Klare Regeln zum Umgang mit Mails
E-Mail-Kommunikation ist potenziell schnell und einfach zu handhaben, birgt aber gerade deswegen auch Gefahren für Manipulationen und Sicherheitsrisiken. Sensible Unternehmensdaten können - absichtlich oder versehentlich - verschickt werden, geschäftskritische Mails möglicherweise durch Anwender gelöscht oder unauffindbar abgelegt werden. In vielen Firmen ist der Umgang und die Nutzung von E-Mails nicht oder nur unzureichend geregelt. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter verstehen, warum sie E-Mails möglichst in einer strukturierten Ablage ablegen müssen.
Fordert das Unternehmen eine solche Sorgfalt im Umgang mit Mails von den Mitarbeitern ein, muss es im Gegenzug die erforderliche technische Infrastruktur etwa in Form eines Mail-Archivs oder DMS bereit stellen. Idealerweise sollten die Lösungen neben E-Mails auch Dokumente wie Briefe, Faxe und Memos verwalten können.
Zudem muss die private E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz geregelt werden. Ist sie erlaubt und sortiert der Spam-Filter unbeabsichtigt private Nachrichten aus, verletzt der Arbeitgeber das im Telemediengesetz (TMG) zugesicherte Fernmeldegeheimnis, weil er dem Arbeitnehmer Informationen vorenthält. Auch die Journal-Archivierung ist nicht ohne Zustimmung der Mitarbeiter möglich, weil sich nicht ausschließen lässt, dass private Nachrichten in die Ablage wandern.
Damit hätte das Unternehmen Zugang zur privaten Kommunikation und würde den Datenschutz verletzen. Die Empfehlung kann daher nur lauten, die private Nutzung der Firmen-Mail-Adresse zu verbieten. Sinnvoll ist es, den Mitarbeitern einen Zugang zum privaten Account etwa via Browser einzuräumen. Allerdings muss das Verbot regelmäßig kontrolliert werden, denn aus einer dauerhaften Duldung kann in eine Erlaubnis abgeleitet werden.
Denkbar ist zudem eine Betriebsvereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung, die dem Unternehmen die für eine Mail-Recherche notwendigen Rechte einräumt. Grundsätzlich ist ein E-Mail-Policy ratsam. Sie sollte den gesamten Kommunikationsprozess definieren und den Anwendern verdeutlichen, dass ein Verstoß gegen die Regeln geahndet wird.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)