesondere für die Anwender-getriebenen Funktionen und für die Benutzerfreundlichkeit. Anwender- und System-getriebene Mail-Archive decken unterschiedliche Anforderungen ab, in der Praxis ergänzen sich daher häufig. Der System-getriebene Ansatz verlangt immer eine klare Regelung im Umgang mit privaten E-Mails. (jha)